Fortune’un 9 Şubat tarihli raporu, şok edici bir işyeri trendini ortaya çıkardı: Yapay zeka toplantı notu alanlar, İK felaketleri yaratıyor. Katılımcılar ayrıldıktan sonra görüşmelerde kalan araçlar, özel dedikoduları kaydediyor, tüm ekiplere otomatik olarak tam transkriptler e-postayla gönderiyor. Şirketler, bir sonraki davaları gelmeden önce politikalar oluşturmak için çabalıyor.

İşte İK ekiplerinin yapay zeka not alma aracı gizlilik riskleri hakkında bilmesi gerekenler ve bunları nasıl sorumlu bir şekilde yönetecekleri.

Gerçek Gizlilik Riskleri

Yapay zeka toplantı notu alanlar, basit kayıt endişelerinin çok ötesine geçen üç önemli işyeri gizliliği riski sunar.

Katılımcılar Ayrıldıktan Sonra Devamlılık

Fortune makalesi, insan katılımcılar aramayı sonlandırdıktan sonra etkin kalan araçlara dikkat çekti. Bu botlar, toplantının bittiğini düşünen meslektaşlar arasındaki konuşmaları kaydetmeye devam ediyor. Maaşlar, performans değerlendirmeleri ve ofis politikaları hakkındaki özel tartışmalar yakalanır ve potansiyel olarak paylaşılır.

Onay Olmadan Otomatik Dağıtım

Birçok yapay zeka aracı, toplantı transkriptlerini otomatik olarak tüm katılımcılara e-postayla gönderir. Buna, ayrıntılı kayda asla rıza göstermeyen harici müşteriler, yükleniciler ve satıcılar dahildir. Bazı araçlar, orijinal toplantıda bulunmayan ekip liderlerini veya yöneticilerini bile CC’ler.

Konu Dışı Konuşmaları Yakalama

Geleneksel toplantı kayıtları gündeme odaklanır. Yapay zeka not alma araçları her şeyi yakalar: yan konuşmaları, telefonla gelen kesintileri, resmi toplantı başlamadan önce gerçekleşen tartışmaları. Bu ortam kaydı, iş yeri etkileşimlerinin kapsamlı bir kaydını oluşturur.

Yasal Kayıt Onayı Sorunları

Kayıt yasaları lokasyona göre büyük ölçüde değişiklik göstererek, dağıtılmış ekipler için uyumluluk kabusları yaratır.

İki Taraflı Onay Eyaletleri

Kaliforniya, Florida ve diğer dokuz ABD eyaleti, tüm katılımcıların kayda açıkça onay vermesini gerektirir. Kaliforniya’dan arayan tek bir katılımcı, diğerlerinin nerede bulunduğuna bakılmaksızın, tüm toplantıyı iki taraflı onay kurallarına tabi kılar.

Uluslararası Zorluklar

Avrupa’daki GDPR başka bir katman ekler: kişisel konuşmaları kaydetmek yasal bir dayanak ve açık veri saklama politikaları gerektirir. Şirketlerin çağrıların başında sadece sözlü anlaşma değil, açık onay belgelendirmesine ihtiyacı vardır.

CISA rehberliğine göre, birçok kuruluşun yapay zeka destekli kayıt araçları için uygun onay iş akışları bulunmamaktadır.

Belgelendirme Gereksinimleri

Yasal uyumluluk, yazılı onay formları, açık veri saklama politikaları ve katılımcı bildirim prosedürleri gerektirir. Yapay zeka not alma araçlarını kullanan çoğu şirketin bu korumaların hiçbiri mevcut değildir.

Şirket Politikası Çerçevesi

Kuruluşların, İK sorunları tırmanmadan önce net yapay zeka not alma politikalarına ihtiyacı vardır. İşte temel bileşenler.

Açıklama Gereksinimleri

Zorunlu bildirim. Her toplantı daveti, yapay zeka kaydının yapılıp yapılmayacağını açıkça belirtmelidir. Belirli araç adını, kayıt kapsamını ve veri saklama süresini ekleyin.

Vazgeçme prosedürleri. Katılımcılar, toplantıyı kaçırmadan kaydı reddetmenin basit bir yoluna sahip olmalıdır. Bu, kaydedilmeyen alternatifler veya yalnızca özet dokümantasyon sunmak anlamına gelir.

