Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle: Kostenlos für Word, PDF und als Beispiel
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Vorstandssitzungsprotokolle sind die offizielle schriftliche Aufzeichnung einer Vorstandssitzung: wer anwesend war, ob Beschlussfähigkeit vorlag, was beschlossen wurde und wer als Nächstes was zu tun hat. Unten finden Sie 34 kostenlose Vorlagen, die Sie ohne Registrierung herunterladen und in Word oder als PDF bearbeiten können. Sie umfassen Vorstandsprotokolle, Ausschüsse, gemeinnützige Organisationen, Eigentümergemeinschaften, Tagesordnungen, Beschlüsse, Memos und Berichte.
Wir entwickeln ScreenApp, ein Aufnahme- und Transkriptionstool. Wir verkaufen kein Vorstandsportal, und Sie benötigen unser Produkt nicht, um diese Vorlage zu verwenden. Unser Abschnitt über Aufzeichnungen wird Sie vielleicht überraschen, da er von einem Unternehmen stammt, das Software für Aufnahmen anbietet.
Kostenlose Vorlagen für Vorstandsprotokolle
Alle 34 Vorlagen können kostenlos und ohne Registrierung oder E-Mail heruntergeladen werden. Bearbeiten Sie die Word-Datei oder drucken Sie das PDF aus. Word-Dateien lassen sich auch in Google Docs und Apple Pages öffnen, und blauer Text in Klammern kennzeichnet, was zu ersetzen ist. Wählen Sie eine Kategorie und öffnen Sie dann eine Vorschau, um die gesamte Seite zu lesen.
Vorstandsprotokoll für Unternehmen
Die vollständige Version: Beschlussfähigkeit, Interessenkonflikte, Anträge, Abstimmungen und nichtöffentliche Sitzung.
Einfaches einseitiges Protokoll
Beschlüsse und Maßnahmen auf einer Seite, für Gremien, die informell tagen.
Startup-Vorstandsprotokoll
Enthält Geschäftskennzahlen, Cash Runway und Genehmigungen von Beteiligungen.
Protokoll der nichtöffentlichen Sitzung
Erfasst, wer anwesend blieb, das allgemeine Thema und Beschlüsse, ohne die Diskussion.
Protokoll der Ausschusssitzung
Trennt die Beschlüsse des Ausschusses von den Empfehlungen an den Vorstand.
Protokoll der Beiratssitzung
Erfasst Empfehlungen und Ratschläge ohne bindende Abstimmungen.
Protokoll der außerordentlichen Vorstandssitzung
Beginnt mit der Einberufung und dem Zweck, zu dem die Sitzung einberufen wurde.
Management-Sitzungsprotokoll
Team-Updates, Beschlüsse, Risiken und übertragene Maßnahmen.
Protokoll der gemeinnützigen Vorstandssitzung
Offenlegungen von Interessenkonflikten, Kassenbericht und eine Zeile für das Formular 990.
HOA-Vorstandssitzungsprotokoll
Eigentümerforum, Berichte des Verwalters und des Bauausschusses sowie eine nicht-öffentliche Sitzung.
Protokoll der Jahreshauptversammlung
Anwesenheit der Mitglieder, Vollmachten, Vorstandswahlen und Beschlüsse.
Tagesordnung der Jahreshauptversammlung
Der übliche Ablauf der Tagesordnung, von der Beschlussfähigkeit bis zur Wahl des Vorstands.
Protokoll der Vereinsversammlung
Ein Kurzformular für Berichte, Anträge und Maßnahmen bei einer Mitgliederversammlung.
Anwesenheitsliste der Versammlung
Ein ausdruckbares Formular mit einer Spalte für Vollmachten und Ermittlung der Beschlussfähigkeit.
Tagesordnung der Vorstandssitzung
Zeitlich festgelegte Punkte, gekennzeichnet für Beschlussfassung, Diskussion oder Information, sowie eine Sammel-Tagesordnung.
Inhaltsverzeichnis der Vorstandsmappe
Ein Inhaltsverzeichnis für die Unterlagen mit Verfasser und Zweck jedes Dokuments.
Vorstandsbeschluss
Präambel- und Beschlussformulierungen, Stimmen der Vorstandsmitglieder und eine Bescheinigung des Schriftführers.
Schriftlicher Beschluss des Vorstands
Ermöglicht es Vorstandsmitgliedern, Beschlüsse per Unterschrift zu fassen, ohne eine Sitzung abzuhalten.
