Beste AI notulatie tools 2026: Otter vs Fireflies vs Grain vs ScreenApp
On this page
Vergaderingsnotities zijn waar productiviteit sterft. Iemand praat een uur over de prioriteiten voor Q2 terwijl jij verwoed halve zinnen typt en de eigenlijke beslissingen mist. Tegen de tijd dat je je notities opruimt, ben je de context vergeten.
AI-notulisten nemen je vergaderingen op, transcriberen elk woord en extraheren automatisch actiepunten. We hebben Otter.ai, Fireflies.ai, Grain en ScreenApp in maart 2026 getest om te zien welke daadwerkelijk tijd besparen in plaats van meer werk te creëren.
Gerelateerd: AI Vergaderassistenten, AI Transcriptietools, Otter.ai prijzen en alternatieven
===SECTION 2===
Snelle Keuzes
- Otter.ai. Best voor live samenwerking. Realtime transcriptie met gedeelde bewerking. $8,33/maand.
- Fireflies.ai. Best voor CRM-integratie. Synchroniseert met HubSpot en Salesforce. Gratis versie beschikbaar.
- Grain. Best voor videoclips. Maak deelbare hoogtepunten van gesprekken. $19/maand.
- ScreenApp. Best voor alles-in-één workflow. Scherm- + audio-opname met AI-samenvattingen. Gratis versie, $19/maand voor volledige functies.
===SECTION 3===
Wat Maakt een Goede AI-Notulist?
We hebben elke tool getest op drie criteria:
Transcriptienauwkeurigheid. Kan het omgaan met technische termen, accenten en meerdere sprekers zonder onzin te genereren? We hebben getest met productdemo’s, verkoopgesprekken en technische stand-ups.
Extractie van actiepunten. Kan het taken, beslissingen en deadlines identificeren zonder handmatige tagging? De beste tools markeren automatisch “we moeten…” en “tegen vrijdag…” uitspraken.
Integratiediepte. Werkt het met je bestaande tools (Slack, CRM, agenda) of vereist het handmatige export- en kopiëren-plakken-workflows?
Generieke AI-chatbots zoals ChatGPT kunnen geen vergaderingen opnemen. Ze hebben geen browsertoegang of microfoonrechten. Je hebt een speciale tool nodig.
===SECTION 4===
Vergelijkingstabel
| Tool | Beste Voor | Gratis Versie | Betaalde Prijs | CRM-integratie |
|---|---|---|---|---|
| Otter.ai | Live samenwerking | 300 min/maand | $8,33/maand | Salesforce |
| Fireflies.ai | CRM-workflows | Onbeperkte transcriptie, 800 min opslag | $10/maand | HubSpot, Salesforce, Zoho |
| Grain | Videoclips | Beperkte clips | $19/maand | Slack, Notion |
| ScreenApp | Alles-in-één | 45 min/sessie, onbeperkt aantal sessies | $19/maand | Zapier, API |
===SECTION 5===
Gedetailleerde Recensies
Otter.ai - Beste voor Realtime Samenwerking
Otter.ai transcribeert vergaderingen in realtime en laat je team de transcriptie bewerken terwijl de oproep nog bezig is. Iemand vraagt “wat was dat nummer?” en je kunt het markeren in het gedeelde document in plaats van hen te vragen het te herhalen.
De Zoom-integratie is naadloos. Installeer de bot één keer en deze neemt automatisch deel aan elke vergadering. De mobiele app werkt goed voor persoonlijke vergaderingen en interviews.
Type: Web-app + mobiel | Prijs: Gratis (300 min/maand) / Pro $8.33/maand (1.200 min/maand) / Business $16.99/maand
Voordelen: Realtime gedeeld bewerken, sterke Zoom-integratie, goede mobiele app, sprekeridentificatie, doorzoekbare transcripten
Nadelen: Gratis limiet van 300 minuten raakt snel op voor dagelijkse vergaderingen, geen native video-opname, Pro-abonnement beperkt nog steeds minuten, beperkte detectie van actiepunten
Fireflies.ai - Beste CRM-integratie
Fireflies.ai maakt rechtstreeks verbinding met HubSpot, Salesforce en Zoho CRM. Na een verkoopgesprek stuurt het de transcriptie en actiepunten automatisch naar het contactrecord. Geen handmatige invoer.
De gratis versie biedt onbeperkte transcriptie met 800 minuten opslag per gebruiker. Dat is genereuzer dan Otter. De AI-samenvattingen in het gratis abonnement zijn beperkt, maar je krijgt nog steeds volledige transcripten.
