Die 12 besten Software-Plattformen für HR-Teams zum Mitarbeiter-Onboarding
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Manuelles Onboarding funktioniert für die ersten paar Einstellungen gut. Jemand schickt ein PDF per E-Mail, führt die neue Person durch den Badge-Prozess und beantwortet eine Woche lang die gleichen Fragen in Slack. Es hört auf zu funktionieren, sobald ein HR-Team fünf Onboardings pro Monat in zwei Zeitzonen durchführt: Papierkram wird übersehen, IT-Konten werden spät bereitgestellt, und niemand kann feststellen, welche neuen Mitarbeiter ihre Schulung tatsächlich abgeschlossen haben, bis der Manager drei Wochen später nachfragt.
Diese Lücke soll durch Onboarding-Software geschlossen werden, obwohl “Onboarding-Software” eine größere Produktpalette abdeckt, als der Name vermuten lässt. Einige Tools sind vollständige HRIS-Plattformen mit integriertem Onboarding. Andere sind dedizierte Tools für den Onboarding-Prozess, die an ein separates Gehaltsabrechnungssystem übergeben. Wieder andere sind Schulungs- und Wissensübertragungsplattformen ohne jegliche HR-Aufzeichnungen. Dieser Leitfaden trennt diese Kategorien, anstatt alle 12 Plattformen als austauschbar zu behandeln, und bewertet jede einzelne anhand eines konsistenten Kriteriensatzes, der Preboarding, Workflow-Automatisierung, Schulung, Integrationen und Preistransparenz abdeckt.
Die Kurzfassung: Die beste Software für das Mitarbeiter-Onboarding hängt davon ab, ob Ihre Priorität Papierkram, Compliance, globale Einstellung, IT-Bereitstellung, Schulung oder Mitarbeitererfahrung ist. BambooHR eignet sich für Standard-HR-Onboarding und Mitarbeiterdaten, Rippling für kombinierte HR- und IT-Automatisierung, Deel für das Onboarding globaler und verteilter Teams und Trainual für rollenspezifische Schulungen und Wissenstransfer. Keine der unten genannten Plattformen ist als “beste Gesamt” gekennzeichnet, da die Bewertung wirklich davon abhängt, welches dieser Probleme Sie haben.
Weiterführende Lektüre: Wenn Video bereits Teil Ihres Onboarding-Prozesses ist, behandelt unser Leitfaden zur Steigerung des Onboarding- und Schulungserfolgs mit Bildschirmaufnahme-Tools diesen Workflow ausführlicher.
Die beste Software für das Mitarbeiter-Onboarding auf einen Blick
| Plattform | Am besten für | Unternehmensgröße | Lohnbuchhaltung/HRIS | Kostenlose Testversion | Haupteinschränkung |
|---|---|---|---|---|---|
| BambooHR | HR-Papierkram und Mitarbeiterdaten | Klein bis mittel | Ja (HRIS) | Nur Demo | Angebotsbasierte Preise, Mindestmonatsgebühr |
| Rippling | HR- und IT-Onboarding-Automatisierung | Klein bis Großunternehmen | Ja (HRIS + Lohnbuchhaltung) | Nur Demo | Endpreis hängt stark von den gebündelten Modulen ab |
| Deel | Globales und verteiltes Onboarding | Klein bis Großunternehmen | Ja (EOR + Auftragnehmer) | Nur Demo | Employer-of-Record-Pläne pro Mitarbeiter bepreist, kann bei Skalierung kostspielig sein |
| Trainual | Rollenbasierte Schulungen und SOPs | Klein bis mittel | Nein | Ja | Kein Aufzeichnungssystem für HR oder Lohnbuchhaltung |
| WorkBright | Mobiler Papierkram und Compliance | Klein bis mittel | Nein (integriert sich mit Lohnbuchhaltung) | Nur Demo | Mehrere Planstufen können die Preisgestaltung verwirrend machen |
| Enboarder | Personalisierte Onboarding-Journeys | Mittel bis Großunternehmen | Nein | Nur Demo | Kein eigenständiges System für Papierkram oder Aufzeichnungen |
| HiBob | Wachsende und mittelständische Unternehmen | Mittel | Ja (HRIS) | Nur Demo | Preise pro Mitarbeiter skalieren schnell mit der Mitarbeiterzahl |
| Gusto | Kleine Unternehmen, die ein lohnbuchhaltungsgeführtes Onboarding benötigen | Kleines Unternehmen | Ja (Lohnbuchhaltung zuerst) | Nur Demo | Onboarding-Funktionen sind zweitrangig gegenüber der Lohnbuchhaltung |
| Paylocity | Mittelständische Organisationen, die HR, Lohnbuchhaltung und Schulung benötigen | Mittel bis Großunternehmen | Ja (HCM) | Nur Demo | Angebotsbasiert, Implementierung kann Wochen dauern |
| Leapsome | Onboarding kombiniert mit Lernen und Leistung | Mittel bis Großunternehmen | Nein | Nur Demo | Kein System für Lohnbuchhaltung oder Aufzeichnungen |
| Workday | Großunternehmen | Großunternehmen | Ja (HCM) | Nur Demo | Enterprise-Preise und lange Implementierungszeiten |
| ScreenApp | Onboarding-Videos und durchsuchbares Wissen | Beliebige Größe | Nein (ergänzendes Tool) | Ja | Keine HRIS-, Lohnbuchhaltungs- oder Compliance-Plattform |
Zuletzt überprüft am: Juli 2026. Die meisten Anbieter auf dieser Liste verwenden angebotsbasierte oder gestaffelte Preise, die sich ohne Vorankündigung ändern können. Bestätigen Sie daher die aktuellen Zahlen auf der Preisübersichtsseite jedes Anbieters, bevor Sie Ihr Budget planen.
