会議、会議、会議。これらはプロフェッショナルな世界では必要な悪ですが、時間を無駄にするものである必要はありません。ChatGPTを使用すると、会議のメモ取りプロセスを効率化し、より早く仕事に戻ることができます。会議のメモをより良く取り、時間を節約し、会議をより生産的にするのに役立つ6つのChatGPTプロンプトを紹介します。

会議は仕事生活に不可欠な一部ですが、時間の大きな無駄にもなりかねません。会議の最も時間のかかる側面の1つは、メモを取ることです。幸いなことに、AIがビデオノートを取ってくれる機能が、自動会議レコーダーに接続されており、ビデオとチャットできます。会議の議事録を書き起こすのに何時間も費やすことにうんざりしているなら、AIがお手伝いします。

ChatGPTは、包括的で正確な会議の要約をわずか数分で生成するために使用できる強力な言語モデルです。ScreenAppは、あらゆるビデオでChatGPTプロンプトを簡単に使用できるビデオプラットフォームです。

ChatGPTとScreenAppを一緒に使用すると、会議のメモ取りプロセスを簡単に効率化できます。手順は次のとおりです。

1. 会議またはビデオをScreenAppに録画またはアップロードします。
2. AIを使用して会議を統合し、ChatGPTをMS Teamsで使用 またはGoogle Meetを使用‍
3. 以下のChatGPTプロンプトのいずれかを使用して、会議の要約を生成します。
4. 必要に応じて、会議の要約を確認および編集します。
5. 会議の要約をチームと共有します。

会議のメモを取るのにChatGPTが役立つのはなぜですか？

• 時間を節約できます。 ChatGPTは、手動で入力するよりも短時間で会議のメモを自動的に生成できます。これにより、参加者は会議への参加やアイデアのブレインストーミングなど、他のタスクに集中できます。
• 精度が向上します。 ChatGPTは、テキストとコードの膨大なデータセットでトレーニングされており、複雑な情報を理解し、要約する能力を備えています。これは、ChatGPTが手動で作成されたメモよりも正確で包括的な会議のメモを生成できることを意味します。
• 重要なポイントとアクションアイテムを特定します。 ChatGPTを使用して、会議の記録から重要なポイントとアクションアイテムを特定できます。これにより、参加者は会議からの最も重要なポイントをすばやく理解し、必要なフォローアップタスクがすべて割り当てられていることを確認できます。
• さまざまな種類の会議のメモを作成します。 ChatGPTを使用して、会議の要約、会議の議事録、会議のアジェンダなど、さまざまな種類の会議のメモを生成できます。これにより、あらゆるチームの特定のニーズを満たすために使用できる汎用性の高いツールになります。

一目でわかるトッププロンプト

タスク	プロンプト	5段階評価での有用性スコア
会議の要点の要約	この会議の要点、決定事項、アクションアイテムを要約してください。	5
アクションアイテムの特定	この会議からアクションアイテムを特定し、責任者に割り当てます。	5
DACI決定フレームワーク	この会議で行われた決定についてDACIの要約を作成し、各決定の推進者、承認者、貢献者、および情報提供者を特定します。	3.5
会議の回顧分析	この会議の回顧テンプレートに記入し、うまくいったこと、うまくいかなかったこと、および改善の余地を強調します。	3.4
スタンドアップミーティングテンプレートの作成	チームのスタンドアップミーティングテンプレートを生成します。これには、前日の進捗状況、現在の優先事項、およびブロッカーのセクションが含まれます。	4.9
カスタム会議アジェンダの開発	次のチーム会議の詳細なアジェンダを作成します。これには、各ポイントのトピック、時間の割り当て、およびディスカッションリードが含まれます。	4.2
プロジェクトステータスアップデートのコンパイル	完了したタスク、保留中のアイテム、今後のマイルストーンなど、[プロジェクト名]の現在のステータスに関する包括的なアップデートをコンパイルします。	4.1
クライアントコミュニケーションの作成	プロジェクトの進捗状況に関する最新情報を提供し、懸念事項に対処するプロフェッショナルなメールをクライアントに送信します。	3.8
ブレインストーミングセッションの促進	最近のトレンドとチームの強みを考慮して、[特定のプロジェクトまたはトピック]に関するクリエイティブなアイデアのリストを生成します。	4.3
業界トレンドに関する調査の要約	最近のレポートと記事に基づいて、[特定の業界またはセクター]の最新トレンドの要約を提供します。	4.1
チームのパフォーマンスレビューテンプレート	主要な成果、改善の余地、および次の四半期の目標に焦点を当てて、四半期ごとのチームのパフォーマンスレビューのテンプレートを作成します。	4.2
従業員のオンボーディングチェックリスト	[部署/チーム]の新入社員向けの包括的なオンボーディングチェックリストを作成し、初日から最初の月まですべて必要な手順を網羅します。	4.8