Type: Web-app + vergaderbot | Prijs: Gratis (onbeperkte transcriptie, 800 min opslag) / Pro $10/maand / Business $19/maand
Voordelen: Onbeperkte transcriptie in gratis versie, native CRM-synchronisatie, gespreksintelligentie voor verkoopteams, aangepaste onderwerptracking, Slack-integratie
Nadelen: AI-samenvattingen beperkt in gratis abonnement, interface voelt rommelig aan, video-opslag telt mee voor limiet, tragere realtime transcriptie dan Otter
Grain - Beste voor Videoclips
Grain richt zich op het maken van deelbare videoclips van opgenomen gesprekken. Na een demogesprek kun je een hoogtepunt van 30 seconden van de productdemonstratie knippen en dit plaatsen op Slack of Notion met de transcriptie ingebed.
De interface is schoon en de clip-editor is snel. Je selecteert het gewenste gedeelte, voegt een titel toe en deelt de link. De transcriptie wordt automatisch opgenomen in de clip.
Type: Web-app + vergaderbot | Prijs: Gratis (beperkt aantal clips) / Business $19/maand
Voordelen: Schone workflow voor het maken van clips, transcriptie ingebed in clips, Slack- en Notion-integratie, goed voor asynchrone teamupdates, visuele tijdlijn
Nadelen: Duurder dan concurrenten, gratis versie zeer beperkt, gericht op clips boven volledige vergaderanalyse, geen mobiele app, zwakkere detectie van actiepunten
ScreenApp - Beste Alles-in-één Workflow
ScreenApp combineert schermopname en audiotranscriptie in één tool. Je neemt je scherm op tijdens een productdemo of walkthrough, en het genereert een volledige transcriptie met AI-samenvattingen en actiepunten.
De gratis versie biedt sessies van 45 minuten zonder maandelijkse limieten. Onbeperkt aantal sessies. De meeste concurrenten beperken het totale aantal minuten per maand. De AI-analyse wordt uitgevoerd op de volledige opname zonder dat aparte exportstappen nodig zijn.
Type: Web-app | Prijs: Gratis (45 min/sessie, onbeperkt aantal sessies) / Pro $19/maand jaarlijks (onbeperkte opname)
Voordelen: Scherm- en audio-opname samen, geen maandelijkse minutenlimieten in gratis versie, automatische actiepunten en samenvattingen, onbeperkt aantal sessies, videobibliotheek met zoekfunctie
Nadelen: Geen live vergaderbot (moet handmatig opnemen), nieuwer product, minder integraties met derden dan concurrenten
Transparantienota: Wij hebben ScreenApp gebouwd. We hebben het opgenomen omdat het oprecht won op onze scoringsrubriek (onbeperkte gratis sessies, gecombineerde scherm + audio), maar houd onze beoordeling in gedachten en probeer ook de andere tools.
Welke AI-notulist moet je kiezen?
Kies Otter.ai als: Je team live samenwerking nodig heeft tijdens vergaderingen. De gedeelde bewerkingsfunctie werkt goed voor verspreide teams die in realtime samen aantekeningen maken.
Kies Fireflies.ai als: Je een CRM gebruikt en automatische gespreksregistratie nodig hebt. De HubSpot- en Salesforce-integraties besparen uren handmatige gegevensinvoer voor verkoop- en klantenserviceteams.
Kies Grain als: Je videoclips moet maken voor trainingen, productfeedback of asynchrone teamupdates. De clip-editor is de beste die we hebben getest.
Kies ScreenApp als: Je schermopname en vergadertranscriptie in dezelfde tool nodig hebt, of als je onbeperkte gratis sessies wilt zonder maandelijkse limieten.
Vergaderingen opnemen met ScreenApp
ScreenApp neemt je scherm en audio op en genereert vervolgens automatisch transcripties en actiepunten. Geen software-installatie nodig.
- Start de opname op screenapp.io/features/ai-note-taker of neem deel aan een vergadering met de Chrome-extensie.
- Neem je scherm of vergadering op. 45 minuten per sessie in de gratis versie.
- Ontvang directe AI-samenvattingen met actiepunten, beslissingen en belangrijke momenten.
Feedback van echte gebruikers (maart 2026)
We hebben alle vier de tools twee weken lang getest met productdemo’s, verkoopgesprekken en team-standups. Dit zijn de patronen die we opmerkten.
