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Las reuniones son una parte esencial de la vida laboral, pero también pueden ser una pérdida de tiempo importante. Uno de los aspectos que más tiempo consumen en las reuniones es tomar notas. Por suerte hay un IA que toma notas de vídeo por ti y te permite chatear con tus vídeos. Si estás cansado de pasar horas transcribiendo las actas de las reuniones, la IA puede ayudarte.
ChatGPT es un poderoso modelo de lenguaje que se puede usar para generar resúmenes de reuniones completos y precisos en solo unos minutos. ScreenApp es una plataforma de vídeo que facilita el uso de las instrucciones de ChatGPT con cualquier vídeo.
Al usar ChatGPT y ScreenApp juntos, puede simplificar fácilmente el proceso de toma de notas de la reunión. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
- Graba o sube tus reuniones o vídeos a ScreenApp.
- Unifique sus reuniones con IA para usar ChatGPT con MS Teams o Google Meet
- Usa una de las siguientes instrucciones de ChatGPT para generar un resumen de la reunión.
- Revise y edite el resumen de la reunión según sea necesario.
- Comparte el resumen de la reunión con tu equipo.
¿Por qué es útil ChatGPT para tomar notas en reuniones?
- Ahorra tiempo: ChatGPT puede generar automáticamente las notas de las reuniones en una fracción del tiempo que tardaría en escribirlas manualmente. Esto permite a los participantes centrarse en otras tareas, como participar en la reunión e intercambiar ideas.
- Mejora la precisión: ChatGPT se entrena en un conjunto de datos masivo de texto y código, lo que le da la capacidad de comprender y resumir información compleja. Esto significa que ChatGPT puede generar notas de reuniones más precisas y completas que las notas tomadas manualmente.
- Identifica los puntos clave y los elementos de acción: ChatGPT se puede usar para identificar los puntos clave y los elementos de acción de la transcripción de una reunión. Esto puede ayudar a los participantes a comprender rápidamente las conclusiones más importantes de la reunión y a garantizar que se les asignen todas las tareas de seguimiento necesarias.
- Crea diferentes tipos de notas de reuniones: ChatGPT se puede usar para generar una variedad de tipos diferentes de notas de reuniones, como resúmenes de reuniones, actas de reuniones y agendas de reuniones. Esto la convierte en una herramienta versátil que se puede utilizar para satisfacer las necesidades específicas de cualquier equipo.
Las principales indicaciones de un vistazo
12 indicaciones de ChatGPT para agilizar el proceso de toma de notas de su reunión
Mensaje de resumen de la reunión de ChatGPT
«Resuma los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción de esta reunión».
También denominado Actas de reunión, este mensaje indica a ChatGPT que extraiga y condense los aspectos más cruciales de una reunión. Está diseñado para identificar los principales temas discutidos, las decisiones clave tomadas y las acciones específicas a las que se debe dar seguimiento.
Ejemplo de caso de uso: Tras una reunión inicial de un proyecto en la que se debaten numerosos temas, este mensaje puede proporcionar rápidamente una visión general para quienes no pudieron asistir o servir de resumen para los asistentes.
Ejemplo de salida: La reunión de hoy, dedicada al lanzamiento del proyecto XYZ, fue rica en debates y fructífera en la toma de decisiones. Los temas clave incluyeron el alcance del proyecto, las restricciones presupuestarias y el cronograma de lanzamiento. Cabe destacar que el equipo acordó por unanimidad un presupuesto de 20 000 dólares, lo que subraya la importancia de las estrategias rentables en nuestro enfoque. La fecha de lanzamiento se ha fijado para el 15 de junio, una fecha límite que se ajusta a nuestros objetivos de marketing y a nuestra preparación técnica.
En cuanto a las decisiones, decidimos priorizar la participación de los clientes a través del marketing dirigido. Este enfoque incluye una sólida campaña en las redes sociales y asociaciones con personas influyentes clave de nuestro sector. Otra decisión fundamental fue la adopción de un plan de despliegue gradual, que garantizara la estabilidad técnica y una experiencia de usuario fluida.
Se asignaron elementos de acción para garantizar el impulso. Anna se encargará de finalizar el plan de marketing integral, integrando nuestros últimos estudios de mercado para dirigirnos de manera eficaz a nuestros principales grupos demográficos. Se espera que presente un borrador antes de la reunión de la próxima semana. Tom tiene la tarea de supervisar la implementación técnica, centrarse en la integración crítica de las nuevas funciones y garantizar que nuestra infraestructura de TI sea sólida y escalable. Se coordinará con el equipo de desarrollo para alinear sus tareas con nuestro cronograma de lanzamiento.
