Templat Risalah Rapat Dewan: Word, PDF, dan Contoh Gratis
On this page
Notula rapat dewan adalah catatan tertulis resmi dari sebuah rapat dewan: siapa yang hadir, apakah kuorum tercapai, apa yang diputuskan, dan siapa yang harus melakukan apa selanjutnya. Di bawah ini terdapat 34 templat gratis yang dapat Anda unduh dan edit di Word atau sebagai PDF, tanpa perlu mendaftar, mencakup notula dewan, komite, organisasi nirlaba, HOA, agenda, resolusi, memo, dan laporan.
Kami membuat ScreenApp, sebuah alat perekaman dan transkripsi. Kami tidak menjual portal dewan, dan Anda tidak memerlukan produk kami untuk menggunakan formulir ini. Bagian kami tentang perekaman mungkin akan mengejutkan Anda, mengingat ini berasal dari perusahaan yang menjual perangkat lunak perekaman.
Templat Notula Rapat Dewan Gratis
Semua 34 templat dapat diunduh gratis tanpa perlu mendaftar atau memasukkan email. Edit file Word, atau cetak versi PDF. File Word juga dapat dibuka di Google Docs dan Apple Pages, dan teks biru dalam tanda kurung siku menandai bagian yang perlu diganti. Pilih kategori, lalu buka pratinjau untuk membaca seluruh halaman.
Notula Rapat Dewan Perusahaan
Bentuk lengkap: kuorum, konflik kepentingan, usulan, pemungutan suara, dan sesi eksekutif.
Notula Rapat Satu Halaman Sederhana
Keputusan dan tindakan dalam satu halaman, untuk dewan yang mengadakan pertemuan secara informal.
Notula Rapat Dewan Startup
Menambahkan metrik bisnis, cash runway, dan persetujuan pemberian ekuitas.
Notula Sesi Eksekutif
Mencatat siapa saja yang hadir, topik umum, dan setiap keputusan yang diambil, tanpa menyertakan jalannya diskusi.
Notula Rapat Komite
Memisahkan apa yang diputuskan komite dari apa yang direkomendasikannya kepada dewan.
Notula Dewan Penasihat
Mencatat saran dan rekomendasi, tanpa pemungutan suara yang mengikat.
Notula Rapat Khusus Dewan
Dimulai dengan pemberitahuan dan tujuan diadakannya rapat.
Notula Rapat Manajemen
Pembaruan tim, keputusan, risiko, dan tindakan lanjutan.
Notula Dewan Nirlaba
Pengungkapan konflik kepentingan, laporan bendahara, dan baris tanggal Formulir 990.
Notula Rapat Dewan HOA
Forum pemilik rumah, laporan manajer dan arsitektur, serta sesi tertutup.
Notula Rapat Umum Tahunan
Kehadiran anggota, proksi, pemilihan direksi, dan resolusi.
Agenda Rapat Umum Tahunan
Susunan acara umum, mulai dari kuorum hingga pemilihan direktur.
Notula Rapat Klub
Format ringkas untuk laporan, mosi, dan tindakan pada rapat anggota.
Lembar Daftar Hadir Rapat
Lembar yang dapat dicetak dengan kolom kuasa dan hitungan kuorum.
Agenda Rapat Dewan
Butir-butir berjadwal yang ditandai untuk pengambilan keputusan, diskusi, atau informasi, ditambah agenda persetujuan.
Indeks Berkas Rapat Dewan
Halaman daftar isi untuk berkas dewan, memuat penyusun dan tujuan dari setiap dokumen.
Resolusi Dewan
Rumusan konsiderans dan ketetapan, suara direktur, serta sertifikat sekretaris.
Persetujuan Tertulis Direktur
Memungkinkan direktur menyetujui resolusi melalui tanda tangan, tanpa mengadakan rapat.
Daftar Tindakan
Pelacak berorientasi lanskap untuk penanggung jawab, tenggat waktu, dan status di berbagai rapat.
Log Keputusan
Satu daftar berjalan tentang apa yang diputuskan, oleh siapa, mengapa, dan kapan harus ditinjau kembali.