Maßnahmenregister
Ein Tracker im Querformat für Verantwortliche, Fälligkeitstermine und Status über Meetings hinweg.
Entscheidungsprotokoll
Eine fortlaufende Liste darüber, was entschieden wurde, von wem, warum und wann es überprüft werden soll.
Geschäftsmemo
Ein Standard-Memo-Layout, das den wichtigsten Punkt an den Anfang stellt.
Meeting-Memo
Entscheidungen und Verantwortliche für alle, die diese benötigen, bevor das Protokoll genehmigt wird.
Wöchentlicher Statusbericht
Erledigte Arbeiten, geplante Aufgaben, Risiken und erforderliche Entscheidungen.
Monatlicher Managementbericht
Kennzahlen, Entscheidungen des Monats und Prioritäten für den nächsten.
Quartalsbericht für den Vorstand
Leistung im Vergleich zum Plan, Risiken und vom Vorstand erbetene Entscheidungen.
Quartalsweise Geschäftsüberprüfung
Ergebnisse im Vergleich zu den Zielen, was funktioniert hat und Ziele für das nächste Quartal.
Jahresbericht über die Vorstandstätigkeit
Abgehaltene Sitzungen, wichtige Beschlüsse und Prioritäten. Kein gesetzlicher Jahresbericht.
Management-Zusammenfassung
Das Problem, die Ergebnisse, die Empfehlung und der nächste Schritt auf einer Seite.
Allgemeines Besprechungsprotokoll
Ein einfaches Formular mit Tagesordnungspunkten, Beschlüssen und Maßnahmen.
Team-Besprechungsprotokoll
Updates nach Personen, besprochene Themen, Beschlüsse und Maßnahmen.
Projekt-Meeting-Protokoll
Meilensteine, Risiken, Umfangsänderungen und Maßnahmen.
One-on-One-Meeting-Notizen
Erfolge, Hindernisse, beidseitiges Feedback und Entwicklungsziele.
Kunden-Meeting-Notizen
Was der Kunde gesagt hat, was vereinbart wurde und wer nachfasst.
Protokoll einer Schul- oder Elternbeiratssitzung
Berichte der Schulleitung und des Kassenwarts, Anträge und benötigte Freiwillige.
Eine Vorlage als Klartext kopieren
Wenn Sie eine Vorlage lieber in Ihr eigenes Dokument einfügen möchten, wählen Sie die passendste Version aus und löschen Sie Abschnitte, die Sie nicht benötigen.
Protokoll der Sitzung des Vorstands / Aufsichtsrats
[Offizieller Name des Unternehmens]
Entwurf: erst nach Genehmigung durch das Gremium gültig
Datum: [Tag, Monat, Jahr] Sitzungsart: [Ordentlich / Außerordentlich]
Beginn: [00:00] [Zeitzone] Ende: [00:00] [Zeitzone]
Ort: [Adresse oder Videoplattform]
Einberufung erfolgt am: [Datum oder „Verzicht durch alle Mitglieder“]
Vorsitz: [Name] Protokollführung: [Name]
1. Anwesenheit
Persönlich anwesend: [Namen]
Per Videoschaltung anwesend: [Namen]
Abwesend: [Namen und Angabe, ob entschuldigt]
Ebenfalls auf Einladung anwesend: [Name, Funktion], nur zu den Punkten [Nummern]
2. Eröffnung der Sitzung und Beschlussfähigkeit
Der Vorsitzende eröffnete die Sitzung um [Uhrzeit]. [Anzahl] von [Anzahl]
Mitgliedern waren anwesend; das Gremium ist gemäß [Abschnitt] der
[Satzung / Geschäftsordnung] beschlussfähig. Die Einladung zur Sitzung [wurde am Datum verschickt / Verzicht erklärt].
3. Interessenerklärungen
[Kein Mitglied hat ein Interesse an einem Tagesordnungspunkt erklärt.]
ODER [Name] erklärte ein Interesse an Punkt [Nummer], verließ für die
Dauer dieses Punktes die Sitzung und stimmte nicht mit ab.
4. Genehmigung des vorangegangenen Protokolls
Das Protokoll der Sitzung vom [Datum] wurde [wie vorgelegt / mit Änderungen]
durch die in Abschnitt 6 festgehaltene Abstimmung genehmigt.
