Mengapa Merekam Rapat dengan AI?

Merekam rapat dengan transkripsi AI mengubah cara tim menangkap dan berbagi informasi. Alih-alih berebut untuk membuat catatan, fokus pada percakapan sementara AI secara otomatis mendokumentasikan segalanya, mengekstrak item tindakan, dan membuat catatan yang dapat dicari.

Manfaat perekaman rapat AI:

• Jangan pernah melewatkan detail: Tangkap setiap kata, keputusan, dan item tindakan secara otomatis
• Partisipasi penuh: Terlibat dalam diskusi alih-alih membuat catatan
• Arsip yang dapat dicari: Temukan momen rapat apa pun dengan pencarian kata kunci
• Ringkasan otomatis: AI menghasilkan poin-poin penting dan item tindakan
• Berbagi mudah: Kirim transkrip dan ringkasan ke peserta secara instan
• Aksesibilitas: Transkrip membantu peserta tunarungu/sulit mendengar

Tidak ada bot yang bergabung dalam panggilan Anda: Tidak seperti alat lain, ScreenApp merekam tanpa menambahkan peserta bot yang mengganggu rapat atau membuat peserta tidak nyaman.

Apa yang Anda Butuhkan

Sebelum merekam rapat:

• Akses platform rapat (Zoom, Teams, Google Meet, dll.)
• Akun ScreenApp (gratis di screenapp.io)
• Mikrofon dan kamera (jika rapat video)
• Izin untuk merekam (beri tahu peserta)
• Koneksi internet untuk pemrosesan AI

Pemberitahuan hukum: Selalu beri tahu peserta bahwa Anda merekam. Banyak yurisdiksi memerlukan persetujuan dari semua pihak.

Bagaimana Cara Kerja Perekaman Rapat ScreenApp

ScreenApp menyediakan penangkapan rapat bertenaga AI yang tidak terlihat:

1. Perekaman Berbasis Browser: Menangkap langsung dari browser atau desktop Anda
2. Tanpa Bot: Merekam layar/audio Anda - tidak ada bot yang bergabung dalam rapat
3. Transkripsi Waktu Nyata: Ucapan ke teks saat rapat berlangsung
4. Identifikasi Pembicara: Memberi label siapa yang mengatakan apa secara otomatis
5. Analisis AI: Mengekstrak item tindakan, keputusan, poin-poin penting
6. Berbagi Instan: Kirim ringkasan dan transkrip ke tim segera

Keunggulan ScreenApp:

• Bekerja dengan platform rapat APA PUN
• Tidak ada bot yang bergabung dalam rapat (tidak terlihat oleh peserta lain)
• Transkripsi otomatis disertakan (akurasi 99%)
• Ringkasan dan item tindakan yang dihasilkan AI
• Perpustakaan rapat yang dapat dicari
• Bagikan melalui tautan (tanpa lampiran file besar)

Langkah demi Langkah: Merekam Rapat

Langkah 1: Pilih Metode Perekaman

Metode A: Perekaman Tab Browser (Disarankan)

Terbaik untuk: Google Meet, browser Zoom, browser Microsoft Teams

1. Buka rapat di browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox)
2. Buka ScreenApp
3. Klik “Rekam Layar”
4. Pilih “Tab Browser”
5. Pilih tab dengan rapat
6. Mulai merekam sebelum atau selama rapat

Keuntungan:

• Tidak diperlukan aplikasi desktop
• Merekam hanya rapat (bukan seluruh layar)
• Ukuran file lebih kecil
• Lebih mudah untuk dibagikan

Metode B: Perekaman Aplikasi Desktop

Terbaik untuk: Aplikasi desktop Zoom, aplikasi desktop Teams, aplikasi mandiri

1. Buka perekam desktop ScreenApp
2. Klik “Rekam Layar”
3. Pilih “Jendela Aplikasi”
4. Pilih jendela aplikasi rapat
5. Mulai merekam

Keuntungan:

• Tangkapan kualitas lebih tinggi
• Merekam presentasi layar penuh
• Lebih andal untuk rapat panjang

Metode C: Perekaman Audio Saja

Terbaik untuk: Panggilan telepon, rapat audio saja, wawancara podcast

1. Buka Perekam Audio ScreenApp
2. Klik “Rekam Audio”
3. Pilih audio sistem + mikrofon
4. Mulai merekam sebelum bergabung dengan panggilan

Keuntungan:

• Ukuran file terkecil
• Bekerja untuk panggilan telepon
• Persyaratan bandwidth lebih rendah

Langkah 2: Mulai Rapat dan Merekam

Sebelum rapat dimulai:

