Décidez ce que les notes doivent capturer
Avant la réunion, identifiez les décisions et les questions que le groupe doit résoudre. Utilisez une structure simple : contexte, décisions, actions et questions en suspens. Laissez de l’espace pour les horodatages de support.
Choisissez et testez votre méthode d’enregistrement de réunion. Expliquez l’enregistrement aux participants et suivez les règles d’enregistrement de la réunion.
Rendez les engagements explicites
Lorsqu’une tâche est proposée, demandez qui en est responsable et si une date a été convenue. Confirmez une décision à voix haute plutôt que de la laisser implicite. Cela améliore le matériel source sur lequel les notes s’appuieront.
Gardez votre propre brève note d’une correction importante hors enregistrement ou d’une décision prise en dehors de la conversation capturée. Étiquetez sa source au lieu de l’attribuer à l’enregistrement.
Générez un brouillon
Ouvrez l’enregistrement traité dans Ask AI et demandez :
Créez des notes de réunion avec le contexte, les décisions, les actions et les questions en suspens. Pour chaque action, incluez un responsable et une date limite uniquement si cela a été spécifié. Marquez les détails manquants comme non confirmés. Ajoutez des horodatages de source si disponibles.
Examinez la transcription autour de chaque engagement. Une suggestion, une estimation et une décision approuvée ne doivent pas apparaître sous le même titre.
Vérifiez le brouillon
- Confirmez les noms des intervenants par rapport à l’enregistrement.
- Vérifiez les chiffres, les dates et les formulations citées.
- Séparez les actions convenues des idées encore en discussion.
- Demandez aux personnes responsables de confirmer les détails contestés ou manquants.
- Enregistrez les notes révisées avec un titre de réunion et une date clairs.
Pour les réunions répétées, réutilisez la structure du document, et non le contenu non vérifié de la réunion précédente.
Partagez et assurez le suivi
Utilisez le partage de documents ou exportez les notes pour votre équipe. Vérifiez l’accès à l’enregistrement source séparément. Gardez une correction visible pour les destinataires si vous révisez une décision après le partage.
Copiez les tâches confirmées dans le système de tâches de votre équipe et suivez leur achèvement là-bas. Une liste d’actions générée ne signifie pas que des tâches ont été attribuées ou synchronisées avec un autre produit.
Consultez Précision et méthodologie pour les limitations de l’IA et corrections de transcription lorsqu’une erreur source affecte les notes.