5. Entgegengenommene Berichte
[Name des Berichts], vorgelegt von [Name]: [Zur Kenntnis genommen. Ein oder zwei Zeilen zu den
wichtigsten Punkten und vorgebrachten Bedenken.]
6. Anträge und Beschlüsse
Antrag 1: Es wird beschlossen, dass [genauer Wortlaut].
Gestellt von: [Name] Unterstützt von: [Name]
Dafür: [0] Dagegen: [0] Enthaltungen: [0] Ergebnis: [Angenommen / Abgelehnt]
Befangenheiten oder protokollierte Gegenstimmen: [Name oder „keine“]
7. Sonstige behandelte Angelegenheiten
[Punkt]: [Die wichtigsten Aspekte und die wesentliche Begründung für das
Ergebnis in zwei bis drei Sätzen. Keine Äußerungen einzelnen Mitgliedern zuordnen.]
8. Nichtöffentliche Sitzung
[Das Gremium tagte von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] unter Ausschluss der Öffentlichkeit. [Name] führte
Protokoll. Etwaige Beschlüsse sind in Abschnitt 6 aufgeführt.]
ODER [Fand nicht statt.]
9. Maßnahmenliste
[Maßnahme] | Zuständig: [Name] | Fällig am: [Datum]
10. Nächste Sitzung und Schließung
Die nächste Sitzung findet am [Datum] um [Uhrzeit] statt. Da keine
weiteren Punkte vorlagen, schloss der Vorsitzende die Sitzung um [Uhrzeit].
Protokollführung: ____________ Datum der Unterzeichnung: ________
Vorsitz: ____________ Datum der Genehmigung durch das Gremium: ________Protokoll der Vorstandssitzung
[Offizieller Name der Organisation]
Entwurf: erst nach Genehmigung durch den Vorstand gültig
Datum: [Tag, Monat, Jahr] Uhrzeit: [00:00] bis [00:00]
Ort: [Adresse oder Videoplattform]
Vorsitz: [Name] Protokollführung: [Name]
1. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
Anwesend: [Namen] Abwesend: [Namen] Mitarbeitende und Gäste: [Namen]
[Anzahl] von [Anzahl] Vorstandsmitgliedern waren anwesend; das Gremium ist gemäß
[Abschnitt] der Satzung beschlussfähig.
2. Interessenkonflikte
[Keine erklärt.] ODER [Name] legte einen Interessenkonflikt zu Punkt [Nummer] gemäß
der Richtlinie zu Interessenkonflikten offen, verließ den Raum und stimmte nicht mit ab.
3. Genehmigung des vorangegangenen Protokolls
Das Protokoll vom [Datum] wurde [wie vorgelegt / mit Änderungen] genehmigt.
4. Entgegengenommene Berichte
Schatzmeister: [Zur Kenntnis genommen. Zweckgebundene Mittel oder Förderauflagen vermerken.]
Geschäftsführung: [Zur Kenntnis genommen. Wesentliche Punkte.]
5. Anträge und Beschlüsse
Antrag 1: Es wird beschlossen, dass [genauer Wortlaut].
Gestellt von: [Name] Unterstützt von: [Name]
Dafür: [0] Dagegen: [0] Enthaltungen: [0] Ergebnis: [Angenommen / Abgelehnt]
6. Maßnahmenliste
[Maßnahme] | Zuständig: [Name] | Fällig am: [Datum]
7. Schließung der Sitzung
Die Sitzung wurde um [Uhrzeit] geschlossen. Nächste Sitzung: [Datum].
Dokumentiert am: [Datum, falls für Nachweispflichten relevant]
Protokollführung: ____________ Datum der Genehmigung durch den Vorstand: ________Protokoll der Sitzung des [Prüfungs- / Finanz- / Governance-]Ausschusses
des Vorstands/Aufsichtsrats von [Offizieller Name des Unternehmens]
Entwurf: erst nach Genehmigung durch den Ausschuss gültig
Datum: [Tag, Monat, Jahr] Uhrzeit: [00:00] bis [00:00]
Ort: [Adresse oder Videoplattform]
Ausschussvorsitz: [Name] Protokollführung: [Name]
1. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
Mitglieder anwesend: [Namen] Abwesend: [Namen] Gäste: [Namen, Funktionen]
[Anzahl] von [Anzahl] Mitgliedern waren anwesend; der Ausschuss ist gemäß Satzung/Charta beschlussfähig.