Memo Bisnis
Tata letak memo standar yang menempatkan poin utama di awal.
Memo Rapat
Keputusan dan penanggung jawab bagi pihak yang membutuhkannya sebelum notula disetujui.
Laporan Status Mingguan
Pekerjaan yang telah selesai, pekerjaan yang direncanakan, risiko, dan keputusan yang diperlukan.
Laporan Manajemen Bulanan
Angka-angka utama, keputusan sepanjang bulan, dan prioritas untuk bulan berikutnya.
Laporan Dewan Triwulanan
Kinerja terhadap rencana, risiko, dan keputusan yang diminta dari dewan.
Tinjauan Bisnis Triwulanan
Hasil terhadap target, apa yang berhasil, dan target untuk kuartal berikutnya.
Laporan Aktivitas Dewan Tahunan
Rapat yang diadakan, keputusan penting, dan prioritas. Bukan laporan tahunan menurut undang-undang.
Ringkasan Eksekutif
Masalah, temuan, rekomendasi, dan langkah selanjutnya dalam satu halaman.
Notula Rapat Umum
Formulir sederhana dengan agenda, keputusan, dan tindakan.
Notula Rapat Tim
Pembaruan berdasarkan individu, topik yang dibahas, keputusan, dan tindakan.
Notula Rapat Proyek
Tonggak pencapaian, risiko, perubahan cakupan, dan butir tindakan.
Catatan Rapat Empat Mata
Keberhasilan, hambatan, umpan balik dua arah, dan target perkembangan.
Catatan Rapat Klien
Hal yang disampaikan klien, hal yang disepakati, dan siapa yang menindaklanjuti.
Notula Rapat Sekolah atau PTA
Laporan kepala sekolah dan bendahara, usulan (mosi), dan relawan yang dibutuhkan.
Salin templat sebagai teks biasa
Jika Anda lebih suka menempelkan templat ke dalam dokumen Anda sendiri, pilih versi yang paling sesuai dan hapus bagian mana pun yang tidak Anda gunakan.
Notula Rapat Dewan Direksi
[Nama resmi perusahaan]
Draf: belum final hingga disetujui oleh dewan
Tanggal: [Bulan hari, tahun] Jenis rapat: [Rutin / Khusus]
Mulai: [00:00] [zona waktu] Selesai: [00:00] [zona waktu]
Lokasi: [Alamat atau platform video]
Pemberitahuan diberikan: [Tanggal, atau "dikesampingkan oleh seluruh direktur"]
Ketua: [Nama] Sekretaris rapat: [Nama]
1. Kehadiran
Hadir langsung: [Nama]
Hadir daring: [Nama]
Tidak hadir: [Nama, dan apakah permohonan izin diterima]
Turut hadir atas undangan: [Nama, jabatan], hanya untuk agenda [nomor]
2. Pembukaan rapat dan kuorum
Ketua membuka rapat pada pukul [waktu]. [Jumlah] dari [jumlah]
direktur hadir, yang memenuhi kuorum berdasarkan [pasal] dari
[anggaran rumah tangga / anggaran dasar]. Pemberitahuan rapat telah
[diberikan pada tanggal / dikesampingkan].
3. Pernyataan benturan kepentingan
[Tidak ada direktur yang menyatakan benturan kepentingan dalam agenda apa pun.]
ATAU [Nama] menyatakan benturan kepentingan pada agenda [nomor],
meninggalkan rapat untuk agenda tersebut dan tidak memberikan suara.
4. Pengesahan notula sebelumnya
Notula rapat yang diselenggarakan pada [tanggal] disetujui
[sesuai edaran / setelah perbaikan] melalui pemungutan suara yang dicatat di bagian 6.
5. Laporan yang diterima
[Nama laporan], disampaikan oleh [Nama]: [Diterima. Satu atau dua baris mengenai
poin-poin utama dan perhatian apa pun yang disampaikan.]
6. Usulan dan ketetapan
Usulan 1: Ditetapkan, bahwa [kalimat persisnya].