Además, el equipo de finanzas proporcionará un desglose presupuestario detallado en la próxima sesión, lo que nos ayudará a realizar un seguimiento de nuestros gastos y proyecciones financieras con mayor precisión. Por último, está programada una reunión de seguimiento para el próximo jueves, en la que se evaluará el progreso y se realizarán los ajustes adicionales que sean necesarios.
En conclusión, la reunión de hoy establece una base sólida para el proyecto XYZ, con objetivos claros, funciones bien definidas y un cronograma factible. Es imperativo que todos los miembros del equipo revisen las actas de la reunión y comiencen a trabajar en sus respectivas tareas con prontitud.
Identificación del elemento de acción
«Identifique y asigne los elementos de acción de esta reunión a las partes responsables».
Este mensaje ayuda a identificar las tareas específicas que surgieron de una reunión y las asigna a personas o equipos, lo que facilita la rendición de cuentas y el seguimiento.
Ejemplo de caso de uso: Útil en una reunión sobre el estado de un proyecto en la que se discuten varias tareas y se deben asignar a los miembros del equipo.
Ejemplo de salida: En la reunión de hoy sobre el estado del proyecto, se identificaron y asignaron varios elementos de acción críticos para garantizar el progreso sin problemas de nuestros proyectos en curso. Para garantizar la claridad y la responsabilidad, cada tarea se ha asignado a miembros específicos del equipo, junto con plazos claros.
- Actualización de base de datos: A Sarah se le ha encomendado la tarea de actualizar la base de datos de clientes. Esto incluye verificar la información de contacto actual, agregar nuevos detalles de clientes y eliminar las entradas desactualizadas. Esta tarea es crucial para la eficacia de nuestra próxima campaña de marketing. La fecha límite para su finalización está fijada para este miércoles.
- Borrador de presentación del diseño: Mike es responsable de presentar el borrador inicial del nuevo diseño de nuestro próximo producto. Este borrador debe incluir bocetos preliminares, posibles combinaciones de colores y un diseño básico. Los comentarios de esta presentación guiarán la fase final de diseño. La presentación de Mike está programada para el viernes.
- Revisión del presupuesto: Amanda revisará el presupuesto del proyecto y se centrará en reasignar los recursos para cumplir con nuestras nuevas prioridades. Esta revisión incluye analizar los gastos actuales, identificar las áreas en las que se pueden ahorrar costos y proponer ajustes. Se espera un informe presupuestario revisado para el próximo lunes.
- Análisis de investigación de mercado: Kevin y su equipo están encargados de completar el análisis de investigación de mercado del Proyecto Z. Esto implica recopilar datos de encuestas recientes, interpretar las tendencias del comportamiento de los consumidores y extraer información relevante para el desarrollo de nuestros productos. Se espera que el equipo presente sus conclusiones en la próxima reunión del proyecto.
- Negociaciones con proveedores: Linda dirigirá la negociación con los proveedores para la adquisición de nuevas herramientas de software. Se pondrá en contacto con los posibles proveedores, negociará las condiciones y finalizará los contratos. Su objetivo es garantizar el mejor trato posible sin comprometer la calidad. La actualización del progreso está prevista en dos semanas.
- Coordinación de sesiones de entrenamiento: Raj tiene la tarea de organizar una sesión de formación sobre el nuevo software de gestión de proyectos. Esto incluye organizar el lugar, coordinar con el proveedor del software la contratación de un formador y garantizar que todos los miembros del equipo estén programados para asistir. La sesión está prevista para finales de mes.
Se espera que cada miembro del equipo priorice estos elementos de acción y proporcione actualizaciones periódicas sobre su progreso. La próxima reunión incluirá una revisión de estas tareas y ajustes en los cronogramas y estrategias de nuestros proyectos cuando sea necesario.
Marco de decisiones de DACI
«Cree un resumen de DACI para las decisiones tomadas en esta reunión, identificando al conductor, al aprobador, al colaborador y al informado de cada decisión».
Este mensaje está diseñado para estructurar las decisiones de las reuniones utilizando el marco DACI, que aclara las funciones y responsabilidades de cada decisión.
Ejemplo de caso de uso: Ideal para reuniones estratégicas en las que se toman decisiones importantes y la claridad de las funciones es esencial para la ejecución.
Ejemplo de salida: En la reunión estratégica de hoy, se tomaron varias decisiones clave y, para cada una, hemos aplicado el marco de toma de decisiones de la DACI. Este marco garantiza la claridad de las funciones y responsabilidades, algo crucial para una ejecución y una comunicación eficaces. A continuación se muestra el resumen del DACI para cada decisión:
Decisión: lanzar una nueva línea de productos
- Conductor: John, responsable de liderar el proyecto y garantizar que se cumplan todos los hitos.