1. Uji pengaturan Anda:

   • Periksa mikrofon berfungsi
   • Verifikasi kamera jika panggilan video
   • Uji perekaman layar secara singkat

2. Siapkan perekaman:

   • Buka perekam ScreenApp
   • Pilih sumber perekaman (tab, jendela, atau layar)
   • Jangan klik “Rekam” dulu (tunggu rapat dimulai)

3. Bergabung ke rapat:

   • Masuk ke ruang rapat
   • Aktifkan kamera dan mikrofon
   • Sapa peserta yang datang lebih awal

Saat rapat dimulai:

1. Umumkan bahwa Anda merekam:

   • “Sekadar memberi tahu semuanya, saya merekam rapat ini untuk catatan”
   • “Apakah semua orang setuju jika saya merekam untuk catatan tim kita?”
   • Persyaratan hukum di banyak wilayah

2. Mulai merekam:

   • Klik “Mulai Merekam” di ScreenApp
   • Pilih jendela/tab rapat
   • Konfirmasi perekaman telah dimulai (penghitung waktu mulai)

3. Minimalkan jendela perekam:

   • Pastikan indikator perekaman tetap terlihat (tahu bahwa itu aktif)
   • Fokus pada percakapan rapat
   • AI menangkap semuanya secara otomatis

Selama rapat:

• Berpartisipasi seperti biasa: Jangan khawatir tentang membuat catatan
• Perhatikan indikator perekaman: Pastikan itu masih berjalan
• Label pembicara: AI mengidentifikasi pembicara yang berbeda secara otomatis
• Jeda jika diperlukan: Momen privasi (jeda perekaman, lanjutkan setelahnya)

Langkah 3: Perekaman Spesifik Platform

Merekam Rapat Zoom

Zoom Browser:

1. Bergabung ke rapat Zoom di Chrome/Edge
2. ScreenApp > Rekam > Tab Browser > Pilih tab Zoom
3. Perekaman menangkap:
   • Semua peserta di layar
   • Berbagi layar dan presentasi
   • Semua audio (peserta + Anda)
   • Pesan obrolan (jika terlihat di layar)

Zoom Aplikasi Desktop:

1. Bergabung ke rapat Zoom
2. ScreenApp > Rekam > Jendela Aplikasi > Pilih “Rapat Zoom”
3. Pilih “Bagikan audio sistem” untuk audio peserta
4. Rekam dengan atau tanpa overlay webcam Anda

Tips Zoom:

• Aktifkan “Tampilan Galeri” untuk melihat semua peserta
• Gunakan “Tampilan Pembicara” untuk fokus pada pembicara aktif
• Berbagi layar ditangkap secara otomatis
• Ruang istirahat TIDAK ditangkap (keterbatasan Zoom - perlu merekam setiap ruangan secara terpisah)

Merekam Google Meet

Google Meet (Hanya Browser):

1. Bergabung ke Google Meet di browser Chrome
2. ScreenApp > Rekam > Tab Browser > Pilih tab Meet
3. Secara otomatis menangkap:
   • Umpan video
   • Presentasi layar
   • Semua audio
   • Teks (jika diaktifkan)

Tips Google Meet:

• Aktifkan teks langsung Google untuk redundansi
• Sematkan pembicara penting agar tetap di layar
• Pengaturan tata letak: “Ubin” menangkap lebih banyak peserta
• Ekstensi mungkin bertentangan - nonaktifkan jika terjadi masalah perekaman

Merekam Microsoft Teams

Teams Browser:

1. Bergabung ke rapat Teams di browser
2. ScreenApp > Rekam > Tab Browser > Pilih tab Teams
3. Menangkap ruang rapat dan konten

Teams Aplikasi Desktop:

1. Bergabung ke rapat di aplikasi Teams
2. ScreenApp > Rekam > Jendela Aplikasi
3. Pilih jendela “Microsoft Teams”
4. Rekam seluruh jendela rapat

Tips Teams:

• Minta penyelenggara rapat mengaktifkan izin perekaman (jika dibatasi)
• “Mode Bersama” menghasilkan rekaman visual yang bagus
• Latar belakang dan efek ditangkap apa adanya
• Obrolan rapat disimpan secara terpisah (ekspor melalui Teams)

Merekam Platform Lain

Webex, BlueJeans, Whereby, dll.:

• Gunakan perekaman Tab Browser (sebagian besar platform berbasis web)
• Atau Jendela Aplikasi untuk aplikasi desktop
• Proses sama: Bergabung > Rekam > Pilih sumber

Panggilan Telepon:

