Decida qué deben capturar las notas
Antes de la reunión, identifique las decisiones y preguntas que el grupo necesita resolver. Utilice una estructura simple: contexto, decisiones, acciones y preguntas abiertas. Deje espacio para las marcas de tiempo de apoyo.
Elija y pruebe su método de grabación de reuniones. Explique la grabación a los participantes y siga las reglas de grabación de la reunión.
Haga explícitos los compromisos
Cuando se proponga una tarea, pregunte quién es el responsable y si se acordó una fecha. Confirme una decisión en voz alta en lugar de dejarla implícita. Esto mejora el material fuente en el que se basarán las notas.
Mantenga su propia nota breve de una corrección importante fuera de registro o una decisión tomada fuera de la conversación capturada. Etiquete su fuente en lugar de atribuirla a la grabación.
Genere un borrador
Abra la grabación procesada en Ask AI y solicite:
Cree notas de reunión con contexto, decisiones, acciones y preguntas abiertas. Para cada acción, incluya un responsable y una fecha límite solo si se indica. Marque los detalles faltantes como no confirmados. Agregue marcas de tiempo de origen donde estén disponibles.
Revise la transcripción en torno a cada compromiso. Una sugerencia, una estimación y una decisión aprobada no deben aparecer bajo el mismo encabezado.
Revise el borrador
- Confirme los nombres de los oradores con la grabación.
- Verifique las cifras, fechas y la redacción citada.
- Separe las acciones acordadas de las ideas que aún se están discutiendo.
- Pida a las personas responsables que confirmen los detalles disputados o faltantes.
- Guarde las notas revisadas con un título y una fecha de reunión claros.
Para reuniones repetidas, reutilice la estructura del documento, no el contenido no verificado de la reunión anterior.
Comparta y haga seguimiento
Utilice el uso compartido de documentos o exporte las notas para su equipo. Verifique el acceso a la grabación original por separado. Mantenga una corrección visible para los destinatarios si revisa una decisión después de compartirla.
Copie las tareas confirmadas en el sistema de tareas de su equipo y realice un seguimiento de su finalización allí. Una lista de acciones generada no significa que las tareas se hayan asignado o sincronizado con otro producto.
Consulte Precisión y metodología para conocer las limitaciones de la IA y correcciones de transcripciones cuando un error de origen afecte las notas.