- Aprobador: Lisa, quien tomará la decisión final y proporcionará los recursos necesarios.
- Colaboradores: Equipo de marketing, encargado de desarrollar e implementar la estrategia de marketing.
- Informado: Todos los jefes de departamento, para mantenerse actualizados sobre los avances y cualquier cambio importante.
Decisión: Implementar la política de trabajo remoto
- Conductor: Emma, supervisando el proceso de desarrollo e implementación de políticas.
- Aprobador: El director ejecutivo, el Sr. Thompson, quien dará la aprobación final y el apoyo.
- Colaboradores: Departamento de Recursos Humanos, responsable de redactar la política y abordar el cumplimiento legal.
- Informado: Todos los empleados, para estar al tanto de las nuevas condiciones y directrices laborales.
Decisión: actualizar la infraestructura de TI
- Conductor: Alex, que gestiona el proyecto de actualización y se coordina con los proveedores.
- Aprobador: Directora Financiera, Sra. Green, para la aprobación del presupuesto y la supervisión financiera.
- Colaboradores: Departamento de TI, trabajando en los aspectos técnicos y la implementación.
- Informado: Equipo directivo, para comprender el impacto en las operaciones y el presupuesto.
Decisión: expandirse a nuevos mercados
- Conductor: Sophia, líder de la estrategia de investigación de mercado y expansión.
- Aprobador: Consejo de Administración, para la alineación estratégica y la aprobación de inversiones.
- Colaboradores: Equipos de ventas e investigación, para recopilar datos de mercado e información sobre los clientes.
- Informado: Todas las partes interesadas pertinentes, incluidos los socios y los inversores.
Decisión: Organizar un retiro anual de la empresa
- Conductor: Carlos, a cargo de planificar y ejecutar el retiro.
- Aprobador: Janet, directora de recursos humanos, por alinearse con la cultura y el presupuesto de la empresa.
- Colaboradores: Equipo de eventos, responsable de la logística, las actividades y la coordinación.
- Informado: Todo el personal, para garantizar la participación y la planificación logística.
Cada una de estas decisiones es parte integral de nuestros objetivos estratégicos y de nuestra eficacia operativa. El marco del DACI no solo aclara las funciones, sino que también garantiza que todas las partes pertinentes participen e informen adecuadamente, lo que facilita una ejecución más fluida y la transparencia en toda la organización.
Análisis retrospectivo de reuniones
«Complete una plantilla retro para esta reunión, destacando lo que salió bien, lo que no funcionó y las áreas de mejora».
Este mensaje facilita un análisis reflexivo de una reunión, identificando los éxitos, los desafíos y las posibles áreas de mejora.
Ejemplo de caso de uso: Es mejor usarlo después de un hito o evento importante del proyecto para revisar el rendimiento y planificar mejoras futuras.
Ejemplo de salida:
Fecha de la reunión: 10 de enero de 2024
Propósito de la reunión: Revisión de los hitos del proyecto del primer trimestre y planificación para el segundo trimestre
Lo que salió bien:
- Colaboración eficaz: La sinergia entre los equipos de marketing y desarrollo de productos fue ejemplar. Su presentación conjunta sobre los hitos del primer trimestre mostró un alto nivel de coordinación interdepartamental.
- Calidad de las presentaciones: Las presentaciones, especialmente la revisión financiera realizada por el equipo financiero, fueron detalladas e informativas y proporcionaron una visión clara de nuestra situación actual.
- Compromiso y participación: Todos los asistentes participaron activamente, con valiosas aportaciones y comentarios constructivos a lo largo de la reunión.
Lo que no salió bien:
- Gestión del tiempo: Varios temas del orden del día superaron los plazos que se les habían asignado, lo que provocó un debate apresurado en la última parte de la sesión.
- Problemas técnicos: Nos encontramos con dificultades técnicas intermitentes con la herramienta de videoconferencia, que interrumpieron el flujo de presentaciones y debates.
- Falta de preparación en algunas áreas: Algunos miembros del equipo parecían no estar preparados para los segmentos de su agenda, lo que afectó la profundidad y la calidad de la información presentada.
Áreas de mejora:
- Cumplimiento estricto de las franjas horarias: Asigne franjas horarias específicas para cada tema del programa y designe a un cronometrador para garantizar el cumplimiento. Esto ayudará a cubrir todos los temas a fondo sin prisas.