• Gunakan perekaman Audio Saja
• Aktifkan speaker phone selama panggilan
• ScreenApp menangkap mikrofon + output speaker Anda
• Periksa undang-undang setempat (beberapa memerlukan persetujuan dua pihak)

Langkah 4: Hentikan dan Simpan Rekaman

Ketika rapat berakhir:

1. Ucapkan selamat tinggal kepada peserta:

   • Jangan akhiri panggilan tiba-tiba
   • Terima kasih kepada semua orang atas waktu mereka
   • Ingatkan mereka bahwa Anda akan membagikan catatan

2. Hentikan perekaman:

   • Klik “Hentikan Perekaman” di ScreenApp
   • Perekaman diproses secara otomatis
   • Unggahan dimulai ke cloud

3. Tinggalkan rapat:

   • Keluar dari platform rapat
   • Tutup jendela rapat

Pemrosesan terjadi secara otomatis:

• Video/audio diunggah ke ScreenApp (bilah kemajuan ditampilkan)
• Transkripsi AI dimulai (konversi ucapan-ke-teks)
• Diarisasi pembicara (mengidentifikasi siapa yang berbicara kapan)
• Pembuatan ringkasan AI (poin-poin penting, item tindakan, keputusan)
• Sinkronisasi stempel waktu (klik kata apa saja untuk melompat ke momen)

Waktu pemrosesan:

• Rapat 30 menit: ~2-3 menit
• Rapat 1 jam: ~5-7 menit
• Rapat 2 jam: ~10-15 menit

Langkah 5: Tinjau Ringkasan yang Dibuat AI

Setelah pemrosesan selesai:

Buka rapat di Perpustakaan ScreenApp:

Ringkasan AI mencakup:

1. Ikhtisar Rapat:

   • Tanggal dan durasi
   • Daftar peserta (jika terlihat dalam rekaman)
   • Topik utama yang dibahas

2. Poin-Poin Penting (3-5 poin):

   • Keputusan utama yang diambil
   • Pengumuman penting
   • Topik diskusi utama

3. Item Tindakan:

   • Tugas yang diberikan selama rapat
   • Siapa yang bertanggung jawab (diambil dari percakapan)
   • Tanggal jatuh tempo yang disebutkan
   • Format: “TINDAKAN: [Orang] untuk [tugas] pada [tanggal]”

4. Keputusan:

   • Hasil ya/tidak yang jelas
   • Pilihan yang dibuat di antara opsi
   • Persetujuan atau penolakan

5. Langkah Selanjutnya:

   • Rapat tindak lanjut yang disebutkan
   • Tenggat waktu yang dibahas
   • Topik masa depan untuk dibahas

Contoh Ringkasan AI:

**Ringkasan Rapat - Sinkronisasi Tim Mingguan**
Tanggal: 19 Januari 2025 | Durasi: 42 menit | Peserta: 6

**Poin-Poin Penting:**
- Penjualan Q1 melebihi target sebesar 15%
- Peluncuran produk baru ditunda hingga Maret
- Anggaran pemasaran disetujui untuk kampanye media sosial
- Umpan balik pelanggan menunjukkan perlunya peningkatan aplikasi seluler

**Item Tindakan:**
- TINDAKAN: Sarah untuk menyelesaikan anggaran Q2 pada 26 Jan
- TINDAKAN: Mike untuk menjadwalkan demo produk untuk pemangku kepentingan
- TINDAKAN: Jessica untuk meneliti agensi pengembangan aplikasi seluler pada 2 Feb

**Keputusan:**
- Menyetujui tambahan $50 ribu untuk pengeluaran pemasaran
- Setuju untuk menunda peluncuran produk 6 minggu
- Akan merekrut 2 perwakilan dukungan pelanggan tambahan

**Langkah Selanjutnya:**
- Rapat tindak lanjut dijadwalkan pada 26 Jan
- Tim produk akan mempresentasikan garis waktu yang direvisi minggu depan

Langkah 6: Bagikan Rekaman dan Catatan Rapat

Opsi 1: Kirim Tautan Bagikan (Disarankan)

1. Klik tombol “Bagikan”
2. Salin tautan yang dapat dibagikan
3. Tempel di email atau Slack ke tim
4. Penerima mengakses:
   • Pemutaran video/audio
   • Transkrip lengkap dengan stempel waktu
   • Ringkasan AI
   • Fungsionalitas pencarian

Templat email:

Hai tim,

Berikut adalah catatan dan rekaman dari rapat hari ini:
[Tautan Bagikan]

Item tindakan utama:
- [Orang]: [Tugas] pada [Tanggal]
- [Orang]: [Tugas] pada [Tanggal]

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan!