Diusulkan oleh: [Nama] Didukung oleh: [Nama]
Setuju: [0] Menolak: [0] Abstain: [0] Hasil: [Diterima / Ditolak]
Pengunduran diri dari pemungutan suara atau perbedaan pendapat yang dicatat: [Nama, atau "tidak ada"]
7. Hal-hal lain yang dipertimbangkan
[Agenda]: [Poin-poin utama yang dipertimbangkan dan alasan garis besar atas
hasilnya, dalam dua atau tiga kalimat. Tidak ada komentar yang diatribusikan
kepada direktur secara individu.]
8. Sesi eksekutif
[Dewan mengadakan sesi eksekutif dari pukul (waktu) hingga (waktu). (Nama) mencatat
jalannya sesi. Keputusan, jika ada, dicatat di bagian 6.]
ATAU [Tidak diadakan.]
9. Daftar tindak lanjut
[Tindakan] | Penanggung Jawab: [Nama] | Tenggat: [Tanggal]
10. Rapat berikutnya dan penutupan
Rapat berikutnya akan diselenggarakan pada [tanggal] pukul [waktu]. Karena tidak ada
pembahasan lain, Ketua menutup rapat pada pukul [waktu].
Sekretaris rapat: ____________ Tanggal ditandatangani: ________
Ketua: ____________ Tanggal disetujui oleh dewan: ________Notula Rapat Dewan [Pengawas / Pengurus]
[Nama resmi organisasi]
Draf: belum final hingga disetujui oleh dewan
Tanggal: [Bulan hari, tahun] Waktu: [00:00] hingga [00:00]
Lokasi: [Alamat atau platform video]
Ketua: [Nama] Notulis: [Nama]
1. Kehadiran dan kuorum
Hadir: [Nama] Tidak hadir: [Nama] Staf dan tamu: [Nama]
[Jumlah] dari [jumlah] anggota dewan hadir, memenuhi kuorum berdasarkan
[pasal] dari anggaran rumah tangga.
2. Benturan kepentingan
[Tidak ada yang dinyatakan.] ATAU [Nama] mengungkapkan adanya benturan kepentingan
pada agenda [nomor] berdasarkan kebijakan benturan kepentingan, meninggalkan ruangan
dan tidak memberikan suara.
3. Pengesahan notula sebelumnya
Notula tanggal [tanggal] disetujui [sesuai edaran / setelah perbaikan].
4. Laporan yang diterima
Bendahara: [Diterima. Catat dana terikat atau ketentuan hibah.]
Direktur eksekutif: [Diterima. Poin-poin utama.]
5. Usulan dan ketetapan
Usulan 1: Ditetapkan, bahwa [kalimat persisnya].
Diusulkan oleh: [Nama] Didukung oleh: [Nama]
Setuju: [0] Menolak: [0] Abstain: [0] Hasil: [Diterima / Ditolak]
6. Daftar tindak lanjut
[Tindakan] | Penanggung Jawab: [Nama] | Tenggat: [Tanggal]
7. Penutupan
Rapat ditutup pada pukul [waktu]. Rapat berikutnya: [tanggal].
Didokumentasikan pada: [tanggal, untuk kepatuhan batas waktu Formulir 990 jika berlaku]
Sekretaris: ____________ Tanggal disetujui oleh dewan: ________Notula Rapat Komite [Audit / Keuangan / Tata Kelola]
dari Dewan [Nama resmi perusahaan]
Draf: belum final hingga disetujui oleh komite
Tanggal: [Bulan hari, tahun] Waktu: [00:00] hingga [00:00]
Lokasi: [Alamat atau platform video]
Ketua komite: [Nama] Sekretaris: [Nama]
1. Kehadiran dan kuorum
Anggota yang hadir: [Nama] Tidak hadir: [Nama] Undangan: [Nama, jabatan]
[Jumlah] dari [jumlah] anggota hadir, memenuhi kuorum berdasarkan piagam komite.
2. Pernyataan benturan kepentingan
[Tidak ada yang dinyatakan.] ATAU [Nama] menyatakan benturan kepentingan pada agenda [nomor].
