Decidi cosa devono catturare le note
Prima della riunione, identifica le decisioni e le domande che il gruppo deve risolvere. Usa una struttura semplice: contesto, decisioni, azioni e domande aperte. Lascia spazio per i timestamp di supporto.
Scegli e testa il tuo metodo di registrazione delle riunioni. Spiega la registrazione ai partecipanti e segui le regole di registrazione della riunione.
Rendi espliciti gli impegni
Quando viene proposta un’attività, chiedi chi ne è responsabile e se è stata concordata una data. Conferma una decisione ad alta voce piuttosto che lasciarla implicita. Questo migliora il materiale di origine su cui si baseranno le note.
Tieni una tua breve nota di una correzione importante fuori verbale o di una decisione presa al di fuori della conversazione registrata. Etichetta la sua fonte invece di attribuirla alla registrazione.
Genera una bozza
Apri la registrazione elaborata in Ask AI e richiedi:
Crea note di riunione con contesto, decisioni, azioni e domande aperte. Per ogni azione, includi un responsabile e una scadenza solo se indicati. Contrassegna i dettagli mancanti come non confermati. Aggiungi i timestamp di origine dove disponibili.
Esamina la trascrizione intorno a ogni impegno. Un suggerimento, una stima e una decisione approvata non dovrebbero apparire sotto la stessa intestazione.
Controlla la bozza
- Conferma i nomi dei relatori rispetto alla registrazione.
- Controlla cifre, date e formulazioni citate.
- Separa le azioni concordate dalle idee ancora in discussione.
- Chiedi alle persone responsabili di confermare i dettagli contestati o mancanti.
- Salva le note riviste con un titolo e una data chiari della riunione.
Per le riunioni ripetute, riutilizza la struttura del documento, non il contenuto non verificato della riunione precedente.
Condividi e segui
Usa la condivisione di documenti o esporta le note per il tuo team. Controlla separatamente l’accesso alla registrazione originale. Mantieni una correzione visibile ai destinatari se rivedi una decisione dopo la condivisione.
Copia le attività confermate nel sistema di attività del tuo team e monitora il completamento lì. Un elenco di azioni generato non significa che le attività siano state assegnate o sincronizzate con un altro prodotto.
Consulta Accuratezza e metodologia per le limitazioni dell’IA e le correzioni della trascrizione quando un errore di origine influisce sulle note.