Wie wir die Plattformen bewertet haben
Dieser Vergleich basiert auf öffentlich zugänglicher Produktdokumentation, Anbieter-Preisübersichtsseiten und unabhängigen Bewertungsquellen, nicht auf praktischen Tests jeder kostenpflichtigen Stufe der Plattform. Jede Plattform wurde anhand derselben Kriterien bewertet:
- Preboarding-Fähigkeiten, Kommunikation und Papierkram vor dem ersten Tag
- Workflow-Automatisierung, wie viel des Prozesses ohne manuelle Nachverfolgung abläuft
- Formulare und elektronische Signaturen
- Schulung und Wissenstransfer
- HRIS- und Lohnbuchhaltungsintegration
- IT- und Konto-Bereitstellung
- Unterstützung für Remote- und globales Onboarding
- Mitarbeitererfahrung, wie sich der Prozess aus Sicht des neuen Mitarbeiters anfühlt
- Berichterstattung und Fortschrittsverfolgung
- Einfache Einrichtung
- Preistransparenz
- Skalierbarkeit von einem kleinen Team zu einem größeren
Keine Plattform ist in diesem Leitfaden als “beste Gesamt” gekennzeichnet. Ein Tool, das bei der IT-Bereitstellung und der Lohnbuchhaltungsintegration gut abschneidet (Rippling), löst ein anderes Problem als eines, das bei rollenbasierten Schulungen gut abschneidet (Trainual), und diese auf einer einzigen Skala gegeneinander zu bewerten, würde diesen Unterschied eher verschleiern als klären.
Die besten Software-Plattformen für das Onboarding von Mitarbeitern
1. BambooHR - Am besten für HR-Dokumente und Mitarbeiterakten
BambooHR kombiniert Mitarbeiterakten, Zeiterfassung, Leistungsbeurteilungen und die Verwaltung von Sozialleistungen in einer Plattform, wobei das Onboarding auf Vorlagen-Workflows, E-Signatur-Dokumenten und Fortschrittsverfolgung basiert, sodass ein HR-Administrator genau sehen kann, wo die Checkliste jedes neuen Mitarbeiters steht.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Einstellungsunterlagen mit E-Signaturen, Aufgaben- und Workflow-Vorlagen nach Rolle, Self-Onboarding-Portal für neue Mitarbeiter, Erstellung von Mitarbeiterakten direkt im Onboarding-Prozess.
Was es anders macht: Das Onboarding von BambooHR ist in einem vollständigen HRIS integriert und nicht als Zusatzmodul, sodass während des Onboardings ausgefüllte Unterlagen ohne erneute Eingabe zum dauerhaften Mitarbeiterdatensatz werden.
Preise: Schätzungen Dritter beziffern Core auf etwa 10 $/Mitarbeiter/Monat, Pro auf etwa 17 $ und Elite auf etwa 25 $, mit einer gemeldeten Mindestmonatsgebühr für kleine Teams und einer Implementierungsgebühr von 5 bis 15 Prozent des Vertrags für das erste Jahr. BambooHR veröffentlicht keine genauen Preise; holen Sie direkt ein Angebot ein.
Vorteile: Starke Grundlage für Mitarbeiterakten, übersichtliches Self-Service-Portal, gut etabliertes Integrations-Ökosystem.
Einschränkungen: Angebotsbasierte Preisgestaltung erschwert die Budgetplanung im Voraus, die gemeldete Mindestmonatsgebühr kann es für sehr kleine Teams teuer machen, die Schulungsfunktionen sind im Vergleich zu einem dedizierten LMS grundlegend.
Am besten für: HR-Teams, die Onboarding-Dokumente und Mitarbeiterakten im selben System verwalten möchten.
Nicht ideal für: Teams, die umfassende rollenbasierte Schulungsinhalte oder die Handhabung globaler Compliance benötigen.
Endgültiges Fazit: Eine solide, gut bewertete Standardlösung für das HR-Onboarding, insbesondere für Teams, die dieselbe Plattform für die laufende HR-Datenpflege nutzen werden.
2. Rippling - Am besten für HR- und IT-Onboarding-Automatisierung
Rippling automatisiert die Teile des Onboardings, die normalerweise ein separates IT-Ticket erfordern: Wenn ein neuer Mitarbeiter ein Angebot annimmt, kann Rippling eine Laptop-Bestellung auslösen, Konten (Google Workspace, Slack und andere) bereitstellen, Softwarelizenzen zuweisen und rollenbasierte Berechtigungen festlegen, zusammen mit den standardmäßigen HR-Onboarding-Aufgaben.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Automatisierte Gerätebestellung und -bereitstellung, vereinheitlichte HR- und IT-Workflow-Auslöser, rollenbasierte Zugriffsautomatisierung, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungsregistrierung, die an denselben Onboarding-Flow gebunden sind.
Was es anders macht: Rippling ist die einzige Plattform auf dieser Liste, die speziell darauf ausgelegt ist, HR-Onboarding mit der Bereitstellung von IT-Konten und Geräten in einem einzigen automatisierten Workflow zu verschmelzen.
Preise: Beginnt bei etwa 8 $/Benutzer/Monat für einen Basisplan, aber die tatsächlichen Kosten hängen stark davon ab, welche Module gebündelt sind (HR, IT, Gehaltsabrechnung, Geräteverwaltung). Rippling veröffentlicht keine vollständige Preisliste; fordern Sie ein Angebot an.
Vorteile: Wirklich einzigartige IT-Bereitstellungsautomatisierung, einheitliches System für HR- und Geräteverwaltung, starke Automatisierung auch für Rollenänderungen und Offboarding.
Einschränkungen: Die endgültige Preisgestaltung ist undurchsichtig, bis ein Verkaufsgespräch stattfindet, mehr Infrastruktur, als ein kleines Team möglicherweise benötigt, wenn die IT-Bereitstellung kein Problem darstellt.
Am besten für: Unternehmen, die im Rahmen des Onboardings Hardware- und Softwarekonten vergeben und dies parallel zu HR-Aufgaben automatisieren möchten.
Nicht ideal für: Sehr kleine Teams ohne IT-Bereitstellungskomplexität, die gelöst werden muss.
Endgültiges Fazit: Die klarste Wahl, wenn die IT-Bereitstellung und nicht nur der Papierkram der Engpass beim Onboarding ist.
3. Deel - Am besten für globales und verteiltes Onboarding
Deel wickelt konformes Onboarding in mehr als 150 Ländern ab, erstellt lokalisierte, rechtlich bindende Verträge für Angestellte und Auftragnehmer und ermöglicht es Teams, den Prozess direkt über Slack zu verwalten, um ein gesprächigeres Onboarding-Erlebnis zu schaffen.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Lokalisierte Vertragserstellung nach Land, separate EOR- (Employer of Record) und Auftragnehmer-Onboarding-Module, Slack-basierter Onboarding-Workflow, Compliance-Handhabung für grenzüberschreitende Einstellungen.