3. Pengesahan notula sebelumnya
Notula tanggal [tanggal] disetujui [sesuai edaran / setelah perbaikan].
4. Hal-hal yang dipertimbangkan
[Agenda]: [Poin-poin utama dan alasan garis besar atas hasilnya.]
5. Keputusan dan rekomendasi
Agenda: [Kalimat persisnya]
Hasil: [Diputuskan oleh komite / Direkomendasikan kepada dewan]
Diusulkan oleh: [Nama] Didukung oleh: [Nama] Suara: [Setuju / Menolak / Abstain]
6. Laporan kepada dewan
Ketua komite akan melaporkan agenda [nomor] pada rapat dewan tanggal [tanggal].
7. Daftar tindak lanjut
[Tindakan] | Penanggung Jawab: [Nama] | Tenggat: [Tanggal]
Ketua komite: ____________ Tanggal disetujui: ________Jenis rapat dewan lainnya memerlukan perubahan yang lebih kecil:
| Jenis rapat | Hal yang perlu diubah |
|---|---|
| Dewan penasihat | Gunakan versi komite dan catat rekomendasi saja. Dewan penasihat biasanya tidak memiliki wewenang untuk mengikat perusahaan secara hukum. |
| Rapat luar biasa | Nyatakan tujuan dan tanggal pemberitahuan di bagian 2. Periksa apakah anggaran rumah tangga Anda membatasi rapat hanya pada agenda yang diberitahukan. |
| Keputusan tanpa rapat | Ganti notula dengan persetujuan tertulis yang ditandatangani oleh direktur yang disyaratkan, dan simpan bersama buku notula. |
| Rapat umum tahunan | Catat kehadiran dan perolehan suara berdasarkan anggota atau saham, termasuk kuasa (proxy). |
Contoh Notula Rapat Dewan Direksi
Semua hal dalam contoh ini adalah fiktif: perusahaan, orang-orang, dan angka-angkanya. Ini menunjukkan betapa ringkasnya sebuah notula yang baik.
Notula lengkap: Sample Manufacturing, Inc.
Notula Rapat Rutin Dewan Direksi
Sample Manufacturing, Inc.
Tanggal: 12 Maret 2026 Waktu: 14.00 hingga 15.40 ET
Lokasi: Ruang rapat kantor pusat, dan melalui video
Pemberitahuan diberikan: 2 Maret 2026
Ketua: J. Okafor Sekretaris rapat: L. Brandt
1. Kehadiran
Hadir langsung: J. Okafor, M. Lindqvist, R. Alvarez
Hadir daring: T. Nguyen, S. Patel
Tidak hadir: tidak ada
Turut hadir atas undangan: D. Marsh, CFO, hanya untuk agenda 5 dan 6
2. Pembukaan rapat dan kuorum
Ketua membuka rapat pada pukul 14.00. Lima dari lima
direktur hadir, yang memenuhi kuorum berdasarkan Pasal 3.4 dari
anggaran rumah tangga. Pemberitahuan rapat telah diberikan pada 2 Maret 2026.
3. Pernyataan benturan kepentingan
S. Patel menyatakan adanya benturan kepentingan pada usulan 2 sebagai salah
satu pemilik pihak penyewa properti, meninggalkan rapat untuk agenda tersebut
dan tidak memberikan suara.
4. Pengesahan notula sebelumnya
Notula rapat yang diselenggarakan pada 11 Desember 2025 disetujui
sesuai edaran melalui pemungutan suara yang dicatat di bagian 6.
5. Laporan yang diterima
Laporan keuangan Q4, disampaikan oleh D. Marsh: Diterima. Dewan meminta
agar analisis umur piutang ditambahkan ke dalam laporan-laporan mendatang.
6. Usulan dan ketetapan
Usulan 1: Ditetapkan, bahwa notula rapat yang diselenggarakan pada
11 Desember 2025 disetujui.
Diusulkan oleh: M. Lindqvist Didukung oleh: R. Alvarez
Setuju: 5 Menolak: 0 Abstain: 0 Hasil: Diterima
Usulan 2: Ditetapkan, bahwa Perusahaan dapat menyewa gudang di
200 Example Road selama lima tahun berdasarkan ketentuan yang diajukan
dalam rapat ini, dan bahwa CEO berwenang menandatangani perjanjian sewa.