Nauwkeurigheid transcriptie: Alle vier de tools gingen goed om met heldere audio. Otter.ai presteerde het best bij overlappende sprekers en door elkaar praten. Fireflies had enigszins moeite met technisch jargon, tenzij je de functie voor aangepaste woordenschat trainde. Grain en ScreenApp leverden beide direct nauwkeurige transcripties.
Verwerkingssnelheid: Otter.ai wint op het gebied van real-time transcriptie. Je ziet woorden verschijnen terwijl mensen spreken. Fireflies en Grain verwerken na afloop van de vergadering, wat 2-4 minuten duurt voor een gesprek van 30 minuten. ScreenApp verwerkt geüploade opnamen in 2-3 minuten, ongeacht de lengte.
Nauwkeurigheid actiepunten: Fireflies extraheert automatisch de meest gedetailleerde actiepunten. Het herkent taakgerelateerde taal beter dan concurrenten. Otter vereist handmatig markeren. Grain richt zich meer op videoclips dan op taakbeheer. ScreenApp plaatst actiepunten in de samenvattingssectie, maar creëert geen aparte takenlijst.
Betrouwbaarheid integratie: De CRM-synchronisatie van Fireflies werkte feilloos tijdens het testen. Gespreksnotities verschenen binnen enkele seconden in HubSpot-contactrecords. De Otter Slack-integratie miste soms het plaatsen van samenvattingen. De Grain Notion-integratie werkte, maar vereiste een handmatige trigger. ScreenApp Zapier-verbindingen werkten wanneer geconfigureerd, maar vereisten meer instellingen.
Gebruiksscenario’s per branche
Verschillende teams hebben verschillende functies nodig. Hier ziet u hoe elke tool presteert per branche.
Verkoopteams: Fireflies wint op het gebied van CRM-integratie en conversation intelligence. De automatische gespreksbeoordeling en onderwerptracking helpen verkoopmanagers hun vertegenwoordigers te coachen. Grain werkt goed voor het maken van democlips om te delen met prospects.
Customer success: Otter werkt goed voor doorlopende klantgesprekken waarbij real-time samenwerking belangrijk is. Succesteams kunnen actiepunten taggen tijdens het gesprek en live links delen met klanten.
Productteams: Grain blinkt uit in interviews voor gebruikersonderzoek. Met de clipfunctie kun je video’s met klantfeedback samenstellen voor presentaties aan belanghebbenden. ScreenApp werkt goed wanneer je schermopname nodig hebt tijdens productdemo’s.
Remote teams: Alle vier de tools werken voor verspreide teams. Fireflies en Otter hebben de sterkste mobiele apps voor deelnemers die via hun telefoon deelnemen. ScreenApp werkt in de browser op elk apparaat.
Na uw vergadering
- AI-samenvatter: Verander gesprekken van een uur in samenvattingen van 2 minuten
- Transcriptiesoftware: Krijg doorzoekbare transcripties met sprekerslabels
- Video naar document: Exporteer vergadernotities naar documenten met tijdstempels
Algemene AI-notulistfuncties (2026)
Alle vier de tools bieden:
Automatische transcriptie met sprekeridentificatie. De meeste gebruiken vergelijkbare AI-modellen (gebaseerd op Whisper of eigen). De nauwkeurigheid ligt boven de 90% voor heldere audio in het Engels.
Integratie van vergaderbot. Otter, Fireflies en Grain nemen automatisch deel aan Zoom-, Meet- of Teams-gesprekken. ScreenApp vereist een handmatige start van de opname.
Zoeken in vergaderingen. Zoek naar trefwoorden, onderwerpen of sprekersnamen in uw hele vergaderbibliotheek. Handig om te vinden “wat hebben we in januari besloten over prijzen?”
Exportopties. Alle tools exporteren naar tekst-, PDF- of SRT-ondertitelingsbestanden. Sommige bieden directe integraties (Fireflies naar CRM, Grain naar Notion).
Prijsoverzicht
Gratis niveaus:
- Otter.ai: 300 minuten/maand
- Fireflies.ai: Onbeperkte transcriptie, 800 min opslag/plek
- Grain: Beperkte fragmenten
- ScreenApp: 45 min/sessie, onbeperkte sessies
Betaalde abonnementen:
- Otter.ai Pro: $8.33/ma (1,200 min/ma)
- Fireflies.ai Pro: $10/ma
- Grain Business: $19/ma
- ScreenApp Pro: $19/ma jaarlijks (onbeperkte opname)
De meeste tools rekenen per gebruiker voor teamabonnementen. Fireflies en Otter bieden Business-niveaus aan voor $16-19/gebruiker/maand met admincontroles en prioriteitsondersteuning.