Was es anders macht: Deel ist um die Compliance-Komplexität grenzüberschreitender Einstellungen herum aufgebaut, ein Problem, das die meisten Onboarding-Plattformen auf dieser Liste überhaupt nicht zu lösen versuchen.
Preise: EOR-Pläne beginnen bei etwa 599 $/Mitarbeiter/Monat; Auftragnehmer-Pläne beginnen bei etwa 49 $/Auftragnehmer/Monat. Deels eigene Bewertungsdaten zeigen besonders gute Noten für Onboarding-Benachrichtigungen. Bestätigen Sie die aktuellen Stufen direkt, da die EOR-Preise je nach Land variieren.
Vorteile: Echte grenzüberschreitende Compliance-Handhabung, modulare Preisgestaltung nach Einstellungstyp, hohe Benutzerzufriedenheit mit Onboarding-Benachrichtigungen.
Einschränkungen: EOR-Preise können bei größerem Umfang teuer werden, Module werden separat erworben statt in einem Pauschalplan gebündelt.
Am besten für: Unternehmen, die Mitarbeiter oder Auftragnehmer in mehreren Ländern einstellen und eine automatische Abwicklung konformer Dokumente benötigen.
Nicht ideal für: Teams in einem einzelnen Land ohne grenzüberschreitende Einstellungsbedürfnisse, bei denen die Compliance-Funktionen Kosten verursachen, ohne einen Mehrwert zu bieten.
Endgültiges Fazit: Die stärkste Option hier für Onboarding, das gleichzeitig die Arbeitsgesetze mehrerer Länder erfüllen muss.
4. Trainual - Am besten für rollenbasiertes Training und Wissenstransfer
Trainual wurde für das Problem entwickelt, das nach dem Papierkram auftritt: Ein neuer Mitarbeiter hat eine Personalakte und einen Ausweis, weiß aber noch nicht, wie er die Arbeit tatsächlich ausführen soll. Es dokumentiert Prozesse, SOPs und rollenspezifische Schulungsinhalte und verfolgt dann, wer was abgeschlossen hat.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Rollenbasierte Schulungspfade, eingebettete SOP- und Prozessdokumentation, Abschlussverfolgung und Quizze, Organigramm verknüpft mit Schulungsaufgaben.
Was es anders macht: Trainual ist explizit ein Schulungs- und Dokumentationstool, kein HR-Datensystem, was es zu einer üblichen Kombination mit einem separaten HRIS macht, anstatt es zu ersetzen.
Preise: Beginnt bei 99 $/Monat (Pro-Plan, jährlich abgerechnet), mit einem Premium-Plan um 149 $/Monat, zuzüglich einer einmaligen Implementierungsgebühr von 1.000 $.
Vorteile: Klare, veröffentlichte Preisgestaltung, starker Fokus auf die tatsächliche Inhaltslücke "Wie mache ich diesen Job?", funktioniert gut als Wissensdatenbank über das reine Onboarding hinaus.
Einschränkungen: Kein System zur Speicherung von HR- oder Gehaltsabrechnungsdaten, einmalige Implementierungsgebühr erhöht die Anfangskosten, muss für Papierkram und Akten mit einem HRIS gekoppelt werden.
Am besten für: Teams, deren Onboarding-Problem Schulung und Prozessdokumentation ist und nicht Papierkram oder IT.
Nicht ideal für: Teams, die eine einzige All-in-One-HR-Plattform suchen.
Endgültiges Fazit: Die stärkste Wahl speziell für rollenbasiertes Training und SOP-gesteuerte Onboarding-Inhalte.
5. WorkBright - Am besten für mobile Dokumente und Compliance
WorkBright konzentriert sich auf die compliance-lastigen Teile des Onboarding-Papierkrams: remote I-9-Verifizierung, E-Verify, mobiles Ausfüllen von Formularen und prüfungsreife Zeitstempel, ausgerichtet auf Branchen mit verteilten, oft stundenweisen Arbeitskräften wie Gesundheitswesen, Landwirtschaft und Gastgewerbe.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Remote I-9- und E-Verify-Verarbeitung, Mobile-First-Formularausfüllung, E-Signaturen, Ablaufverfolgung und Prüf-Zeitstempel für Compliance-Dokumente.
Was es anders macht: WorkBright ist speziell auf die Remote-I-9-Compliance ausgelegt, ein enges, aber wirklich schwieriges Problem für verteilte oder saisonale Arbeitskräfte, das die meisten allgemeinen Onboarding-Tools schlecht lösen.
Preise: Smart I-9 Starter um 9,50 $/Benutzer/Monat (bis zu 5 Administratoren), Growth um 15,99 $, Premium um 19,99 $; HR-Onboarding-Stufen reichen je nach Plan von etwa 16,99 $ bis 29,99 $/Monat.
Vorteile: Veröffentlichte, gestaffelte Preise, starke Handhabung der Remote-Compliance, Mobile-First-Design passt zu Frontline- und verteilten Mitarbeitern.
Einschränkungen: Mehrere sich überschneidende Planstufen können verwirrend zu vergleichen sein, kein eigenständiges Gehaltsabrechnungs- oder vollständiges HRIS-System.
Am besten für: Organisationen, die verteilte, remote oder stundenweise Mitarbeiter onboarden, die konformen Papierkram ohne persönlichen Besuch erledigen müssen.
Nicht ideal für: Vollständig im Büro arbeitende Teams ohne Remote-I-9-Komplexität.
Endgültiges Fazit: Die klarste Wahl, wenn remote Compliance-Dokumente und nicht Schulung oder IT der eigentliche Engpass sind.
6. Enboarder - Am besten für personalisierte Onboarding-Journeys
Enboarder positioniert sich als Plattform für menschliche Verbindungen statt als Dokumentenverwaltungssystem und orchestriert Story-basierte Onboarding-Journeys, die Manager und Onboarding-Buddys zu bestimmten Zeitpunkten einbeziehen, anstatt dem neuen Mitarbeiter nur eine Checkliste zu liefern.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Journey-Orchestrierung über neue Mitarbeiter, Manager und Buddys hinweg, automatisierte Hinweise, die an bestimmte Onboarding-Momente gebunden sind, Pre-Boarding-Engagement-Sequenzen, Analysen zur Mitarbeitererfahrung.