Diusulkan oleh: R. Alvarez Didukung oleh: T. Nguyen
Setuju: 4 Menolak: 0 Abstain: 0 Hasil: Diterima
Pengunduran diri dari pemungutan suara: S. Patel
7. Hal-hal lain yang dipertimbangkan
Pembaruan asuransi siber: Dewan mempertimbangkan dua penawaran harga dan
kenaikan premi. Dewan ingin membandingkan tingkat retensi risiko sebelum
memilih, sehingga tidak ada keputusan yang diambil.
8. Sesi eksekutif
Tidak diadakan.
9. Daftar tindak lanjut
Tambahkan analisis umur piutang ke laporan keuangan | Penanggung Jawab: D. Marsh | Tenggat: 30 April
Bawakan perbandingan retensi ke rapat berikutnya | Penanggung Jawab: D. Marsh | Tenggat: 1 Juni
10. Rapat berikutnya dan penutupan
Rapat berikutnya akan diselenggarakan pada 11 Juni 2026 pukul 14.00. Karena
tidak ada pembahasan lain, Ketua menutup rapat pada pukul 15.40.Hal yang Harus Dicantumkan dalam Notula Rapat Dewan
Setiap notula memerlukan delapan bagian di bawah ini. Urutannya bisa berubah, tetapi melewatkan salah satunya dapat menimbulkan masalah ketika seseorang memeriksa arsip tersebut di kemudian hari.
| Bagian notula | Hal yang perlu ditulis |
|---|---|
| Detail rapat | Nama resmi perusahaan, jenis rapat, tanggal, waktu mulai dan selesai, tempat atau platform video. |
| Kehadiran dan kuorum | Siapa saja yang hadir, bagaimana cara mereka hadir, siapa yang tidak hadir, dan pasal anggaran rumah tangga yang menetapkan kuorum. |
| Benturan kepentingan | Siapa yang menyatakannya, pada agenda apa, dan apakah mereka meninggalkan ruangan serta tidak memberikan suara (abstain). |
| Notula sebelumnya | Tanggal notula yang disetujui, dan apakah disetujui sesuai edaran atau setelah perbaikan. |
| Laporan | Bahwa laporan telah diterima, disertai satu atau dua baris tentang hal apa pun yang diminta oleh dewan. |
| Usulan dan pemungutan suara | Rumusan persisnya, pengusul, pendukung, perolehan suara, dan hasilnya. |
| Daftar tindak lanjut | Setiap tindakan, satu nama penanggung jawab, dan tenggat waktu. |
| Kolom tanda tangan | Ruang bagi sekretaris dan ketua untuk menandatangani, serta tanggal disetujuinya notula oleh dewan. |
Format ini ditujukan untuk rapat tata kelola formal. Rapat staf, proyek, dan klien membutuhkan pencatatan yang jauh lebih sederhana, dan panduan kami mengenai berbagai jenis rapat bisnis menjelaskan tujuan dari masing-masing jenis rapat.
Cara Mencatat Notula Rapat Dewan
Sebagian besar pekerjaan berlangsung sebelum dan sesudah rapat. Di dalam ruangan, satu-satunya tugas Anda adalah mencatat apa yang tidak dapat direkonstruksi kemudian: kalimat rumusan usulan secara persis, pemungutan suara, serta waktu kedatangan dan kepergian peserta.
- Isi tajuk (header), daftar kehadiran, dan usulan apa pun yang telah dirancang dalam berkas rapat (board pack).
- Selama rapat, catat usulan kata demi kata, beserta pengusul, pendukung, perolehan suara, serta kedatangan atau kepergian peserta.
- Tulis draf dalam beberapa hari, selagi Anda masih mengingat alasan di balik keputusan yang diambil.
- Kirimkan kepada ketua terlebih dahulu, serta kepada penasihat hukum jika rapat menyinggung perselisihan, investigasi, atau benturan kepentingan.