Actiepunten en Taakdetectie
Fireflies.ai heeft de sterkste detectie van actiepunten. Het markeert uitspraken met taakindicatoren (“we moeten,” “vóór vrijdag,” “kun je”) en creëert automatisch een takenlijst.
Otter.ai detecteert actiepunten, maar vereist handmatige controle. De detectie is minder agressief dan die van Fireflies.
Grain richt zich meer op het creëren van fragmenten dan op taakextractie. Actiepunten bestaan, maar zijn niet de belangrijkste functie.
ScreenApp extraheert actiepunten in de AI-samenvatting. Het identificeert beslissingen en volgende stappen, maar creëert geen afzonderlijke taakweergave zoals Fireflies.
Vergelijking CRM-integratie
Fireflies.ai wint op CRM-diepte. Native integraties met HubSpot, Salesforce en Zoho pushen oproepaantekeningen, transcripties en actiepunten automatisch naar contactgegevens. Verkoopteams besparen 20-30 minuten per gesprek door handmatige logboekregistratie te elimineren.
Otter.ai integreert met Salesforce, maar vereist meer configuratie. De synchronisatie is minder automatisch dan die van Fireflies.
Grain maakt verbinding met Slack en Notion, maar niet met traditionele CRM’s. Goed voor productteams, minder geschikt voor verkoopworkflows.
ScreenApp gebruikt Zapier voor CRM-verbindingen. Flexibeler, maar vereist workflow-instelling.
Beveiliging en Privacy
Alle vier de tools zijn SOC 2-compliant en versleutelen gegevens zowel onderweg als in rust. Belangrijkste verschillen:
Otter.ai en Fireflies.ai bieden SSO, gegevensbewaarcontroles en admin-dashboards aan op Business-abonnementen.
Grain biedt opties voor gegevenslocatie voor zakelijke klanten.
ScreenApp slaat opnames op in uw account en verwijdert ze wanneer u dat doet. Geen training van derden op uw gegevens.
Als u klantgesprekken opneemt, controleer dan uw lokale wetten. Sommige regio’s vereisen toestemming van alle partijen voor opname. De meeste tools bevatten disclaimerfuncties om de opname aan het begin van gesprekken aan te kondigen.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste gratis AI-notulist?
Fireflies.ai heeft het beste gratis niveau met onbeperkte transcriptie en 800 minuten opslag per plek. ScreenApp biedt onbeperkte sessies van 45 minuten zonder maandelijkse limieten. Otter.ai beperkt gratis gebruikers tot 300 minuten per maand.
Kunnen AI notulisten integreren met HubSpot of Salesforce?
Ja. Fireflies.ai heeft native integraties met HubSpot, Salesforce en Zoho die automatisch gespreks transcripties en actiepunten naar contactrecords pushen. Otter.ai integreert met Salesforce. ScreenApp en Grain gebruiken Zapier voor CRM-verbindingen.
Werken AI notulisten met Zoom en Google Meet?
Alle vier de tools ondersteunen Zoom en Google Meet. Otter.ai, Fireflies.ai en Grain gebruiken meetingbots die automatisch deelnemen. ScreenApp vereist dat je handmatig begint met opnemen via de webapp of Chrome-extensie.
Hoe nauwkeurig zijn AI-vergadertranscripties?
Moderne AI-transcriptie is 90-95% nauwkeurig voor heldere audio in het Engels. De nauwkeurigheid neemt af bij achtergrondgeluid, zware accenten of technisch jargon. Otter.ai en Fireflies.ai verwerken meerdere sprekers goed. Alle tools laten je transcripties bewerken.
Kan ik persoonlijke vergaderingen opnemen met AI-notulisten?
Ja. Otter.ai heeft een mobiele app voor persoonlijke opnames. ScreenApp werkt in de browser op mobiele apparaten. Fireflies.ai en Grain zijn ontworpen voor online vergaderingen en ondersteunen persoonlijke opnames niet goed.
Wat is het verschil tussen AI-notulist en transcriptiesoftware?
AI-notulisten voegen samenvattingen, actiepunten en taakdetectie toe bovenop transcriptie. Standaard transcriptiesoftware converteert alleen spraak naar tekst. AI-notulisten analyseren de inhoud om beslissingen, onderwerpen en volgende stappen automatisch te extraheren.
Nemen AI-notulisten video of alleen audio op?
Otter.ai en Fireflies.ai nemen alleen audio op. Grain en ScreenApp nemen video en audio op. Als je schermopname nodig hebt voor productdemo’s of training, kies dan voor Grain of ScreenApp.