Was es anders macht: Das Kernprodukt von Enboarder ist die Orchestrierung dessen, wer was wann während der Onboarding-Journey tut, nicht der darunterliegende Papierkram oder die Aufzeichnungen.
Preise: Angebotsbasiert; Enboarder veröffentlicht keine gestaffelten Self-Service-Preise.
Vorteile: Wirklich differenzierter Fokus auf die menschliche und erfahrungsbasierte Seite des Onboardings, starkes Pre-Boarding-Engagement-Design, nützlich zur Reduzierung der Angst neuer Mitarbeiter vor dem ersten Tag.
Einschränkungen: Angebotsbasierte Preisgestaltung ohne öffentliche Stufen, kein eigenständiges System für Papierkram, Aufzeichnungen oder Compliance.
Am besten für: Mittlere bis große Unternehmen, die bereits HR- und Gehaltsabrechnungssysteme haben und die Experience-Ebene darüber verbessern möchten.
Nicht ideal für: Kleine Teams, die ein einziges System benötigen, das auch Papierkram und Akten verwaltet.
Endgültiges Fazit: Die stärkste Option für Unternehmen, deren Onboarding-Problem die Mitarbeitererfahrung und nicht die Verwaltung ist.
7. HiBob - Am besten für wachsende und mittelständische Unternehmen
HiBob verbindet das Onboarding mit einer breiteren Mitarbeiter-Lebenszyklus-Plattform, mit personalisierten Einführungsworkflows, die neuen Mitarbeitern ermöglichen, Pronomen, Hobbys und ein kurzes Intro-Video vor ihrem ersten Tag zu teilen, neben den Standard-HRIS-Funktionen.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Personalisierte Intro-Workflows vor dem ersten Tag, Mitarbeiter-Lebenszyklus-Management verknüpft mit dem Onboarding, Kultur- und Peer-Verbindungsfunktionen, standardmäßige HRIS-Datenerfassung.
Was es anders macht: HiBob legt während des Onboardings stärkeren Wert auf Kultur und Peer-Verbindungen als die meisten HRIS-ersten Wettbewerber und behandelt die ersten Wochen als eine Periode des Beziehungsaufbaus und nicht nur als eine administrative.
Preise: Kundenspezifische Preise werden im Allgemeinen im Bereich von 16 bis 25 $/Mitarbeiter/Monat angegeben, was bedeutet, dass ein 25-köpfiges Team ungefähr 400 bis 625 $/Monat zahlt. HiBob veröffentlicht keine genauen Self-Service-Preise.
Vorteile: Starker Fokus auf Kultur und Mitarbeitererfahrung, solide HRIS-Grundlage, Personalisierungsfunktionen, auf die neue Mitarbeiter gut reagieren.
Einschränkungen: Die Preisgestaltung pro Mitarbeiter skaliert schnell mit wachsender Mitarbeiterzahl, kundenspezifische Preise bedeuten keine Self-Service-Budgetierung.
Am besten für: Wachsende oder mittelständische Unternehmen, die Onboarding an ein breiteres HRIS mit einem kulturorientierten Ansatz binden möchten.
Nicht ideal für: Sehr kleine Teams oder Onboarding-Bedürfnisse mit begrenztem Budget.
Endgültiges Fazit: Eine gute Wahl für Unternehmen, die über die früheste Start-up-Phase hinaus sind und Onboarding und Mitarbeiter-Lebenszyklus-Management an einem Ort wünschen.
8. Gusto - Am besten für Kleinunternehmen, die ein lohnabrechnungsbasiertes Onboarding benötigen
Gusto ist primär eine Lohnabrechnungsplattform für Kleinunternehmen, mit Onboarding-Tools, Mitarbeiterprofilen und Berichterstellung, die gebündelt und nicht als Hauptprodukt verkauft werden. Für ein Kleinunternehmen, das vor allem eine korrekte Lohnabrechnung benötigt, ist das Onboarding inklusive.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Grundlegende Onboarding-Checklisten und Erstellung von Mitarbeiterprofilen, Einrichtung der Lohnabrechnung für einen oder mehrere Staaten während des Onboardings, benutzerdefinierte Berichterstellung bei Plus-Tier-Plänen.
Was es anders macht: Gustos Onboarding dient der Unterstützung der Lohnabrechnungseinrichtung und nicht umgekehrt, was es speziell für Kleinunternehmen, bei denen die Lohnabrechnung das primäre Bedürfnis ist, sehr passend macht.
Preise: Der Simple-Plan beginnt bei etwa 40 $/Monat zuzüglich 6 $/Monat pro Person; der Plus-Plan bei etwa 80 $/Monat zuzüglich 12 $/Monat pro Person, einschließlich Lohnabrechnung für mehrere Staaten und erweiterter Onboarding-Tools.
Vorteile: Veröffentlichte, vorhersehbare Preise, starke Lohnabrechnungsgrundlage, gut geeignet für Unternehmen unter 100 Mitarbeitern.
Einschränkungen: Onboarding-Funktionen sind merklich zweitrangig gegenüber der Lohnabrechnung, geringere Tiefe bei Schulung oder IT-Bereitstellung als bei dedizierten Onboarding-Plattformen.
Am besten für: Kleinunternehmen, die Lohnabrechnung und grundlegendes Onboarding in einem erschwinglichen System benötigen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die umfassende Onboarding-Workflow-Automatisierung, Schulung oder globale Einstellungsunterstützung benötigen.
Endgültiges Fazit: Eine vernünftige Wahl, wenn die Lohnabrechnung das Hauptproblem ist und das Onboarding einfach funktional und nicht ausgeklügelt sein muss.
9. Paylocity - Am besten für mittelständische Organisationen, die HR, Lohnabrechnung und Training benötigen
Paylocity ist eine umfassendere HCM-Plattform, bei der das Onboarding ein Modul unter Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Talentmanagement ist. Aktuelle Updates konzentrierten sich auf Compliance-Workflows und darauf, neuen Mitarbeitern das Ausfüllen von I-9-Formularen mit wenigen Klicks zu ermöglichen, anstatt eines langwierigen Papierprozesses.