会議のメモ取りプロセスを効率化するための12のChatGPTプロンプト

ChatGPT会議の要約プロンプト

「この会議の要点、決定事項、およびアクションアイテムを要約してください。」

会議議事録とも呼ばれるこのプロンプトは、ChatGPTに会議の最も重要な側面を抽出して凝縮するように指示します。これは、議論された主要なトピック、行われた主要な決定、およびフォローアップする必要がある特定のアクションアイテムを特定するように設計されています。

ユースケースの例: 多くのトピックが議論されるプロジェクトキックオフ会議の後、このプロンプトは、出席できなかった人の概要、または出席者の要約としてすばやく提供できます。

出力例: 本日のXYZプロジェクトの立ち上げに特化した会議は、議論に富み、意思決定において実り多いものでした。主要なトピックには、プロジェクトの範囲、予算の制約、および立ち上げのタイムラインが含まれていました。特に、チームは満場一致で20,000ドルの予算に同意し、私たちのアプローチにおける費用対効果の高い戦略の重要性を強調しました。立ち上げ日は6月15日に決定されており、マーケティング目標と技術的な準備が整っています。

決定事項に関しては、ターゲットを絞ったマーケティングを通じて顧客エンゲージメントを優先することにしました。このアプローチには、堅牢なソーシャルメディアキャンペーンと、私たちのセクターの主要なインフルエンサーとのパートナーシップが含まれます。もう1つの重要な決定は、技術的な安定性とスムーズなユーザーエクスペリエンスを保証する段階的な展開計画の採用でした。

勢いを維持するために、アクションアイテムが割り当てられました。アンナは包括的なマーケティング計画を最終決定する責任を負い、最新の市場調査を統合して主要な人口統計を効果的にターゲットにしています。彼女は来週の会議までに草案を提出する予定です。トムは技術的な展開を監督する任務を負い、新しい機能の重要な統合に焦点を当て、ITインフラストラクチャが堅牢でスケーラブルであることを保証します。彼は開発チームと協力して、タスクを立ち上げのタイムラインに合わせます。

さらに、財務チームは次のセッションで詳細な予算内訳を提供し、支出と財務予測をより正確に追跡するのに役立ちます。最後に、フォローアップ会議が来週の木曜日に予定されており、進捗状況が評価され、必要に応じて追加の調整が行われます。

結論として、本日の会議は、明確な目標、明確に定義された役割、および実行可能なタイムラインを備えたXYZプロジェクトの強固な基盤を築きます。すべてのチームメンバーが会議の議事録を確認し、それぞれのタスクに迅速に取り組み始めることが不可欠です。

アクションアイテムの特定

「この会議からアクションアイテムを特定し、責任者に割り当てます。」

このプロンプトは、会議から生じた特定のタスクを特定し、個人またはチームに割り当て、説明責任とフォローアップを容易にするのに役立ちます。

ユースケースの例: 複数のタスクについて話し合い、チームメンバーに割り当てる必要のあるプロジェクトステータス会議で役立ちます。

出力例: 本日のプロジェクトステータス会議では、現在進行中のプロジェクトがスムーズに進むように、いくつかの重要なアクションアイテムが特定され、割り当てられました。明確さと説明責任を確保するために、各タスクは明確な期日とともに、特定のチームメンバーに割り当てられました。