- Edarkan kepada para direktur, ditandai sebagai draf.
- Sahkan pada rapat berikutnya dan catat perbaikan apa pun.
- Tandatangani, arsipkan ke dalam buku notula, dan kelola catatan serta draf sesuai kebijakan retensi dokumen Anda.
Notula yang disetujui bisa memakan waktu berbulan-bulan jika dewan hanya rapat setiap kuartal. Jika para manajer memerlukan tindak lanjut mereka lebih cepat, kirimkan memo rapat singkat yang memuat keputusan dan penanggung jawabnya dan biarkan proses notula formal berjalan sesuai jadwalnya sendiri. Menurut Robert’s Rules, perbaikan langsung dimasukkan ke dalam teks dan notula berikutnya hanya mencatat bahwa notula terdahulu telah disetujui “setelah perbaikan.”
Berapa Banyak Diskusi yang Perlu Dicatat
Panduan yang dipublikasikan memiliki perbedaan pendapat mengenai hal ini, jadi Anda harus menentukan pilihan.
Catat hanya apa yang telah dilakukan
Robert's Rules bersikap tegas: "Notula adalah catatan tentang apa yang telah dilakukan dalam rapat, bukan catatan tentang apa yang dikatakan." Dengan pendekatan ini, bagian 7 dari templat korporat sebagian besar ditiadakan.
Tambahkan poin-poin utama dan alasan
Australian Institute of Company Directors sepakat bahwa notula bukanlah sebuah transkrip, tetapi panduan notula rapat dewan menyatakan bahwa disarankan untuk mencantumkan "poin-poin penting dari diskusi dan alasan garis besar dari keputusan yang diambil."
Kami merancang templat berdasarkan pandangan kedua untuk dewan komisaris atau direksi perusahaan. Jika sebuah keputusan dipersoalkan dua tahun dari sekarang, satu baris kalimat yang menunjukkan bahwa dewan telah meninjau dua penawaran dan menginginkan perbandingan akan jauh lebih berguna daripada sekadar hasil akhir saja. Jika anggaran rumah tangga Anda menerapkan Robert’s Rules, ikutilah aturan tersebut dan buat bagian 7 sangat singkat.
Praktik Terbaik Notula Rapat Dewan
Berikut adalah aspek-aspek di mana notula rapat dewan paling sering keliru, dan apa yang harus dilakukan sebagai gantinya.
Tulis mosi kata demi kata
Catat susunan kata final yang dilakukan pemungutan suara, termasuk amendemen yang dibuat di dalam ruangan rapat. Mintalah pengusul mosi untuk menyerahkan teksnya atau membacakannya secara perlahan, karena resolusi yang diparafrasakan mungkin tidak mencerminkan kewenangan yang dimaksudkan oleh dewan.
Catat jumlah suara, dan nama hanya jika diperlukan
Jumlah suara sudah cukup bagi sebagian besar dewan. Cantumkan nama masing-masing anggota dewan ketika dewan melakukan pemungutan suara per orang (roll call), ketika seseorang mengundurkan diri dari pembahasan (recuse), atau ketika seorang anggota dewan meminta pendapat bedanya (dissent) untuk dicatat.
Tunjukkan bagaimana konflik kepentingan ditangani
Nyatakan bahwa anggota dewan tersebut telah menyatakan adanya benturan kepentingan, meninggalkan ruangan, dan tidak ikut memberikan suara, jika ketiganya memang terjadi. Kemudian pastikan perhitungan jumlah suaranya sesuai tanpa kehadiran orang tersebut, seperti yang terdapat pada mosi 2 dalam contoh.
Periksa kembali kuorum ketika ada peserta yang meninggalkan rapat
Kuorum pada awal rapat tidak berlaku tetap untuk keseluruhan rapat. Ketika ada anggota dewan yang keluar, periksa anggaran rumah tangga Anda untuk memastikan apakah rapat masih berwenang mengambil tindakan, dan catat kepulangan tersebut di dalam notula.