2. Interessenerklärungen
[Keine erklärt.] ODER [Name] erklärte ein Interesse an Punkt [Nummer].
3. Genehmigung des vorangegangenen Protokolls
Das Protokoll vom [Datum] wurde [wie vorgelegt / mit Änderungen] genehmigt.
4. Behandelte Punkte
[Punkt]: [Wesentliche Punkte und die Begründung für das Ergebnis.]
5. Beschlüsse und Empfehlungen
Punkt: [Genauer Wortlaut]
Ergebnis: [Vom Ausschuss beschlossen / Dem Gesamtgremium empfohlen]
Gestellt von: [Name] Unterstützt von: [Name] Abstimmung: [Dafür / Dagegen / Enthaltung]
6. Bericht an das Gesamtgremium
Der Vorsitzende wird über die Punkte [Nummern] in der Vorstandssitzung am [Datum] berichten.
7. Maßnahmenliste
[Maßnahme] | Zuständig: [Name] | Fällig am: [Datum]
Ausschussvorsitz: ____________ Datum der Genehmigung: ________Andere Arten von Gremiensitzungen erfordern geringfügigere Anpassungen:
| Sitzungsart | Was zu ändern ist |
|---|---|
| Beirat | Verwenden Sie die Ausschuss-Version und halten Sie nur Empfehlungen fest. Ein Beirat ist in der Regel nicht befugt, das Unternehmen rechtlich zu binden. |
| Außerordentliche Sitzung | Geben Sie in Abschnitt 2 den Zweck und das Einberufungsdatum an. Prüfen Sie, ob Ihre Satzung die Sitzung auf die in der Einberufung genannten Themen beschränkt. |
| Umlaufbeschluss | Ersetzen Sie das Protokoll durch den schriftlichen Beschluss, der von den erforderlichen Mitgliedern unterzeichnet wurde, und bewahren Sie ihn bei den Protokollen auf. |
| Jahreshauptversammlung | Erfassen Sie Anwesenheit und Stimmen nach Mitgliedern oder Anteilen, einschließlich Stimmrechtsvertretungen. |
Beispiel für ein Vorstandssitzungsprotokoll
Alles in diesem Muster ist frei erfunden: das Unternehmen, die Personen und die Zahlen. Es zeigt, wie kurz ein gutes Protokoll sein kann.
Ausgefülltes Protokoll: Muster Fertigung GmbH
Protokoll der ordentlichen Sitzung des Vorstands
Muster Fertigung GmbH
Datum: 12. März 2026 Uhrzeit: 14:00 bis 15:40 Uhr
Ort: Sitzungssaal der Zentrale und per Videoschaltung
Einberufung erfolgt am: 2. März 2026
Vorsitz: J. Okafor Protokollführung: L. Brandt
1. Anwesenheit
Persönlich anwesend: J. Okafor, M. Lindqvist, R. Alvarez
Per Videoschaltung anwesend: T. Nguyen, S. Patel
Abwesend: keine
Ebenfalls auf Einladung anwesend: D. Marsh, CFO, nur zu den Punkten 5 und 6
2. Eröffnung der Sitzung und Beschlussfähigkeit
Der Vorsitzende eröffnete die Sitzung um 14:00 Uhr. Fünf von fünf
Vorstandsmitgliedern waren anwesend; das Gremium ist gemäß Abschnitt 3.4
der Satzung beschlussfähig. Die Einladung zur Sitzung erging am 2. März 2026.
3. Interessenerklärungen
S. Patel erklärte als Miteigentümer des Vermieters ein Interesse an Antrag 2,
verließ für die Dauer dieses Punktes die Sitzung und stimmte nicht mit ab.
4. Genehmigung des vorangegangenen Protokolls
Das Protokoll der Sitzung vom 11. Dezember 2025 wurde in der vorgelegten
Fassung durch die in Abschnitt 6 festgehaltene Abstimmung genehmigt.
5. Entgegengenommene Berichte
Finanzbericht für Q4, vorgelegt von D. Marsh: Zur Kenntnis genommen. Der
Vorstand bat darum, die Fälligkeitsstruktur der Forderungen in künftige Berichte aufzunehmen.