Opsi 2: Ekspor dan Lampirkan

1. Klik tombol “Unduh”

2. Pilih format:

   • PDF: Ringkasan + transkrip lengkap (dapat dicetak)
   • Word (DOCX): Catatan rapat yang dapat diedit
   • MP4: File video untuk diunduh
   • MP3: File audio saja
   • SRT: Subtitle untuk pengeditan video

3. Lampirkan ke email atau unggah ke drive bersama

Opsi 3: Integrasi dengan Alat

• Slack: Posting tautan rekaman langsung di saluran
• Notion: Sematkan rekaman dan impor transkrip
• Google Docs: Salin/tempel transkrip dan ringkasan
• Manajemen Proyek: Tambahkan item tindakan ke Asana, Trello, Monday.com

Fitur Lanjutan Perekaman Rapat

Transkripsi Langsung Selama Rapat

Lihat transkrip muncul secara real-time saat rapat berlangsung:

1. Aktifkan “Transkripsi Langsung” sebelum memulai
2. Transkrip muncul di panel samping saat orang berbicara
3. Manfaat:
   • Verifikasi rekaman berfungsi
   • Ikuti jika audio terputus-putus
   • Aksesibilitas untuk peserta tunarungu
   • Salin/tempel poin-poin penting dengan cepat selama rapat

Pelabelan dan Penggantian Nama Pembicara

AI secara otomatis mendeteksi pembicara yang berbeda (Pembicara 1, Pembicara 2, dll.)

Ganti nama pembicara setelah rapat:

1. Buka transkrip
2. Klik label pembicara mana pun (mis., “Pembicara 1”)
3. Ketik nama sebenarnya (mis., “Sarah Johnson”)
4. Semua contoh diperbarui di seluruh transkrip

Hasil:

Sarah Johnson: Saya pikir kita harus maju dengan opsi B.
Mike Chen: Saya setuju, tetapi kita perlu persetujuan anggaran terlebih dahulu.
Sarah Johnson: Poin bagus. Saya akan menindaklanjuti dengan bagian keuangan hari ini.

Pencarian Didukung AI

Temukan momen apa pun dalam rapat dengan kata kunci:

1. Buka rekaman di perpustakaan
2. Klik ikon “Cari”
3. Ketik kata kunci (mis., “anggaran”, “tenggat waktu”, “Sarah”)
4. Hasil menunjukkan:
   • Semua sebutan dengan konteks di sekitarnya
   • Stempel waktu untuk setiap sebutan
   • Klik untuk langsung melompat ke momen itu dalam rekaman

Kasus penggunaan pencarian:

• Temukan keputusan atau jawaban tertentu
• Temukan penugasan item tindakan
• Tinjau diskusi topik tertentu
• Verifikasi kutipan atau pernyataan yang tepat

Templat dan Catatan Rapat

Buat dokumentasi rapat yang konsisten:

1. Siapkan templat:

   • Tentukan bagian (Agenda, Diskusi, Tindakan, Keputusan)
   • AI mengisi bagian secara otomatis
   • Format khusus untuk tim Anda

2. Agenda otomatis:

   • Unggah agenda rapat sebelumnya
   • AI memetakan diskusi ke item agenda
   • Menunjukkan topik mana yang dibahas, mana yang dilewati

3. Seri rapat:

   • Tautkan rapat berulang bersama-sama
   • Lacak item tindakan selama berminggu-minggu
   • Lihat kemajuan inisiatif yang sedang berlangsung

Integrasi dengan Alat Rapat

Integrasi Kalender:

• Hubungkan Google Kalender atau Outlook
• Rekam otomatis rapat terjadwal
• Tautan rekaman ditambahkan ke acara kalender setelah rapat

Integrasi CRM (Panggilan Penjualan):

• Sinkronkan dengan Salesforce, HubSpot
• Catat otomatis rekaman panggilan ke catatan pelanggan
• Ekstrak detail kesepakatan, tindak lanjut secara otomatis

Manajemen Proyek:

• Kirim item tindakan langsung ke Asana, Trello, Jira
• Buat tugas otomatis dengan penerima tugas dan tanggal jatuh tempo
• Tautkan rekaman ke proyek yang relevan

Praktik Terbaik Perekaman Rapat

Sebelum Rapat

1. Uji pengaturan Anda:

   • Lakukan perekaman uji 30 detik
   • Verifikasi kualitas audio dan video
   • Pastikan ruang penyimpanan cukup

2. Informasikan peserta:

   • Tambahkan ke undangan rapat: “Rapat ini akan direkam”
   • Umumkan di awal rapat
   • Hargai siapa pun yang tidak ingin direkam