Wichtige Onboarding-Funktionen: I-9- und Compliance-Workflow-Automatisierung, Selbstplanung von Interviews, integrierte Lohnabrechnung und Sozialleistungsregistrierung, Mitarbeiterstimmen- und Engagement-Tools, die an die umfassendere Plattform gebunden sind.
Was es anders macht: Paylocity bündelt das Onboarding in einer vollständigen HCM-Suite, die auf mittelständische Organisationen abzielt, die HR, Lohnabrechnung und Training unter einem Vertrag wünschen, anstatt zusammengestückelter Punktlösungen.
Preise: Angebotsbasiert; Paylocity veröffentlicht keine Self-Service-Preisstufen.
Vorteile: Breiter HCM-Funktionsumfang über das Onboarding hinaus, laufende Plattforminvestitionen in Compliance-Automatisierung, eine einzige Anbieterbeziehung für HR, Lohnabrechnung und Training.
Einschränkungen: Angebotsbasierte Preisgestaltung erfordert ein Verkaufsgespräch, die Implementierung kann für eine vollständige HCM-Einführung Wochen dauern.
Am besten für: Mittelständische Organisationen, die Onboarding gebündelt mit Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Training in einem einzigen Vertrag wünschen.
Nicht ideal für: Kleine Teams, die nur Onboarding benötigen und für HCM-Funktionalitäten bezahlen würden, die sie nicht nutzen.
Endgültiges Fazit: Eine vernünftige Option für Organisationen, die bereits einen vollständigen HCM-Wechsel in Betracht ziehen, weniger als eigenständiger Onboarding-Kauf.
10. Leapsome - Am besten für Onboarding kombiniert mit Lernen und Leistung
Leapsome kombiniert Onboarding mit Leistungsmanagement und OKR-Verfolgung, wobei die ersten Wochen als Beginn eines kontinuierlichen Leistungs- und Entwicklungszyklus betrachtet werden, anstatt als eigenständige Checkliste, die endet, sobald der Papierkram erledigt ist.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Aufgabenverwaltung für das Onboarding, verknüpft mit Leistungszielen, Zuweisung von Schulungen und Kursen, Self-Service-Onboarding-Portal, anpassbare Einladungs- und Kommunikationsabläufe.
Was es besonders macht: Das Onboarding-Modul von Leapsome ist direkt mit Leistungsbeurteilungen und OKRs verbunden, nützlich für Unternehmen, die die ersten Ziele eines neuen Mitarbeiters im selben System verfolgen möchten, in dem sie später bewertet werden.
Preise: Angebotsbasiert; Leapsome veröffentlicht keine vollständigen Self-Service-Preisstufen.
Vorteile: Echte Kontinuität zwischen Onboarding und fortlaufendem Leistungsmanagement, solide Funktionen zur Zuweisung von Schulungen und Kursen, aktiv gepflegt mit regelmäßigen Plattform-Updates.
Einschränkungen: Kein System für Gehaltsabrechnung oder Personalakten, angebotsbasierte Preise.
Ideal für: Unternehmen, die Onboarding, Schulung und Leistungsmanagement in einem vernetzten System wünschen.
Nicht ideal für: Teams, die ein Onboarding-Tool suchen, das auf Papierkram und Datensätze ausgerichtet ist.
Fazit: Eine ausgezeichnete Wahl speziell für Teams, die Leapsome bereits für das Leistungsmanagement nutzen oder planen, es zu nutzen.
11. Workday - Am besten für große Unternehmen
Workday ist eine Unternehmens-HCM-Software, bei der das Onboarding ein Teil eines viel größeren Systems ist, das Gehaltsabrechnung, Finanzen, Personalplanung und Analysen in großen, oft globalen Organisationen abdeckt.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene, tiefe Integration mit Workdays breiteren HCM- und Finanzmodulen, umfassende Berichts- und Analysefunktionen, globale Compliance-Abwicklung auf Unternehmensebene.
Was es besonders macht: Workday wurde für Organisationen entwickelt, in denen das Onboarding in Finanz-, Personalplanungs- und Analysesysteme integriert werden muss, die kleinere Onboarding-Tools einfach nicht abdecken.
Preise: Unternehmensweit, angebotsbasiert; Workday veröffentlicht keine Preise, und Implementierungen umfassen in der Regel erhebliche professionelle Dienstleistungen.
Vorteile: Bewältigt Onboarding mit echter Unternehmensgröße und -komplexität, tiefe Integration über HR, Finanzen und Personalplanung hinweg, starke Berichts- und Compliance-Fähigkeiten.
Einschränkungen: Unternehmenspreise und Implementierungszeiten machen es für kleine oder mittelgroße Teams unpraktisch, erfordert erhebliche interne Ressourcen zur Konfiguration und Wartung.
Ideal für: Große Unternehmen, die Onboarding in ein breiteres HCM- und Finanzökosystem integrieren müssen.
Nicht ideal für: Kleine Unternehmen oder Teams, die eine schnelle, selbstbedienbare Einrichtung benötigen.
Fazit: Das richtige Tool nur für Organisationen, die bereits Unternehmens-HCM-Software betreiben (oder evaluieren).
12. ScreenApp - Bestes ergänzendes Tool für Onboarding-Videos und durchsuchbares Wissen
ScreenApp ist keine HRIS-, Gehaltsabrechnungs- oder Compliance-Plattform und versucht auch nicht, eine zu sein. Es ist ein Aufnahme- und Transkriptionstool, das Orientierungssitzungen, Software-Walkthroughs und Schulungsvideos in Transkripte, Zusammenfassungen, durchsuchbare Notizen und herunterladbare Dokumente umwandelt, die neben jedem Onboarding- oder HR-System, das ein Unternehmen bereits verwendet, existieren.
Wichtige Onboarding-Funktionen: Aufzeichnung von Live-Orientierungssitzungen und bildschirmbasierten Software-Demos, automatische Transkription mit Sprecherkennzeichnung, KI-Zusammenfassungen und Aktionspunkte aus aufgezeichneten Sitzungen, Export nach Word, PDF oder Klartext, durchsuchbare Transkriptbibliothek für alle aufgezeichneten Onboarding-Inhalte.