6. Anträge und Beschlüsse
Antrag 1: Es wird beschlossen, das Protokoll der Sitzung vom
11. Dezember 2025 zu genehmigen.
Gestellt von: M. Lindqvist Unterstützt von: R. Alvarez
Dafür: 5 Dagegen: 0 Enthaltungen: 0 Ergebnis: Angenommen
Antrag 2: Es wird beschlossen, dass die Gesellschaft das Lager in der
Beispielstraße 200 für fünf Jahre zu den dieser Sitzung vorgelegten Bedingungen
anmieten darf und der CEO befugt ist, den Mietvertrag zu unterzeichnen.
Gestellt von: R. Alvarez Unterstützt von: T. Nguyen
Dafür: 4 Dagegen: 0 Enthaltungen: 0 Ergebnis: Angenommen
Befangenheiten: S. Patel
7. Sonstige behandelte Angelegenheiten
Erneuerung der Cyber-Versicherung: Der Vorstand prüfte zwei Angebote und die
Prämienerhöhung. Vor einer Entscheidung sollten die Selbstbehaltsstufen
verglichen werden, daher wurde kein Beschluss gefasst.
8. Nichtöffentliche Sitzung
Fand nicht statt.
9. Maßnahmenliste
Fälligkeitsstruktur der Forderungen zum Finanzbericht hinzufügen | Zuständig: D. Marsh | Fällig am: 30. April
Vergleich der Selbstbehalte zur nächsten Sitzung vorlegen | Zuständig: D. Marsh | Fällig am: 1. Juni
10. Nächste Sitzung und Schließung
Die nächste Sitzung findet am 11. Juni 2026 um 14:00 Uhr statt. Da keine
weiteren Punkte vorlagen, schloss der Vorsitzende die Sitzung um 15:40 Uhr.Was in ein Vorstandsprotokoll gehört
Jedes Protokoll benötigt die folgenden acht Bestandteile. Die Reihenfolge kann variieren, doch das Weglassen eines Elements führt zu Problemen, wenn die Unterlagen später überprüft werden.
| Bestandteil des Protokolls | Was zu dokumentieren ist |
|---|---|
| Sitzungsdaten | Offizieller Firmenname, Sitzungsart, Datum, Beginn und Ende, Ort oder Videoplattform. |
| Anwesenheit und Beschlussfähigkeit | Wer anwesend war, Art der Teilnahme, wer abwesend war und der Satzungsparagraf zur Beschlussfähigkeit. |
| Interessenkonflikte | Wer einen Konflikt gemeldet hat, zu welchem Punkt und ob die Person den Raum verlassen sowie sich der Stimme enthalten hat. |
| Vorangegangenes Protokoll | Das Datum des genehmigten Protokolls und ob es wie vorgelegt oder mit Änderungen verabschiedet wurde. |
| Berichte | Dass der Bericht entgegengenommen wurde, mit ein bis zwei Zeilen zu etwaigen Nachforderungen des Gremiums. |
| Anträge und Abstimmungen | Der genaue Wortlaut, antragstellende und unterstützende Personen, Stimmenverteilung und Ergebnis. |
| Maßnahmenliste | Jede Maßnahme, eine namentlich benannte verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum. |
| Unterschriftenblock | Platz für die Unterschriften von Protokollführung und Vorsitz sowie das Datum der Genehmigung durch das Gremium. |
Dieses Format richtet sich an formelle Führungsgremien. Team-, Projekt- und Kundengespräche erfordern weitaus weniger Aufwand - unser Leitfaden zu den verschiedenen Arten geschäftlicher Meetings erläutert den jeweiligen Zweck im Detail.
Wie man ein Vorstandsprotokoll führt
Der Großteil der Arbeit findet vor und nach der Sitzung statt. Im Sitzungsraum besteht Ihre einzige Aufgabe darin, festzuhalten, was sich später nicht mehr rekonstruieren lässt: den genauen Wortlaut von Anträgen, Abstimmungsergebnisse sowie das Kommen und Gehen von Personen.
- Füllen Sie die Kopfzeile, die Anwesenheitsliste und alle bereits in den Sitzungsunterlagen formulierten Anträge im Vorfeld aus.
- Notieren Sie Anträge während der Sitzung wortwörtlich, zusammen mit Antragsteller, Unterstützer, Stimmen sowie Ankünften oder Austritten.
- Verfassen Sie den Entwurf innerhalb weniger Tage, solange die Hintergründe der Beschlüsse noch frisch im Gedächtnis sind.