3. Siapkan lingkungan Anda:

   • Ruang tenang, kebisingan latar belakang minimal
   • Pencahayaan yang baik jika rapat video
   • Tutup aplikasi yang tidak perlu (kinerja)

Selama Rapat

1. Biarkan AI menangani catatan:

   • Terlibat dalam percakapan sepenuhnya
   • Jangan khawatir tentang menangkap semuanya
   • AI mentranskripsi secara otomatis

2. Berbicara dengan jelas:

   • Ucapkan dengan jelas untuk akurasi transkripsi yang lebih baik
   • Perkenalkan diri Anda saat berbicara (membantu pelabelan pembicara)
   • Hindari berbicara menimpa orang lain (lebih sulit untuk ditranskripsi)

3. Pantau perekaman:

   • Sesekali lirik indikator perekaman
   • Pastikan tidak berhenti secara tidak sengaja
   • Perhatikan setiap pesan kesalahan

Setelah Rapat

1. Tinjau ringkasan AI:

   • Periksa apakah item tindakan akurat
   • Verifikasi nama dalam label pembicara
   • Edit kesalahan transkripsi di bagian penting

2. Bagikan dengan cepat:

   • Kirim tautan rekaman dalam 1 jam setelah rapat berakhir
   • Sertakan ringkasan dalam email
   • Soroti item tindakan mendesak

3. Arsipkan dengan benar:

   • Tambahkan tag untuk pencarian mudah (nama proyek, tanggal, tim)
   • Atur ke dalam folder (berdasarkan tim, proyek, atau bulan)
   • Tetapkan kebijakan penyimpanan (hapus rekaman lama jika diperlukan)

Memecahkan Masalah Umum

Perekaman Tidak Ada Audio

Penyebab:

• Sumber audio yang salah dipilih
• Izin audio mikrofon/sistem ditolak
• Output audio tidak dibagikan (Pengaturan Zoom/Teams)

Solusi:

1. Pilih “Audio Sistem” saat memulai perekaman
2. Periksa izin browser (bilah alamat > ikon mikrofon)
3. Zoom: Aktifkan “Bagikan suara komputer” saat berbagi layar
4. Teams: Pastikan “Sertakan audio sistem” diaktifkan
5. Rekam ulang uji untuk memverifikasi audio berfungsi

Peserta Tidak Terlihat dalam Rekaman

Penyebab:

• Merekam jendela/tab yang salah
• Peserta mematikan kamera
• Rekaman hanya menangkap sebagian layar

Solusi:

1. Rekam tab browser (bukan hanya sebagian layar)
2. Gunakan Tampilan Galeri untuk melihat semua peserta
3. Untuk aplikasi desktop, rekam seluruh jendela (bukan hanya layar yang dibagikan)

Transkripsi Kehilangan Bagian Besar

Penyebab:

• Kualitas audio yang buruk
• Peserta dimatikan suaranya saat berbicara
• Kebisingan latar belakang menutupi ucapan
• Beberapa orang berbicara secara bersamaan

Solusi:

1. Gunakan mikrofon yang lebih baik untuk rekaman mendatang
2. Minta peserta untuk menyalakan suara saat berbicara
3. Aktifkan peredam bising AI
4. Moderasi rapat untuk menghindari pembicaraan silang

Item Tindakan Tidak Diekstraksi

Penyebab:

• Tindakan tidak dinyatakan dengan jelas selama rapat
• Tidak ada penugasan atau tenggat waktu yang disebutkan secara eksplisit
• Percakapan terlalu samar

Solusi:

1. Selama rapat, bersikaplah eksplisit: “Sarah, bisakah kamu menangani anggaran pada hari Jumat?”
2. Tambahkan item tindakan secara manual dalam ringkasan setelah rapat
3. Gunakan templat rapat dengan bagian item tindakan
4. Tinjau dan edit ringkasan AI sebelum dibagikan

Langkah Selanjutnya

Sekarang Anda tahu cara merekam rapat dengan AI, jelajahi panduan terkait berikut:

• Praktik Terbaik Catatan Rapat - Dokumentasi rapat yang efektif
• Cara Merekam Layar Anda - Teknik perekaman layar
• Cara Mentranskripsi Audio ke Teks - Fitur transkripsi lanjutan

Mulai Rekam Rapat Hari Ini

ScreenApp membuat perekaman rapat menjadi mudah tanpa tangkapan bot, transkripsi otomatis, ringkasan yang dihasilkan AI, dan berbagi instan dengan tim Anda.

Siap merekam rapat pertama Anda? Mulai gunakan ScreenApp secara gratis dan jangan pernah melewatkan detail apa pun lagi.