Decida o que as notas precisam capturar
Antes da reunião, identifique as decisões e questões que o grupo precisa resolver. Use uma estrutura simples: contexto, decisões, ações e questões em aberto. Deixe espaço para carimbos de data/hora de apoio.
Escolha e teste seu método de gravação de reunião. Explique a gravação aos participantes e siga as regras de gravação da reunião.
Torne os compromissos explícitos
Quando uma tarefa for proposta, pergunte quem é o responsável e se uma data foi acordada. Confirme uma decisão em voz alta, em vez de deixá-la implícita. Isso melhora o material de origem no qual as notas se basearão.
Mantenha sua própria nota breve de uma correção importante fora do registro ou de uma decisão tomada fora da conversa capturada. Rotule sua fonte em vez de atribuí-la à gravação.
Gere um rascunho
Abrir a gravação processada no Ask AI e solicitar:
Crie notas de reunião com contexto, decisões, ações e questões em aberto. Para cada ação, inclua um responsável e um prazo apenas se declarados. Marque os detalhes ausentes como não confirmados. Adicione carimbos de data/hora da fonte onde disponíveis.
Revise a transcrição em torno de cada compromisso. Uma sugestão, uma estimativa e uma decisão aprovada não devem aparecer sob o mesmo título.
Verifique o rascunho
- Confirme os nomes dos oradores com a gravação.
- Verifique números, datas e a redação citada.
- Separe as ações acordadas das ideias ainda em discussão.
- Peça às pessoas responsáveis para confirmar detalhes contestados ou ausentes.
- Salve as notas revisadas com um título e data claros da reunião.
Para reuniões repetidas, reutilize a estrutura do documento, não o conteúdo não verificado da reunião anterior.
Compartilhe e faça o acompanhamento
Use o compartilhamento de documentos ou exporte as notas para sua equipe. Verifique o acesso à gravação original separadamente. Mantenha uma correção visível para os destinatários se você revisar uma decisão após o compartilhamento.
Copie as tarefas confirmadas para o sistema de tarefas da sua equipe e acompanhe a conclusão lá. Uma lista de ações gerada não significa que as tarefas foram atribuídas ou sincronizadas com outro produto.
Consulte Precisão e Metodologia para limitações da IA e correções de transcrição quando um erro de origem afeta as notas.