- Senden Sie den Entwurf zuerst an den Vorsitzenden und an die Rechtsberatung, falls Streitigkeiten, Untersuchungen oder Konflikte Gegenstand der Sitzung waren.
- Verteilen Sie ihn als Entwurf gekennzeichnet an die Vorstandsmitglieder.
- Lassen Sie das Protokoll in der folgenden Sitzung genehmigen und vermerken Sie eventuelle Korrekturen.
- Unterzeichnen Sie es, legen Sie es in das Protokollbuch ab und verfahren Sie mit Notizen sowie Entwürfen gemäß Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie.
Bis zur Genehmigung eines Protokolls können Monate vergehen, wenn der Vorstand nur vierteljährlich zusammentritt. Wenn Führungskräfte ihre Aufgaben früher benötigen, versenden Sie ein kurzes Meeting-Memo mit den Beschlüssen und Zuständigkeiten, während das formelle Protokoll seinen regulären Zeitplan durchläuft. Nach Robert’s Rules fließen Korrekturen direkt in den Text ein, und das spätere Protokoll hält lediglich fest, dass das vorangegangene „mit Korrekturen genehmigt“ wurde.
Wie viel Diskussion protokolliert werden sollte
Veröffentlichte Richtlinien sind hier uneinig, daher müssen Sie sich für einen Ansatz entscheiden.
Nur protokollieren, was beschlossen wurde
Robert's Rules ist streng: „Das Protokoll ist eine Aufzeichnung dessen, was bei einer Sitzung getan wurde, nicht dessen, was gesagt wurde.“ Bei diesem Ansatz entfällt Abschnitt 7 der Unternehmensvorlage weitgehend.
Wichtigste Punkte und Begründungen hinzufügen
Das Australian Institute of Company Directors stimmt zu, dass Protokolle keine wörtlichen Mitschriften sind, aber seine Leitlinien für Vorstandsprotokolle empfehlen, „die wichtigsten Diskussionspunkte und die allgemeinen Gründe für Entscheidungen“ aufzunehmen.
Wir haben die Vorlage für Unternehmensvorstände nach dem zweiten Ansatz aufgebaut. Wenn eine Entscheidung in zwei Jahren angefochten wird, ist ein Satz, der zeigt, dass der Vorstand zwei Angebote geprüft und einen Vergleich gewünscht hat, weitaus nützlicher als ein bloßes Ergebnis. Wenn Ihre Satzung Robert’s Rules vorsieht, folgen Sie diesen und halten Sie Abschnitt 7 sehr kurz.
Best Practices für Vorstandsprotokolle
Hier passieren bei Vorstandsprotokollen die meisten Fehler - und das sollten Sie stattdessen tun.
Anträge wortwörtlich festhalten
Halten Sie den endgültigen Wortlaut fest, über den abgestimmt wurde, einschließlich aller vor Ort vorgenommenen Änderungen. Bitten Sie den Antragsteller, Ihnen den Text zu übergeben oder ihn langsam vorzulesen, da ein umschriebener Beschluss möglicherweise nicht das autorisiert, was der Vorstand beabsichtigt hat.
Stimmenzahlen erfassen und Namen nur bei Bedarf nennen
Für die meisten Vorstände reichen die Stimmenzahlen aus. Nennen Sie einzelne Vorstandsmitglieder namentlich, wenn eine namentliche Abstimmung stattfindet, wenn sich jemand für befangen erklärt oder wenn ein Vorstandsmitglied darum bittet, sein abweichendes Votum zu protokollieren.
Dokumentieren, wie mit einem Interessenkonflikt umgegangen wurde
Vermerken Sie, dass das Vorstandsmitglied das Interesse offengelegt, den Raum verlassen und nicht mitgestimmt hat - sofern alle drei Punkte zutreffen. Stellen Sie anschließend sicher, dass das Abstimmungsergebnis ohne diese Person aufgeht, wie in Antrag 2 des Beispiels.
Beschlussfähigkeit prüfen, wenn Personen den Raum verlassen
Die Beschlussfähigkeit zu Beginn gilt nicht automatisch für die gesamte Sitzung. Wenn Vorstandsmitglieder gehen, prüfen Sie Ihre Satzung, um festzustellen, ob das Gremium noch beschlussfähig ist, und vermerken Sie das Verlassen der Sitzung im Protokoll.