1. データベースの更新: サラはクライアントデータベースを更新する任務を負っています。これには、現在の連絡先情報の確認、新しいクライアント詳細の追加、および古いエントリの削除が含まれます。このタスクは、今後のマーケティングキャンペーンの効果にとって非常に重要です。完了の締め切りは今週の水曜日に設定されています。
2. デザインドラフトプレゼンテーション: マイクは、今後の製品の新しいデザインの最初のドラフトを発表する責任を負っています。このドラフトには、予備的なスケッチ、潜在的な配色、および基本的なレイアウトを含める必要があります。このプレゼンテーションからのフィードバックは、最終デザイン段階をガイドします。マイクのプレゼンテーションは金曜日に予定されています。
3. 予算の修正: アマンダはプロジェクト予算を修正し、新しい優先事項を満たすためにリソースの再配分に焦点を当てます。この修正には、現在の支出の分析、コスト削減の領域の特定、および調整の提案が含まれます。修正された予算レポートは、来週の月曜日までに提出される予定です。
4. 市場調査分析: ケビンと彼のチームは、プロジェクトZの市場調査分析を完了する任務を負っています。これには、最近の調査からのデータのコンパイル、消費者行動の傾向の解釈、および製品開発に関連する洞察の抽出が含まれます。チームは次のプロジェクト会議で調査結果を発表する予定です。
5. ベンダー交渉: リンダは、新しいソフトウェアツールの調達のためのベンダー交渉を主導することになっています。彼女は潜在的なサプライヤーと連絡を取り、条件を交渉し、契約を最終決定します。彼女の目標は、品質を損なうことなく、可能な限り最高の取引を確保することです。進捗状況の最新情報は2週間後に提出されます。効果的な調達管理により、選択プロセスが効率化され、コストが最適化され、品質が維持されることが保証されます。
6. トレーニングセッションの調整: ラージは、新しいプロジェクト管理ソフトウェアに関するトレーニングセッションを組織する任務を負っています。これには、会場の手配、ソフトウェアプロバイダーとのトレーナーの調整、およびすべてのチームメンバーが参加するようにスケジュールされていることを確認することが含まれます。セッションは月末に予定されています。

各チームメンバーは、これらのアクションアイテムを優先し、進捗状況に関する定期的な最新情報を提供する必要があります。次の会議には、これらのタスクのレビューと、必要に応じてプロジェクトのタイムラインと戦略の調整が含まれます。

DACI決定フレームワーク

「この会議で行われた決定についてDACIの要約を作成し、各決定の推進者、承認者、貢献者、および情報提供者を特定します。」

このプロンプトは、各決定の役割と責任を明確にするDACIフレームワークを使用して会議の決定を構造化するように設計されています。

ユースケースの例: 重大な決定が行われ、役割の明確さが実行に不可欠な戦略会議に最適です。

出力例: 本日の戦略会議では、いくつかの重要な決定が行われ、それぞれにDACI意思決定フレームワークを適用しました。このフレームワークは、効果的な実行とコミュニケーションに不可欠な役割と責任の明確さを保証します。以下は、各決定のDACI要約です。

決定: 新製品ラインの立ち上げ

1. 推進者: ジョン、プロジェクトの主導とすべてのマイルストーンの達成を担当。
2. 承認者: リサ、最終決定を下し、必要なリソースを提供する。
3. 貢献者: マーケティングチーム、マーケティング戦略の開発と実装を担当。
4. 情報提供者: すべての部門長、進捗状況と重大な変更について最新情報を提供。

決定: リモートワークポリシーの実装

1. 推進者: エマ、ポリシーの開発と実装プロセスを監督。
2. 承認者: CEO、ミスター・トンプソン、最終承認とサポートを提供。
3. 貢献者: HR部門、ポリシーの草案作成と法的遵守への対応を担当。
4. 情報提供者: すべての従業員、新しい労働条件とガイドラインを認識。