- Controles técnicos previos a la reunión: Implemente un protocolo para una verificación técnica obligatoria para todos los participantes al menos 15 minutos antes del inicio de la reunión para evitar problemas técnicos.
- Preparación mejorada: Aliente a todos los miembros del equipo a que vengan completamente preparados con sus presentaciones e informes. Esto podría facilitarse estableciendo plazos internos para la preparación del material, al menos un día antes de la reunión.
- Documentación mejorada: Si bien la reunión estuvo bien documentada, la distribución de las actas podría ser más rápida. La asignación de una persona dedicada exclusivamente a la toma de notas y el establecimiento de un protocolo para la distribución de las actas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión podrían mejorar la eficiencia.
- Mecanismo de retroalimentación: Introduzca un formulario de comentarios anónimos después de la reunión para que los asistentes expresen sus opiniones sobre la eficacia de la reunión. Esto proporcionará información para la mejora continua.
El análisis anterior destaca nuestras fortalezas en la colaboración y el compromiso, al tiempo que llama la atención sobre las áreas en las que podemos mejorar, particularmente en la gestión del tiempo y la preparación. Al abordar estas áreas, podemos mejorar la productividad y la eficacia de nuestras reuniones futuras.
Creación de plantillas para reuniones en vivo
«Genere una plantilla de reuniones estándar para nuestro equipo, que incluya secciones sobre el progreso del día anterior, las prioridades actuales y los obstáculos».
Este mensaje crea un formato estructurado para las reuniones diarias de pie, lo que garantiza que los equipos se centren en las tareas y los desafíos inmediatos.
Ejemplo de caso de uso: Útil para equipos ágiles que necesitan un formato uniforme para sus controles diarios.
Ejemplo de salida: «1. El progreso de ayer: se completó la propuesta del cliente. 2. Prioridades de hoy: Comenzar con el nuevo diseño de la campaña. 3. Bloqueadores: a la espera de la aprobación del presupuesto».
Desarrollo de agenda de reuniones personalizadas
«Escribe una agenda detallada para nuestra próxima reunión de equipo, que incluya el tema, la asignación de tiempo y el tema principal de la discusión para cada punto».
Este mensaje ayuda a preparar una agenda detallada y cronometrada para una reunión de equipo, garantizando que todos los puntos importantes se cubran de manera eficiente.
Ejemplo de caso de uso: Útil para planificar reuniones de equipo periódicas en las que se discuten varios temas y la gestión del tiempo es crucial.
Ejemplo de salida: «1. Actualización de la estrategia de marketing (10 minutos, dirigida por Emily), 2. Revisión del presupuesto (15 minutos, dirigida por Mark), 3. Sesión de preguntas y respuestas (5 minutos)».
Compilación de actualizaciones del estado del proyecto
«Recopile una actualización completa sobre el estado actual de [Nombre del proyecto], incluidas las tareas completadas, los elementos pendientes y los próximos hitos».
Este mensaje ayuda a resumir el progreso de un proyecto específico, a describir lo que se ha logrado, lo que está pendiente y los hitos clave futuros.
Ejemplo de caso de uso: Útil para los directores de proyectos que necesitan proporcionar a las partes interesadas una instantánea del progreso del proyecto.
Ejemplo de salida: «Proyecto Alpha: completado en un 70%. Finalizado: fase de diseño, pruebas iniciales. Pendiente: fase final de desarrollo. Próximo hito: las pruebas beta comienzan el 30 de abril».
Redacción de comunicación con el cliente
«Redacte un correo electrónico profesional para un cliente que proporcione información actualizada sobre el progreso del proyecto y aborde cualquier inquietud».
Este mensaje ayuda a establecer una comunicación profesional y clara con los clientes, actualizarlos sobre el estado del proyecto y abordar cualquier consulta o inquietud.
Ejemplo de caso de uso: Útil para los administradores de cuentas que actualizan periódicamente a los clientes sobre los proyectos en curso.
Ejemplo de salida: «Estimado [nombre del cliente], espero que este correo electrónico te encuentre bien. Te escribo para informarte sobre el progreso de [Proyecto]. Actualmente estamos cumpliendo con el cronograma y la siguiente fase está programada para comenzar la semana que viene...»
Facilitación de sesiones de lluvia de ideas
«Genera una lista de ideas creativas para [un proyecto o tema específico] teniendo en cuenta las tendencias recientes y las fortalezas del equipo».
Este mensaje está diseñado para estimular la creatividad y generar ideas innovadoras para un proyecto o tema al aprovechar las tendencias actuales y las capacidades del equipo.