Auf Berichte verweisen, anstatt sie zusammenzufassen
Protokollieren Sie, dass der Bericht entgegengenommen wurde, und hängen Sie ihn an oder verweisen Sie darauf. Eine 30-seitige Finanzunterlage gehört nicht ins Protokoll.
Weglassen, wer was gesagt hat
Nebengespräche, Witze, einzelnen Vorstandsmitgliedern zugeordnete Bemerkungen und Ihre eigene Einschätzung des Sitzungsverlaufs haben im Protokoll nichts zu suchen.
Gesetzliche Anforderungen nach Ländern
Die Vorschriften hängen davon ab, wo das Unternehmen eingetragen ist und um welche Art von Körperschaft es sich handelt. Wir haben diese vier am 9. November 2026 anhand der Originalquellen überprüft.
| Wo | Was die Vorschrift besagt | Quelle |
|---|---|---|
| Delaware-Corporations | Ein leitender Angestellter ist verpflichtet, die Verhandlungen der Aktionärs- und Vorstandssitzungen in einem eigens dafür geführten Buch zu protokollieren. Schriftliche Beschlüsse, die anstelle einer Sitzung gefasst werden, werden zu den Protokollen genommen. | DGCL 142(a) und 141(f) |
| UK-Unternehmen | Protokolle aller Vorgänge bei Vorstandssitzungen müssen aufgezeichnet und mindestens zehn Jahre ab dem Datum der Sitzung aufbewahrt werden. Die Nichteinhaltung stellt eine Straftat durch jeden säumigen Amtsträger dar. | Companies Act 2006, s 248 |
| Australische Unternehmen | Verläufe und Beschlüsse von Vorstandssitzungen sind innerhalb eines Monats in ein Protokollbuch einzutragen. Die Protokolle müssen innerhalb einer angemessenen Frist nach der Sitzung unterzeichnet werden. | Corporations Act 2001, s 251A |
| US-Non-Profit-Organisationen, die Formular 990 einreichen | Formular 990 fragt ab, ob jede Sitzung des leitenden Organs und der Ausschüsse zeitnah dokumentiert wurde. Der IRS betrachtet dies als zeitnah, wenn es bis zur nächsten Sitzung oder innerhalb von 60 Tagen nach der Sitzung geschieht, je nachdem, was später eintritt. | Form 990 instructions, Part VI, line 8 |
Sollten Sie die Sitzung aufzeichnen?
Entscheiden Sie dies als Vorstand schriftlich, bevor jemand auf Aufnahme drückt.
Die Gründe dafür sind, dass wichtige Diskussionen in den inoffiziellen Bereich verlagert werden können und eine durchgesickerte Aufnahme dem Unternehmen schaden kann. Zudem wird betont, dass selbst bei Vorliegen einer Aufzeichnung das Protokoll das formelle, rechtsgültige Dokument bleibt.
Wir vertreiben Aufzeichnungssoftware, werten Sie dies also nach eigenem Ermessen, aber dies sind berechtigte Bedenken. Wenn Ihr Vorstand Aufnahmen gestattet, vereinbaren Sie, wer Zugriff auf die Datei hat, wie lange sie aufbewahrt und wann sie gelöscht wird. Informieren Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung über Zustimmungsregeln und darüber, ob eine aufbewahrte Aufzeichnung in einem Rechtsstreit herausverlangt werden könnte. Unsere Hinweise zu ethischer Meeting-Aufzeichnung und Datenschutz bei KI-Transkription am Arbeitsplatz behandeln die Fragen, die vorab geklärt werden sollten.
Von der Aufnahme zum Protokollentwurf
Es gibt zwei Möglichkeiten, ScreenApp hierfür zu nutzen - und bei der zweiten wird der Sitzungsraum überhaupt nicht aufgezeichnet.
Wenn Ihr Vorstand einer Aufzeichnung zugestimmt hat
Laden Sie die Datei in den Protokoll-Generator hoch. Sie erhalten ein Transkript mit Sprecheridentifikation und können Klicken Sie auf ein Sprecheretikett, um es umzubenennen, einem Teammitglied zuzuordnen oder ein einzelnes Segment neu zuzuweisen.
Wenn Ihr Vorstand nicht aufzeichnet
Diktieren Sie direkt nach der Sitzung, solange alles noch frisch ist, ein Sprachmemo für KI-Sitzungsnotizen: die einzelnen Tagesordnungspunkte, was beschlossen wurde und wer für was zuständig ist. Unsere Anleitung zum Transkribieren von Sprachmemos beschreibt die Schritte auf dem iPhone.