Acil Durdurma Protokolleri

Toplantı düzenleyici kontrolü. Kayıt etkinleştirmeyi yalnızca toplantıyı planlayan kişi kontrol etmelidir. Hiçbir katılımcı, düzenleyici izni olmadan kayda başlayamamalıdır.

Anında durdurma yeteneği. Herhangi bir katılımcı, teknik engeller veya uzun prosedürler olmadan anında kayıt sonlandırması talep edebilmelidir.

Transkript Dağıtım Kontrolleri

Açık alıcı listeleri. Toplantı düzenleyicileri, transkript alıcılarını manuel olarak seçmelidir. Tüm katılımcılara veya orada olmayan ekip üyelerine otomatik dağıtım yapılmamalıdır.

Harici katılımcı koruması. Müşteriler, satıcılar ve yükleniciler, belirli kayıt onay formlarını imzalamadıkları sürece yalnızca özet notlar alırlar.

Katılım Paradoksu

Read AI’nın 2025 çalışması beklenmedik bir sonuç buldu: kaydedilen toplantılar aslında katılımı artırıyor. Kadınlar, toplantılar kaydedilirken %9 daha fazla konuşuyor ve genel konuşma süresi daha eşit dağıtılıyor.

Bu, bir politika ikilemi yaratır. Kayıt, toplantı dinamiklerini iyileştirebilir ve daha iyi dokümantasyon sağlayabilir, ancak aynı zamanda yukarıda özetlenen gizlilik risklerini de yaratır.

Dengeli Yaklaşım

Çözüm, net sınırlarla seçici kaydı içerir. Resmi sunumları ve karar alma oturumlarını kaydedin, ancak gayri resmi tartışmaları ve beyin fırtınası oturumlarını kaydetmeyin. Bu, gizliliği sınırlarken katılım faydalarını korur.

ScreenApp Kaydı Nasıl Farklı Ele Alır?

ScreenApp’in toplantı kaydedicisi, izinsiz botlar olmadan kullanıcı kontrollü kayıt yoluyla bu endişeleri giderir.

Otomatik katılım yok. Kullanıcılar hangi toplantıları kaydedeceğini seçer. Toplantı organizatörü tarafından açıkça davet edilmedikçe, katılımcı listelerinde botlar görünmez.

Önce yerel kayıt. Ses ve video, kullanıcılar yüklemeyi seçene kadar kullanıcı cihazlarında kalır. Varsayılan olarak bulut depolaması olmaması, toplantı içeriğine yetkisiz erişim olmadığı anlamına gelir.

Manuel paylaşım kontrolleri. Kullanıcılar, transkript alıcılarını manuel olarak seçer. Otomatik dağıtım veya tüm ekibi kapsayan bildirimler yok.

Sorumlu Kullanım için En İyi Uygulamalar

Yapay zeka toplantı araçlarını uygulayan şirketler, gizlilik risklerini en aza indirmek için bu yönergeleri izlemelidir.

Toplantı Öncesi Hazırlık

Takvim entegrasyonu uyarıları. Toplantı davetiyeleri, katılımcılar kabul etmeden önce kayıt niyetlerini açıkça belirtmelidir. Vazgeçme talimatlarını ve alternatif katılım yöntemlerini ekleyin.

Harici katılımcı taraması. Katılımcıların katı kayıt politikaları olan kuruluşlardan olup olmadığını kontrol edin. Hükümet yüklenicileri ve sağlık kuruluşları genellikle gizli kaydı yasaklar.

Toplantılar Sırasında

Sözlü onay. Takvim davetiyeleri uyarılar içerse bile, her kaydedilen toplantıya açık sözlü onay onayı ile başlayın.

Özel tartışma araları. Hassas konular ortaya çıktığında, kaydı geçici olarak duraklatın. Yalnızca tüm katılımcıların devam etmeyi kabul ettiğini onayladıktan sonra devam edin.

Toplantı Sonrası Yönetim

Saklama süresi sınırları. Özet oluşturulduktan sonra tam ses kayıtlarını silin, genellikle 30 gün içinde. Uzun vadeli referans için yalnızca temel özet notlarını saklayın.