Rujuk laporan alih-alih meringkasnya
Catat bahwa laporan telah diterima, lalu lampirkan atau buat referensi ke laporan tersebut. Dokumen keuangan setebal 30 halaman tidak sepatutnya dimasukkan ke dalam notula.
Singkirkan perincian siapa yang berbicara apa
Percakapan sampingan, lelucon, ucapan yang tertuju pada salah satu anggota dewan, dan pandangan pribadi Anda mengenai jalannya rapat semuanya tidak boleh dimasukkan.
Persyaratan Hukum Berdasarkan Negara
Aturannya bergantung pada di mana perusahaan didaftarkan dan jenis badan usahanya. Kami memeriksa keempat aturan ini terhadap sumber resminya pada 9 November 2026.
| Wilayah | Isi aturan | Sumber |
|---|---|---|
| Korporasi Delaware | Satu orang pejabat wajib mencatat jalannya rapat pemegang saham dan direksi dalam buku yang khusus disimpan untuk tujuan tersebut. Persetujuan tertulis yang dibuat sebagai pengganti rapat disimpan bersama dengan notula. | DGCL 142(a) dan 141(f) |
| Perusahaan Inggris (UK) | Notula dari seluruh proses dalam rapat direksi harus dicatat dan disimpan selama minimal sepuluh tahun sejak tanggal rapat. Kelalaian dalam melakukan hal ini merupakan pelanggaran hukum bagi setiap pejabat yang bersangkutan. | Companies Act 2006, s 248 |
| Perusahaan Australia | Proses dan resolusi rapat direksi dimasukkan ke dalam buku notula dalam waktu satu bulan. Notula harus ditandatangani dalam jangka waktu yang wajar setelah rapat berakhir. | Corporations Act 2001, s 251A |
| Organisasi nirlaba AS yang mengajukan Formulir 990 | Formulir 990 menanyakan apakah setiap rapat badan pengelola dan komite telah didokumentasikan pada saat itu. IRS menganggapnya kontemporer jika diselesaikan paling lambat pada rapat berikutnya atau 60 hari setelah rapat berlangsung. | Petunjuk Formulir 990, Bagian VI, baris 8 |
Haruskah Anda Merekam Rapat?
Putuskan hal ini bersama dewan, secara tertulis, sebelum siapa pun menekan tombol rekam.
Alasannya adalah diskusi-diskusi penting bisa beralih ke luar forum resmi dan rekaman yang bocor dapat merugikan perusahaan. Panduan tersebut juga menekankan bahwa meskipun rekaman tersedia, notula tetap menjadi catatan hukum yang sah secara formal.
Kami menjual perangkat lunak perekaman, jadi silakan pertimbangkan hal itu sesuka Anda, tetapi kekhawatiran tersebut memang sangat beralasan. Jika dewan Anda mengizinkan perekaman, sepakatilah siapa saja yang dapat mengakses fail tersebut, berapa lama fail disimpan, dan kapan fail harus dihapus. Tanyakan kepada konsultan hukum mengenai aturan persetujuan (consent) dan apakah rekaman yang disimpan dapat diminta dalam proses sengketa hukum. Catatan kami tentang perekaman rapat yang etis dan privasi transkripsi AI di tempat kerja membahas pertanyaan-pertanyaan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
Dari Rekaman ke Draf Notula
Terdapat dua cara untuk menggunakan ScreenApp di sini, dan cara kedua sama sekali tidak merekam jalannya rapat dewan.
Jika dewan Anda setuju untuk merekam
Unggah fail ke generator notula rapat. Anda akan mendapatkan transkrip lengkap dengan identifikasi pembicara, dan Anda dapat klik label pembicara untuk mengganti namanya, mencocokkannya dengan anggota tim, atau menetapkan ulang satu segmen.
Jika dewan Anda tidak merekam
Diktekan memo suara untuk catatan rapat AI langsung setelah rapat saat ingatan masih segar: setiap agenda, apa yang diputuskan, dan siapa penanggung jawab masing-masing hal. Panduan kami tentang mentranskripsikan memo suara mencakup langkah-langkah untuk iPhone.