決定: ITインフラストラクチャのアップグレード

1. 推進者: アレックス、アップグレードプロジェクトの管理とベンダーとの調整。
2. 承認者: CFO、ミセス・グリーン、予算の承認と財務の監督。
3. 貢献者: IT部門、技術的な側面と実装に取り組む。
4. 情報提供者: 経営陣、業務と予算への影響を理解。

決定: 新市場への拡大

1. 推進者: ソフィア、市場調査と拡大戦略を主導。
2. 承認者: 取締役会、戦略的な整合性と投資の承認。
3. 貢献者: 営業および調査チーム、市場データと顧客の洞察を収集。
4. 情報提供者: パートナーや投資家を含む、すべての関係者。

決定: 年次社内リトリートの開催

1. 推進者: カルロス、リトリートの計画と実行を担当。
2. 承認者: HRマネージャー、ジャネット、企業文化と予算との整合性。
3. 貢献者: イベントチーム、ロジスティクス、アクティビティ、および調整を担当。
4. 情報提供者: すべてのスタッフ、参加とロジスティクスの計画を確実にする。

これらの各決定は、私たちの戦略的目標と業務効率にとって不可欠です。DACIフレームワークは、役割を明確にするだけでなく、関係するすべての関係者が適切に関与し、情報を提供されることを保証し、組織全体のスムーズな実行と透明性を促進します。

会議の回顧分析

「この会議の回顧テンプレートに記入し、うまくいったこと、うまくいかなかったこと、および改善の余地を強調します。」

このプロンプトは、会議の反省的な分析を促進し、成功、課題、および改善の可能性のある領域を特定します。

ユースケースの例: 主要なプロジェクトのマイルストーンまたはイベントの後で使用して、パフォーマンスをレビューし、将来の改善を計画するのが最適です。

出力例:

‍会議の日付: 2024年1月10日

‍会議の目的: 第1四半期のプロジェクトマイルストーンのレビューと第2四半期の計画

うまくいったこと:

1. 効果的なコラボレーション: マーケティングチームと製品開発チーム間の相乗効果は模範的でした。第1四半期のマイルストーンに関する共同プレゼンテーションは、部門間の高度な連携を示しました。
2. プレゼンテーションの質: プレゼンテーション、特に財務チームによる財務レビューは、詳細かつ有益であり、現在の状況に関する明確な洞察を提供しました。
3. エンゲージメントと参加: すべての参加者からの積極的な参加があり、会議全体を通して貴重な意見と建設的なフィードバックがありました。

うまくいかなかったこと:

1. 時間管理: いくつかのアジェンダ項目が割り当てられた時間を超過し、会議の後半で議論が急がれました。
2. 技術的な問題: ビデオ会議ツールで断続的な技術的な問題が発生し、プレゼンテーションとディスカッションの流れが中断されました。
3. 一部の分野での準備不足: 少数チームメンバーがアジェンダセグメントの準備不足に見え、提示された情報の深さと質に影響を与えました。

改善の余地:

1. 時間枠の厳守: 各アジェンダ項目に特定の時間枠を割り当て、時間厳守を確保するタイムキーパーを任命します。これにより、急ぐことなくすべてのトピックを完全にカバーできます。
2. 会議前の技術チェック: 会議が開始される少なくとも15分前に、すべての参加者に必須の技術チェックのプロトコルを実装して、技術的な問題を回避します。
3. 準備の強化: すべてのチームメンバーに、プレゼンテーションとレポートを十分に準備してくるように促します。これは、会議の少なくとも1日前に、資料の準備のための内部締め切りを設定することで促進できます。
4. ドキュメントの改善: 会議は十分に文書化されていましたが、議事録の配布はより迅速に行うことができます。専任のノートテイカーを割り当て、会議後の24時間以内に議事録を回覧するためのプロトコルを確立することで、効率を高めることができます。ファイルがPDFの場合は、PDFファイルサイズを縮小して、共有をより速く効率的にします。
5. フィードバックメカニズム: 会議の有効性について意見を表明するための、会議後の匿名のフィードバックフォームを導入します。これにより、継続的な改善のための洞察が得られます。