Wenn Sie den Text bereits haben, fügen Sie ihn stattdessen in Transkript zu Sitzungsprotokoll ein.
Die Protokollausgabe liefert Ihnen Aktionspunkte mit einem Verantwortlichen und einer Frist sowie separat aufgelistete Entscheidungen. Sie können den Entwurf als Markdown, TXT, PDF, DOCX und PPTX exportieren. ScreenApp ist nach SOC 2 Typ 2 geprüft und verwendet AES-256 Verschlüsselung für ruhende Daten, worüber sich Ihr IT- oder Rechtsteam wahrscheinlich erkundigen wird. No credit card required zum Ausprobieren.
FAQ
Was sollte ein Vorstandsprotokoll enthalten?
Mindestens: den Firmennamen, Datum, Uhrzeit und Ort, die Anwesenden, die Bestätigung der Beschlussfähigkeit, etwaige angezeigte Interessenkonflikte, den genauen Wortlaut jedes Antrags samt Antragsteller, Unterstützer und Ergebnis, zugewiesene Maßnahmen sowie Unterschriftenzeilen. Die obige Vorlage enthält für jeden dieser Punkte einen eigenen Abschnitt.
Wer führt bei einer Vorstandssitzung Protokoll?
In der Regel der Unternehmenssekretär (Corporate Secretary) bzw. Schriftführer oder eine Person, die der Vorsitzende für diese Sitzung ernennt. In Delaware schreibt das Gesetz vor, dass einer der leitenden Angestellten (Officers) diese Pflicht hat; wenn also jemand anderes die Notizen macht, sollte dennoch ein Officer für das endgültige Protokoll verantwortlich sein.
Wie dokumentiert man eine nichtöffentliche Sitzung (Executive Session) im Protokoll?
Halten Sie fest, dass der Vorstand zu einer nichtöffentlichen Sitzung übergegangen ist, die Start- und Endzeiten, wer im Raum geblieben ist und welche Beschlüsse gefasst wurden. Lassen Sie die Diskussion selbst aus. Halten Sie diesen Teil bewusst kurz, so wie Abschnitt 8 der Unternehmensvorlage formuliert ist.
Müssen Vorstandsprotokolle unterschrieben werden?
In Australien schreibt Section 251A eine Unterzeichnung innerhalb einer angemessenen Frist nach der Sitzung vor. Andernorts ergibt sich dies oft aus der Satzung oder der Praxis des Gremiums. Die sicherste Standardvorgehensweise ist, dass der Schriftführer und der Vorsitzende unterschreiben, sobald der Vorstand das Protokoll genehmigt hat.
Wie lange sollten Sie Vorstandsprotokolle aufbewahren?
Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Wir würden sie für die gesamte Lebensdauer des Unternehmens aufbewahren, da sie den Nachweis darüber erbringen, was der Vorstand autorisiert hat. Prüfen Sie die für Sie geltende Rechtsordnung und Ihre Aufbewahrungsrichtlinien.
Was ist der Unterschied zwischen Sitzungsnotizen und einem Vorstandsprotokoll?
Notizen sind das Arbeitsmaterial des Schriftführers aus der Sitzung. Protokolle sind das genehmigte Dokument, das zu den offiziellen Unterlagen wird. Sobald das Protokoll genehmigt ist, befolgen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie für Notizen und Entwürfe und fragen Sie im Zweifelsfall Ihre Rechtsberatung.
Kann KI Vorstandsprotokolle verfassen?
KI kann aus einem Transkript oder Notizen einen ersten Entwurf erstellen. Sie kann jedoch nicht entscheiden, was in das offizielle Protokoll gehört, und sie glättet mitunter den genauen Wortlaut eines Antrags. Betrachten Sie alles, was sie schreibt, als Entwurf, den der Schriftführer und der Vorsitzende mit dem tatsächlichen Geschehen abgleichen müssen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Vorstandsprotokoll und einem Transkript?
Ein Transkript zeichnet jedes einzelne Wort auf. Ein Protokoll hält die Beschlüsse fest - und bei Unternehmensvorständen die Hauptpunkte sowie die wesentlichen Beweggründe dahinter. Das Protokoll ist das formelle Dokument, und ein Transkript sollte niemals an dessen Stelle abgelegt werden.