Was es besonders macht: Keine der 11 oben genannten Plattformen wandelt eine aufgezeichnete Onboarding-Sitzung automatisch in durchsuchbare, exportierbare Dokumentation um. ScreenApp füllt diese spezifische Lücke, anstatt mit ihnen bei Papierkram, Gehaltsabrechnung oder Workflow-Automatisierung zu konkurrieren.
Preise: Kostenloser Plan mit einem monatlichen Aufzeichnungsminuten-Limit; kostenpflichtige Pläne schalten mehr Minuten und Team-Seats frei.
Transparenzhinweis: Wir haben ScreenApp entwickelt. Es ist hier als ergänzende Ebene enthalten, nicht als Ersatz für die oben genannten HR-Plattformen, da aufgezeichnete Onboarding-Inhalte nach dem Ende der Live-Sitzung wirklich zu wenig genutzt werden und keines der dedizierten Onboarding-Tools dies von selbst löst.
Vorteile: Wandelt einmalige Orientierungssitzungen in eine wiederverwendbare, durchsuchbare Ressource um, funktioniert neben jeder HRIS- oder Onboarding-Plattform, anstatt sie zu ersetzen, exportiert in Formaten (Word, PDF, TXT), die in eine bestehende Wissensdatenbank passen.
Einschränkungen: Kein Aufzeichnungssystem für HR, Gehaltsabrechnung oder Compliance, handhabt keine Workflow-Automatisierung, Papierkram oder IT-Bereitstellung.
Ideal für: HR- und Schulungsteams, die Onboarding-Sitzungen oder Software-Walkthroughs aufzeichnen und diesen Inhalt durchsuchbar und wiederverwendbar machen möchten, anstatt ihn ungenutzt in einem Ordner liegen zu lassen.
Nicht ideal für: Teams, die eine einzige All-in-One-Onboarding- oder HRIS-Plattform suchen.
Fazit: Kein Konkurrent der anderen 11 Plattformen, aber eine wirklich nützliche Ergänzung für jede davon, sobald Video Teil des Onboarding-Prozesses wird.
Beste Onboarding-Software nach Anwendungsfall
Am besten für Kleinunternehmen
Gusto kombiniert Lohnabrechnung mit grundlegendem Onboarding zu einem veröffentlichten, vorhersehbaren Preis, was einem Kleinunternehmen mehr zusagt als eine angebotsbasierte Enterprise-Plattform.
Am besten für Remote-Teams
WorkBright erledigt die Remote-I-9-Verifizierung und die mobile Erledigung von Dokumenten, den spezifischen Reibungspunkt bei der verteilten Einstellung.
Am besten für globales Onboarding
Deel erstellt konforme, lokalisierte Verträge in über 150 Ländern, was keine andere Plattform auf dieser Liste in gleichem Umfang versucht.
Am besten für Neueinsteiger-Schulung
Trainual wurde speziell für rollenbasiertes Training und SOP-Dokumentation entwickelt, die Lücke, die entsteht, sobald der Papierkram erledigt ist.
Am besten für Compliance und Dokumente
WorkBright erneut, für prüfungsreife Zeitstempel und E-Verify-Handhabung, oder BambooHR für das allgemeine HR-Dokumentenmanagement.
Am besten für IT-Bereitstellung
Rippling automatisiert die Gerätebestellung und Kontobereitstellung parallel zum HR-Onboarding, eine Kombination, die keine andere Plattform hier bietet.
Am besten für Mitarbeitererfahrung
Enboarder orchestriert die menschliche Seite des Onboardings über neue Mitarbeiter, Manager und Buddys hinweg, oder HiBob für eine kulturorientierte Personalisierung.
Am besten für Unternehmen
Workday integriert Onboarding in ein vollständiges Unternehmens-HCM- und Finanzökosystem in einem Maßstab, den die anderen Plattformen nicht anstreben.
Arten von Mitarbeiter-Onboarding-Software
„Onboarding-Software“ sind eigentlich vier verschiedene Kategorien, die sich teilweise überschneiden, aber unterschiedliche Kernprobleme lösen.
HRIS-Onboarding-Software
Plattformen wie BambooHR, HiBob, Gusto, Paylocity und Workday bauen das Onboarding auf einem vollständigen Personalinformationssystem auf. Der während des Onboardings ausgefüllte Papierkram wird zur dauerhaften Personalakte, und dasselbe System verwaltet typischerweise Leistungen, Gehaltsabrechnungen und die laufende Personalverwaltung. Dies ist die richtige Kategorie, wenn Onboarding-Unterlagen und Mitarbeiterdatensätze vom ersten Tag an an einem Ort gespeichert werden müssen.
Dedizierte Onboarding-Plattformen
Tools wie Enboarder und in gewissem Maße WorkBright konzentrieren sich speziell auf die Reise neuer Mitarbeiter: Kommunikation, Pre-Boarding-Engagement und die Erfahrung der ersten Tage und Wochen, oft ohne ein vollständiges System zur Datenerfassung zu sein. Diese integrieren sich typischerweise in ein separates HRIS, anstatt es zu ersetzen.
Schulungs- und LMS-Onboarding-Software
Trainual und Leapsome gehören hierher, fokussiert auf Kurse, rollenspezifische Schulungsinhalte, Quizze und die Nachverfolgung des Abschlusses. Diese lösen das Problem “nachdem der Papierkram erledigt ist, wie lernt ein neuer Mitarbeiter den eigentlichen Job” und werden häufig mit einem HRIS für Aufzeichnungen kombiniert, anstatt eigenständig verwendet zu werden.
Wissens- und Video-Onboarding-Tools
ScreenApp passt in diese Kategorie: Tools, die auf aufgezeichneten Demonstrationen, Orientierungsvideos, SOPs, durchsuchbaren Transkripten und Dokumentationen basieren, anstatt auf HR-Aufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen oder Workflow-Automatisierung. Diese Kategorie ist die neueste und am wenigsten standardisierte der vier und wird am häufigsten übersehen, wenn ein Unternehmen “Onboarding-Software” als einzelnen Posten bewertet.