上記の分析は、コラボレーションとエンゲージメントにおける私たちの強みを強調しながら、特に時間管理と準備において改善できる領域に注意を向けます。これらの領域に対処することで、将来の会議の生産性と有効性を高めることができます。

スタンドアップミーティングテンプレートの作成

「チームのスタンドアップミーティングテンプレートを生成します。これには、前日の進捗状況、現在の優先事項、およびブロッカーのセクションが含まれます。」

このプロンプトは、毎日のスタンドアップミーティングの構造化された形式を作成し、チームが当面のタスクと課題に集中できるようにします。

ユースケースの例: 毎日のチェックインに一貫した形式を必要とするアジャイルチームに役立ちます。

出力例: 「1. 昨日の進捗状況: クライアント提案書を完了しました。2. 今日の優先事項: 新しいキャンペーンデザインを開始します。3. ブロッカー: 予算承認待ち。」

カスタム会議アジェンダの開発

「次のチーム会議の詳細なアジェンダを作成します。これには、各ポイントのトピック、時間の割り当て、およびディスカッションリードが含まれます。」

このプロンプトは、チーム会議の詳細な時間指定のアジェンダを準備するのに役立ち、すべての重要なポイントが効率的にカバーされるようにします。

ユースケースの例: 複数のトピックについて話し合い、時間管理が重要な通常のチーム会議の計画に役立ちます。

出力例: 「1. マーケティング戦略の最新情報 (10分 - エミリーが主導)、2. 予算レビュー (15分 - マークが主導)、3. Q&Aセッション (5分)。」

プロジェクトステータスアップデートのコンパイル

「完了したタスク、保留中のアイテム、今後のマイルストーンなど、[プロジェクト名]の現在のステータスに関する包括的なアップデートをコンパイルします。」

このプロンプトは、特定のプロジェクトの進捗状況を要約し、達成されたこと、保留中のこと、および将来の主要なマイルストーンを概説するのに役立ちます。

ユースケースの例: プロジェクトの進捗状況のスナップショットを利害関係者に提供する必要があるプロジェクトマネージャーに役立ちます。

出力例: 「プロジェクトアルファ: 70%完了。完了: 設計フェーズ、初期テスト。保留中: 最終開発段階。次のマイルストーン: 4月30日にベータテストが開始されます。」

クライアントコミュニケーションの作成

「プロジェクトの進捗状況に関する最新情報を提供し、懸念事項に対処するプロフェッショナルなメールをクライアントに送信します。」

このプロンプトは、クライアントへのプロフェッショナルで明確なコミュニケーションを作成し、プロジェクトのステータスに関する最新情報を提供し、質問や懸念事項に対処するのに役立ちます。

ユースケースの例: 進行中のプロジェクトについてクライアントに定期的に最新情報を提供するアカウントマネージャーに役立ちます。

出力例: 「[クライアント名]様、メールが届きますように。 [プロジェクト]の進捗状況に関する最新情報をお知らせします。 現在、タイムラインどおりに進んでおり、次のフェーズは来週開始される予定です…」

ブレインストーミングセッションの促進

「最近のトレンドとチームの強みを考慮して、[特定のプロジェクトまたはトピック]に関するクリエイティブなアイデアのリストを生成します。」

このプロンプトは、現在のトレンドとチームの能力を活用して、プロジェクトまたはトピックに対する創造性を刺激し、革新的なアイデアを生み出すように設計されています。

ユースケースの例: 新しい革新的なアイデアが必要なクリエイティブチーム会議で役立ちます。

出力例: 「1. 新しいマーケティングキャンペーンにARテクノロジーを活用します。2. 最近の持続可能性のトレンドに基づいて、環境に優しいパッケージオプションを検討します。」