Erişim kontrolü. Transkript erişimini yalnızca toplantı katılımcılarıyla sınırlayın. Kayıtları yetkisiz kullanıcıların erişebileceği paylaşılan sürücülerde veya e-posta sistemlerinde saklamaktan kaçının.

Özet ve Kelimesi Kelimesine Kayıt

En güvenli yaklaşım, tam kayıtları saklamadan toplantı özetleri oluşturmayı içerir.

Yalnızca özet araçları, kesin konuşmaları saklamadan temel kararları ve eylem öğelerini çıkarır. Bu, gizlilik maruziyetini en aza indirirken belgelendirme değeri sağlar.

Kelimesi kelimesine transkriptler, yan konuşmalar ve gayri resmi açıklamalar dahil olmak üzere her kelimeyi yakalar. Bunlar, en yüksek yasal ve İK risklerini oluşturur.

Çoğu kuruluşun gözetim değil, belgelendirmeye ihtiyacı vardır. Yalnızca özet yaklaşımları, gizlilik endişelerini azaltırken iş ihtiyaçlarını karşılar.

ScreenApp ile Toplantıları Kaydedin

ScreenApp’in AI toplantı kaydedicisi, iş yeri kayıt gizliliği üzerinde size tam kontrol sağlar.

1. Her toplantı için otomatik olarak değil, belgelendirmeye ihtiyacınız olduğunda kaydı manuel olarak başlatın.
2. AI analizi ile işlemeyi seçene kadar sesi yerel tutun.
3. Özel ihtiyaçlarınıza ve gizlilik gereksinimlerinize göre özetler veya transkriptler oluşturun.

Toplantınızdan Sonra

• Video Özetleyici: Uzun kayıtları kısa eylem öğesi listelerine dönüştürün
• AI Not Alıcı: Katılımcı gizliliğinin korunmasıyla yapılandırılmış toplantı notları oluşturun
• Transkripsiyon Yazılımı: Zaman damgası kontrolleriyle doğru transkriptler oluşturun

SSS

Şirketlerin yapay zeka kaydını açıklaması yasal olarak zorunlu mu?

Evet, çoğu yargı alanında. İki taraflı onay eyaletleri, açık katılımcı onayı gerektirir. GDPR, açık bildirim ve yasal dayanak gerektirir. Toplantılar başlamadan önce her zaman yapay zeka kaydını açıklayın.

Çalışanlar iş toplantılarında yapay zeka kaydını reddedebilir mi?

Bu, şirket politikasına ve yerel iş kanunlarına göre değişir. En iyi uygulama, toplantıya katılım koşulu olarak zorla onay almak yerine, kaydedilmeyen katılım alternatifleri sunmaktır.

Birisi iki taraflı onay eyaletinden katılırsa ne olur?

Tüm toplantı iki taraflı onay gereksinimlerine tabi olur. Tüm katılımcılar, bireysel konumlarından bağımsız olarak, kaydı açıkça kabul etmelidir.

Şirketler yapay zeka toplantı kayıtlarını ne kadar süreyle saklayabilir?

Veri saklama gereksinimleri sektöre ve konuma göre değişir. Çoğu kuruluş, yalnızca temel özet belgelerini saklarken, tam kayıtları 30-90 gün içinde silmelidir.

Yapay zeka toplantı botları toplantı katılımcısı sayılır mı?

Evet, yasal amaçlar için. Aramalara katılan botlar, insan tarafından işletilen kayıt ekipmanı gibi onay gereksinimlerini tetikleyen otomatik kaydı oluşturur.

Yapay zeka araçları, katılımcı listelerinde görünmeden toplantıları kaydedebilir mi?

Bazı araçlar bunu deniyor, ancak bu yasal olarak riskli ve potansiyel olarak telefon dinleme yasalarını ihlal ediyor. Tüm kayıtlar toplantı katılımcıları tarafından açıkça görülebilir olmalıdır.

Toplantılar sırasında kayıt almak ve not almak arasındaki fark nedir?

Geleneksel not alma, seçilen bilgileri yakalar. Yapay zeka kaydı, konu dışı tartışmalar ve ortam sesi dahil olmak üzere tüm konuşmaları yakalar ve çok daha geniş gizlilik etkileri yaratır.