Mitarbeiter-Onboarding-Software vs. HRIS vs. LMS
| System | Hauptzweck |
|---|---|
| Onboarding-Software | Koordiniert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter |
| HRIS | Speichert und verwaltet Mitarbeiterinformationen |
| LMS | Liefert und verfolgt Schulungen |
| Videobasierte Wissensplattform | Erfasst und konvertiert Schulungswissen |
Diese Kategorien überschneiden sich konzeptbedingt. Eine Plattform wie BambooHR ist primär ein HRIS mit angehängten Onboarding-Workflows; Trainual ist primär ein LMS mit einem Onboarding-Anwendungsfall; und ein Videowissenstool wie ScreenApp ergänzt beide, anstatt mit ihnen zu konkurrieren.
Wie ScreenApp das video-basierte Mitarbeiter-Onboarding unterstützt
Keine der 12 oben genannten Plattformen ist darauf ausgelegt, eine aufgezeichnete Einführungssitzung in ein durchsuchbares, exportierbares Dokument umzuwandeln. Das ist die spezifische Lücke, die ScreenApp füllt, als Ergänzung zu jeder HRIS-, Onboarding- oder Schulungsplattform, die ein Unternehmen bereits verwendet, und nicht als Ersatz für eine davon.
Einführungssitzungen und Software-Demos aufzeichnen
Zeichnen Sie einen Live-Einführungsanruf oder eine Bildschirmaufnahme einer Software-Einweisung direkt auf, oder laden Sie ein vorhandenes Onboarding-Video hoch, das bereits auf einem freigegebenen Laufwerk existiert.
Transkript automatisch generieren
Die Sprach-zu-Text-Verarbeitung erstellt ein vollständiges Transkript mit Sprecherkennzeichnungen, sodass eine von mehreren Moderatoren geleitete Sitzung korrekt zugeordnet bleibt.
Zusammenfassungen und Aktionspunkte erstellen
Eine KI-Zusammenfassung fasst eine lange Einführungssitzung auf die Punkte zusammen, die ein neuer Mitarbeiter tatsächlich behalten muss, anstatt ein vollständiges erneutes Ansehen zu erfordern, um sie zu finden.
Videos in Word- oder PDF-Dokumente umwandeln
Exportieren Sie das Transkript und die Notizen als Word-Dokument zur weiteren Bearbeitung oder als PDF für eine feste, teilbare Referenz, damit der Inhalt nicht in einer Videodatei eingeschlossen ist, die niemand durchsuchen möchte.
Eine durchsuchbare Schulungsressource aufbauen
Sobald mehrere Onboarding-Sitzungen transkribiert sind, wird die Bibliothek nach Stichwörtern durchsuchbar, sodass ein neuer Mitarbeiter im dritten Monat die Antwort auf eine bestimmte Frage finden kann, ohne jemanden bitten zu müssen, sie erneut zu erklären oder die Originalaufnahme herauszusuchen.
ScreenApp unterstützt derzeit Video- und Audio-Transkription, Sprecherkennzeichnungen, Transkriptbearbeitung, durchsuchbare Inhalte und Exporte einschließlich Word, PDF und TXT. Neu eingestellte Mitarbeiter, die remote arbeiten, können das exportierte Dokument direkt erhalten, anstatt einer Videodatei, die eine stabile Verbindung und 40 Minuten ununterbrochene Zeit zum Ansehen voraussetzt.
So wählen Sie eine Mitarbeiter-Onboarding-Software aus
- Identifizieren Sie das Hauptproblem beim Onboarding, bevor Sie Tools vergleichen. Bürokratie, IT-Bereitstellung, Schulung, globale Compliance und Mitarbeitererfahrung sind unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen am besten geeigneten Plattformen, wie die obigen Bewertungen zeigen.
- Entscheiden Sie, ob ein vollständiges HRIS notwendig ist, oder ob ein leichteres, spezielles Tool in Kombination mit einem bestehenden HRIS die tatsächliche Lücke ohne eine kostspielige Systemmigration schließt.
- Überprüfen Sie die tatsächlich unterstützten Gehaltsabrechnungs- und ATS-Integrationen der Plattform, anstatt Kompatibilität mit dem bereits vorhandenen System anzunehmen.
- Prüfen Sie speziell die Schulungsanforderungen. Eine Plattform, die bei der Bürokratie stark ist, ist nicht automatisch stark bei rollenbasierter Schulung, und beides wird oft besser von separaten Tools gehandhabt.
- Bewerten Sie Sicherheit und Berechtigungen, insbesondere bei Plattformen, die sensible Dokumente wie I-9s, Verträge oder Bankdaten für die Gehaltsabrechnung verwalten.
- Vergleichen Sie den Implementierungsaufwand. Eine angebotsbasierte Unternehmensplattform kann Wochen für die Konfiguration in Anspruch nehmen, während ein Tool mit veröffentlichten Preisen wie Trainual oder Gusto oft innerhalb von Tagen einsatzbereit ist.
- Testen Sie die Mitarbeitererfahrung, nicht nur die Admin-Seite. Ein Tool, das für HR effizient, aber für einen neuen Mitarbeiter verwirrend ist, untergräbt den Sinn von Onboarding-Software.
- Berechnen Sie die Gesamtkosten, einschließlich Gebühren pro Mitarbeiter, Implementierungskosten und etwaiger Mindestmonatsverpflichtungen, nicht nur den beworbenen Startpreis.
Checkliste für die Implementierung von Mitarbeiter-Onboarding-Software
- Dokumentieren Sie den bestehenden Onboarding-Workflow, bevor Sie neue Software einführen, damit das Tool auf einen realen Prozess und nicht auf Annahmen zugeschnitten ist.
- Benennen Sie Prozessverantwortliche für HR, IT und Schulung, damit jeder Teil des Onboardings eine klare verantwortliche Person hat, sobald das Tool live ist.
- Erstellen Sie rollenbasierte Vorlagen anstatt eines generischen Onboarding-Flows für jede Position.
- Verbinden Sie das ATS und HRIS, wo die Plattform dies unterstützt, damit Kandidatendaten nicht erneut eingegeben werden müssen.
- Laden Sie Dokumente und Schulungsmaterialien vor dem ersten echten Onboarding-Durchlauf hoch.