業界トレンドに関する調査の要約

「最近のレポートと記事に基づいて、[特定の業界またはセクター]の最新トレンドの要約を提供します。」

このプロンプトは、戦略的計画を立て、競争力を維持するために不可欠な、業界トレンドの最新概要をまとめるのに役立ちます。

ユースケースの例: 市場の変化を常に把握する必要があるダイナミックな業界のチームに役立ちます。

出力例: 「ハイテク業界では、AIと機械学習がますます重視されており、企業はイノベーションを推進するためにこれらのテクノロジーに多額の投資を行っています…」

チームのパフォーマンスレビューテンプレート

「主要な成果、改善の余地、および次の四半期の目標に焦点を当てて、四半期ごとのチームのパフォーマンスレビューのテンプレートを作成します。」

このプロンプトは、チームのパフォーマンスを評価し、成果、改善領域、および将来の目標を強調するための構造化されたテンプレートを作成するのに役立ちます。

ユースケースの例: チームとの定期的なパフォーマンスレビューを実施するマネージャーに最適です。

出力例: 「従業員名: [名前]。 成果: プロジェクトXを正常に主導。 改善領域: 時間管理。 次の四半期の目標: プロジェクトYでリーダーシップの役割を担います。」

従業員のオンボーディングチェックリスト

「[部署/チーム]の新入社員向けの包括的なオンボーディングチェックリストを作成し、初日から最初の月まですべて必要な手順を網羅します。」

このプロンプトは、新しい従業員をチームまたは部署にスムーズに統合するための詳細なチェックリストを作成するように設計されています。

ユースケースの例: 新しいチームメンバーの到着を準備しているHRマネージャーまたはチームリーダーに役立ちます。

出力例: 「1日目: ウェルカムミーティング、人事書類。 1週目: チーム紹介、トレーニングセッション。 最初の月: プロジェクトの割り当て、パフォーマンスチェックイン。」

各プロンプトは、職場環境における特定の、実用的なアプリケーションのためにChatGPTの機能を活用するように調整されており、さまざまな組織プロセスにおける効率と明確さを高めています。

ビデオでこれらのプロンプトを正確にどのように使用しますか？

ChatGPTは、テキストの生成、言語の翻訳、さまざまな種類のクリエイティブコンテンツの作成、および質問に有益な方法で回答するために使用できる強力な言語モデルです。ただし、ChatGPTは、会議のメモ取り用に特別に設計されていません。

そのため、ScreenAppが存在します。ScreenAppは、会議のメモ取り用に特別に設計されたクラウドベースの録音および文字起こしツールです。ScreenAppは会議を自動的に文字起こしするため、包括的で正確な会議のメモを簡単に生成できます。

さらに、ScreenAppは会議の完全なビデオコンテキストを提供します。これは、会議のメモのコンテキストを理解するのに役立ちます。たとえば、会議のメモを確認していて、何かの意味がわからない場合は、その時点での会議のビデオを見て、より多くのコンテキストを得ることができます。

会議は多忙で混沌とすることがあります。効率化しましょう

ScreenAppのAsk AIを使用してメモを取る方法

ScreenAppのAsk AIを会議のメモ取りに使用するには、無料のScreenAppアカウントにサインアップしてください。

会議の録音を開始するか、ビデオをScreenAppにアップロードしたら、画面の右上隅にあるAsk AIアイコンをクリックして、Ask AIサイドバーを開くことができます。

Ask AIサイドバーで、会議に関連する質問またはプロンプトを入力できます。たとえば、「この会議の要点を要約する」または「この会議からアクションアイテムを特定し、責任者に割り当てる」と入力できます。

次に、ScreenAppはChatGPTを使用して、質問またはプロンプトへの応答を生成します。応答はAsk AIサイドバーに表示されます。

次に、応答を確認し、必要に応じて編集できます。応答に満足したら、[ノートに追加]ボタンをクリックして、会議のノートに追加できます。

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ScreenAppのAsk AI