Jika Anda sudah memiliki teksnya, tempelkan teks tersebut ke transkrip ke notula rapat sebagai gantinya.
Hasil Notula Rapat memberi Anda item tindakan dengan pemilik dan tenggat waktu, dan keputusan yang dicantumkan secara terpisah. Anda dapat mengekspor draf tersebut sebagai Markdown, TXT, PDF, DOCX, dan PPTX. ScreenApp telah diaudit SOC 2 Tipe 2 dan menggunakan enkripsi AES-256 saat data tersimpan (at rest), hal yang kemungkinan besar akan ditanyakan oleh tim IT atau tim hukum Anda. No credit card required untuk mencobanya.
FAQ
Apa saja yang harus dicantumkan dalam risalah rapat dewan?
Minimal: nama perusahaan, tanggal, waktu dan tempat, siapa saja yang hadir, konfirmasi kuorum, setiap konflik kepentingan yang dinyatakan, kata-kata persis dari setiap usulan (motion) beserta pengusul, penyokong, dan hasilnya, tindak lanjut yang ditugaskan, serta kolom tanda tangan. Templat di atas memiliki bagian untuk masing-masing hal tersebut.
Siapa yang mencatat risalah dalam rapat dewan?
Biasanya sekretaris perusahaan atau sekretaris dewan, atau seseorang yang ditunjuk oleh ketua untuk rapat tersebut. Di Delaware, undang-undang menyatakan bahwa salah satu pejabat eksekutif (officer) memiliki kewajiban tersebut, jadi jika orang lain yang mencatat, seorang pejabat eksekutif tetap harus bertanggung jawab atas catatan finalnya.
Bagaimana cara mendokumentasikan sesi eksekutif dalam risalah?
Catat bahwa dewan memasuki sesi eksekutif, waktu mulai dan selesai, siapa saja yang tetap berada di dalam ruangan, dan keputusan apa pun yang dibuat. Jangan sertakan pembahasan itu sendiri. Buat bagian ini singkat dengan sengaja, seperti yang tertulis pada bagian 8 dari templat perusahaan.
Apakah risalah rapat dewan harus ditandatangani?
Di Australia, pasal 251A mewajibkan penandatanganan dalam jangka waktu yang wajar setelah rapat. Di tempat lain, hal ini sering kali berasal dari anggaran rumah tangga (bylaws) atau dari praktik dewan. Standar amannya adalah sekretaris dan ketua menandatanganinya setelah dewan menyetujuinya.
Berapa lama risalah rapat dewan harus disimpan?
Perusahaan di Inggris harus menyimpannya setidaknya selama sepuluh tahun. Sebaiknya simpan selama perusahaan masih berdiri, karena risalah tersebut merupakan bukti atas apa yang diotorisasi oleh dewan. Periksa yurisdiksi Anda dan kebijakan retensi dokumen Anda.
Apa perbedaan antara catatan rapat dewan (board notes) dan risalah rapat dewan (board minutes)?
Catatan adalah bahan kerja sekretaris dari dalam ruangan rapat. Risalah adalah dokumen yang telah disetujui yang menjadi catatan resmi. Setelah risalah disetujui, ikuti kebijakan retensi dokumen Anda untuk catatan dan draf, dan tanyakan kepada penasihat hukum jika Anda merasa ragu.
Bisakah AI menulis risalah rapat dewan?
AI dapat menghasilkan draf pertama dari transkrip atau catatan. AI tidak dapat memutuskan apa saja yang layak dimasukkan ke dalam catatan resmi, dan AI dapat mengubah rincian susunan kata yang tepat dari suatu usulan. Perlakukan apa pun yang ditulisnya sebagai draf untuk ditinjau kembali oleh sekretaris dan ketua berdasarkan apa yang sebenarnya terjadi.
Apa perbedaan antara risalah dewan dan transkrip?
Transkrip mencatat setiap kata yang diucapkan. Risalah mencatat keputusan-keputusan, dan untuk dewan perusahaan, poin-poin utama serta alasan umum di baliknya. Risalah adalah catatan formal, dan transkrip tidak boleh diarsipkan sebagai penggantinya.