- Konfigurieren Sie Erinnerungen, damit Aufgaben nicht stillschweigend auf einen neuen Mitarbeiter oder Manager warten.
- Testen Sie den Workflow mit einem internen Mitarbeiter, bevor Sie ihn an einen tatsächlichen neuen Mitarbeiter senden.
- Sammeln Sie Feedback von neuen Mitarbeitern nach den ersten Onboardings und passen Sie den Workflow entsprechend an.
- Messen Sie Abschlussquoten und Verzögerungen, um herauszufinden, wo der Prozess tatsächlich ins Stocken gerät, anstatt anzunehmen, dass die Software am ersten Tag alles behoben hat.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Mitarbeiter-Onboarding-Software?
Mitarbeiter-Onboarding-Software koordiniert die Aufgaben, den Papierkram und die Kommunikation, die erforderlich sind, um einen neuen Mitarbeiter vom akzeptierten Angebot bis zum vollständig eingearbeiteten Mitarbeiter zu bringen. Je nach Plattform kann dies E-Signaturen, IT-Bereitstellung, Schulungszuweisung und Fortschrittsverfolgung umfassen.
Was ist die beste Mitarbeiter-Onboarding-Software?
Das hängt von der Priorität ab. BambooHR eignet sich für standardmäßige HR-Dokumente und -Aufzeichnungen, Rippling für kombinierte HR- und IT-Automatisierung, Deel für globale und dezentrale Einstellungen und Trainual für rollenbasierte Schulungen. Keine einzelne Plattform ist für jeden Anwendungsfall die beste.
Wie funktioniert Onboarding-Software?
Die meisten Plattformen erstellen eine Checkliste oder einen Workflow, der an die Rolle eines neuen Mitarbeiters gebunden ist, automatisieren den Papierkram wie elektronische Signaturen und Formulare und verfolgen den Abschluss. Einige fügen je nach Umfang der Plattform Schulungsaufgaben, IT-Bereitstellung oder Gehaltsabrechnung hinzu.
Welche Funktionen sollte Onboarding-Software haben?
Mindestens: E-Signatur-Formulare, Aufgaben- oder Workflow-Automatisierung und Fortschrittsverfolgung. Je nach Ihren Anforderungen können Sie Schulungen und Wissenstransfer, HRIS- oder Gehaltsabrechnungsintegration, IT-Bereitstellung und Unterstützung für Fern- oder globale Einstellungen hinzufügen.
Wie viel kostet Mitarbeiter-Onboarding-Software?
Veröffentlichte Preise reichen von etwa 9 bis 30 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat für Tools wie WorkBright und HiBob bis zu 40 bis 150 US-Dollar an pauschalen monatlichen Gebühren für kleinere Plattformen wie Gusto und Trainual. Enterprise-Plattformen wie Workday und die gebündelten Pläne von Rippling sind angebotsbasiert und variieren erheblich je nach Unternehmensgröße und ausgewählten Modulen.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding-Software und einem HRIS?
Onboarding-Software koordiniert den Weg eines neuen Mitarbeiters und die damit verbundenen Aufgaben. Ein HRIS speichert und verwaltet fortlaufende Mitarbeiterinformationen, Aufzeichnungen und oft auch die Gehaltsabrechnung. Viele Plattformen kombinieren beides, aber die beiden sind konzeptionell unterschiedliche Aufgaben.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding-Software und einem LMS?
Onboarding-Software verwaltet den Prozess, jemanden in das Unternehmen zu integrieren. Ein LMS (Learning Management System) liefert und verfolgt Schulungsinhalte, die Onboarding-spezifisch sein können oder auch nicht. Trainual und Leapsome kombinieren Elemente von beidem.
Kann Onboarding-Software den Papierkram für neue Mitarbeiter automatisieren?
Ja. Die meisten Plattformen auf dieser Liste, einschließlich BambooHR, WorkBright und Rippling, automatisieren E-Signaturen, Formularausfüllungen und die Dokumentenerfassung als Kernfunktion.
Was ist die beste Onboarding-Software für kleine Unternehmen?
Gusto ist eine gängige Lösung für kleine Unternehmen, die Lohnbuchhaltung und grundlegendes Onboarding zu einem vorhersehbaren Preis benötigen. Trainual ist eine gute Ergänzung für kleine Teams, die auch rollenbasierte Schulungsdokumentation benötigen.
Was ist die beste Onboarding-Plattform für Remote-Mitarbeiter?
WorkBright ist speziell für Remote-Papierkram und I-9-Konformität konzipiert. Deel ist die bessere Wahl, wenn Remote-Mitarbeiter auch in mehreren Ländern verteilt sind.
Beinhaltet Mitarbeiter-Onboarding-Software Schulungen?
Manche ja, manche nein. Trainual und Leapsome sind auf Schulungen ausgerichtet. BambooHR, Rippling und die meisten HRIS-ersten Plattformen bieten, wenn überhaupt, leichtere Schulungsfunktionen und werden üblicherweise mit einem dedizierten LMS kombiniert.
Kann Onboarding-Software mit der Lohnbuchhaltung integriert werden?
Ja, für Plattformen, die entweder selbst ein Lohnbuchhaltungssystem sind (Gusto, Paylocity) oder sich in eines integrieren lassen (Rippling, BambooHR, WorkBright). Schulungsorientierte Tools wie Trainual beinhalten in der Regel keine Lohnbuchhaltung und sind auch nicht dafür konzipiert.
Wie lange dauert das Mitarbeiter-Onboarding?
Dies variiert je nach Unternehmen und Rolle, typischerweise von wenigen Tagen für Papierkram und Einrichtung bis hin zu mehreren Wochen strukturierten Trainings für komplexere Positionen. Onboarding-Software reduziert hauptsächlich die administrative Verzögerung, nicht die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um sich wirklich einzuarbeiten.
Gibt es kostenlose Software für das Mitarbeiter-Onboarding?
Die meisten spezialisierten HR-Onboarding-Plattformen auf dieser Liste sind kostenpflichtig, obwohl einige kostenlose Testversionen anbieten. Die Video- und Transkriptionstools von ScreenApp haben einen kostenlosen Plan, der als ergänzende Ebene neben einer kostenpflichtigen HR-Plattform nützlich ist, anstatt diese zu ersetzen.