Ejemplo de caso de uso: Útil en las reuniones de equipo creativo en las que se necesitan ideas nuevas e innovadoras.
Ejemplo de salida: «1. Aproveche la tecnología AR para la nueva campaña de marketing. 2. Explore las opciones de embalaje ecológicas basadas en las tendencias de sostenibilidad recientes».
Resumen de la investigación sobre las tendencias de la industria
«Proporcione un resumen de las últimas tendencias en [una industria o sector específico] basándose en informes y artículos recientes».
Este mensaje ayuda a compilar una visión general actualizada de las tendencias de la industria, algo esencial para la planificación estratégica y para mantener la competitividad.
Ejemplo de caso de uso: Valioso para los equipos de industrias dinámicas que necesitan mantenerse al tanto de los cambios del mercado.
Ejemplo de salida: «En la industria tecnológica, hay un énfasis creciente en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, y las empresas invierten mucho en estas tecnologías para impulsar la innovación...»
Plantilla de revisión del desempeño del equipo
«Cree una plantilla para las revisiones trimestrales del desempeño del equipo, centrándose en los logros clave, las áreas de mejora y los objetivos para el próximo trimestre».
Este mensaje ayuda a crear una plantilla estructurada para evaluar el desempeño del equipo, destacando los logros, las áreas de mejora y los objetivos futuros.
Ejemplo de caso de uso: Ideal para los gerentes que realizan revisiones periódicas del desempeño con sus equipos.
Ejemplo de salida: «Nombre del empleado: [Nombre]. Logros: Lideré con éxito el proyecto X. Áreas de mejora: Gestión del tiempo. Metas para el próximo trimestre: asumir un papel de liderazgo en el proyecto Y.»
Lista de verificación para la incorporación de empleados
«Desarrolle una lista completa de verificación de incorporación para los nuevos empleados en [departamento/equipo], que abarque todos los pasos necesarios desde el primer día hasta el primer mes».
Este mensaje está diseñado para crear una lista de verificación detallada para integrar sin problemas a los nuevos empleados en un equipo o departamento.
Ejemplo de caso de uso: Útil para los gerentes de recursos humanos o líderes de equipo que se preparan para la llegada de nuevos miembros del equipo.
Ejemplo de salida: «Día 1: Reunión de bienvenida, documentación de recursos humanos. Semana 1: Presentaciones del equipo, sesiones de formación. Primer mes: asignación del proyecto, evaluación del desempeño».
Cada mensaje está diseñado para aprovechar las capacidades de ChatGPT para aplicaciones prácticas y específicas en un entorno laboral, lo que mejora la eficiencia y la claridad en varios procesos organizacionales.
¿Cómo utilizo exactamente estas instrucciones en un vídeo?
ChatGPT es un poderoso modelo de lenguaje que se puede usar para generar texto, traducir idiomas, escribir diferentes tipos de contenido creativo y responder a sus preguntas de manera informativa. Sin embargo, ChatGPT no está diseñado específicamente para tomar notas en reuniones.
Por eso existe ScreenApp. ScreenApp es una herramienta de grabación y transcripción basada en la nube que está diseñada específicamente para tomar notas en reuniones. ScreenApp transcribe automáticamente las reuniones, lo que facilita la generación de notas de reuniones completas y precisas.
Además, ScreenApp proporciona el contexto de vídeo completo de la reunión, lo que puede resultar útil para comprender el contexto de las notas de la reunión. Por ejemplo, si estás revisando una nota de una reunión y no estás seguro de lo que significa algo, puedes ver el vídeo de la reunión en ese momento para obtener más contexto.
Cómo usar Ask AI de ScreenApp para tomar notas
Para usar la IA Ask de ScreenApp para tomar notas de reuniones, regístrate para obtener una cuenta gratuita de ScreenApp.
Una vez que hayas empezado a grabar una reunión o hayas subido un vídeo en ScreenApp, puedes abrir la barra lateral de Pregúntale a AI haciendo clic en el icono Preguntar a AI en la esquina superior derecha de la pantalla.
En la barra lateral de Pregúntale a AI, puedes escribir una pregunta o un mensaje relacionado con la reunión. Por ejemplo, puedes escribir «Resumir los puntos clave de esta reunión» o «Identificar las acciones de esta reunión y asignarlas a las partes responsables».
Luego, ScreenApp usará ChatGPT para generar una respuesta a su pregunta o mensaje. La respuesta se mostrará en la barra lateral de Ask AI.
A continuación, puede revisar la respuesta y editarla según sea necesario. Una vez que esté satisfecho con la respuesta, puede hacer clic en el botón «Agregar a las notas» para agregarla a las notas de la reunión.
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