Hầu hết các nhóm đã quay video đào tạo. Vấn đề là biến những bản ghi đó thành SOP bằng văn bản. Bạn sẽ phải xem lại video, tạm dừng vài giây một lần, chụp ảnh màn hình và gõ từng bước bằng tay. Một bản ghi màn hình dài 10 phút có thể mất hơn một giờ để tài liệu hóa đúng cách.

Theo McKinsey, các tổ chức sử dụng công cụ tài liệu hóa AI báo cáo thời gian làm quen nhanh hơn 40%. Điều đó phù hợp với những gì chúng tôi đã thấy: các công cụ tạo SOP bằng AI có thể biến một video đào tạo thành một tài liệu SOP hoàn chỉnh, có thể chỉnh sửa trong khoảng 5 phút, đầy đủ các bước được đánh số và ảnh chụp màn hình. Không cần chép tay.

Hướng dẫn này sẽ trình bày toàn bộ quy trình sử dụng công cụ tạo SOP của ScreenApp, sau đó so sánh nó với 5 công cụ thay thế có giá thực tế để bạn có thể chọn công cụ phù hợp cho nhóm của mình.

Các loại video hoạt động tốt nhất

Không phải video nào cũng tạo ra một SOP tốt. Dưới đây là những gì hoạt động và những gì không hoạt động với việc tạo SOP bằng AI.

Nếu bạn đang lên kế hoạch ghi lại nội dung đào tạo mới, hướng dẫn của chúng tôi về cách ghi màn hình trên máy Mac bao gồm các cài đặt tốt nhất cho tài liệu nguồn rõ ràng.

Cách tạo SOP từ video

Đây là quy trình từng bước sử dụng ScreenApp. Toàn bộ quá trình mất khoảng 5 phút cho một video dài 10 phút.

Bước 1: Tải video của bạn lên

Kéo và thả tệp video của bạn, dán liên kết (YouTube, Google Drive, v.v.) hoặc nhấp vào Tải tệp lên. ScreenApp hỗ trợ MP4, MOV, AVI, WebM và các liên kết lưu trữ đám mây.

Nếu bạn đã có các video đào tạo trong Google Drive hoặc thư mục được chia sẻ, bạn có thể kéo chúng trực tiếp vào mà không cần tải xuống trước.

Bước 2: Nhấp vào Chuyển đổi và Phiên âm

Một cú nhấp chuột sẽ bắt đầu toàn bộ quy trình. AI thực hiện bốn quy trình cùng một lúc:

• Phiên âm âm thanh - chuyển đổi hướng dẫn bằng lời nói thành văn bản
• OCR (nhận dạng văn bản trực quan) - đọc tất cả văn bản trên màn hình từ bản ghi
• Xác định bước - nhóm các hành động thành các bước hợp lý
• Định dạng tài liệu - tạo cấu trúc SOP với ảnh chụp màn hình

Quá trình này mất 1-3 phút tùy thuộc vào độ dài video. Một bản ghi màn hình dài 10 phút thường được xử lý trong vòng chưa đầy 2 phút.

Bước 3: Chọn Định dạng Đầu ra của Bạn

Sau khi chuyển đổi, hãy chọn định dạng đầu ra của bạn từ hơn 50 mẫu AI. Đối với SOP, hãy chọn “SOP Document.”

Hai tùy chọn đáng chú ý:

• Xuất PowerPoint - mỗi bước nằm trên một trang chiếu riêng, sẵn sàng cho việc giảng dạy trong lớp học hoặc phân phối qua LMS
• Hộp kiểm OCR - đánh dấu vào đây để ghi lại màn hình không tiếng. Nó cho AI biết để xây dựng SOP chỉ từ văn bản trên màn hình, không cần âm thanh

Bước 4: Chỉnh sửa và Xem lại

Bản nháp của AI thường hoàn thành 80-90%, nhưng bạn sẽ muốn xem lại trước khi xuất bản. Các chỉnh sửa phổ biến:

• Gộp các bước nhỏ trùng lặp thành các hành động rõ ràng duy nhất
• Thay thế các cụm từ mơ hồ (“nhấp vào thứ đó”) bằng các hướng dẫn cụ thể (“nhấp vào Lưu ở góc trên bên phải”)
• Thêm các điều kiện tiên quyết hoặc ghi chú an toàn trước các bước có thể gây ra vấn đề
• Đơn giản hóa thuật ngữ chuyên ngành cho độc giả không chuyên

Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa ảnh chụp màn hình, sắp xếp lại các bước và chèn chi tiết chủ sở hữu/sửa đổi để tuân thủ.

Bước 5: Tải xuống và Chia sẻ

Nhấp vào Tải xuống để nhận SOP đã hoàn thành của bạn dưới dạng Word, PDF hoặc PowerPoint. Tài liệu đã xuất bao gồm:

• Hướng dẫn từng bước được đánh số
• Ảnh chụp màn hình tự động được ghi lại ở mỗi bước
• Định dạng phù hợp với tiêu đề và dấu đầu dòng
• Dấu thời gian có thể nhấp liên kết trở lại khoảnh khắc chính xác trong video gốc

Tính năng cuối cùng này hữu ích khi một bước viết không đủ rõ ràng. Các thành viên trong nhóm có thể nhấp vào dấu thời gian để xem phần cụ thể đó của video.

Để biết mẹo về cách quay tài liệu nguồn tốt hơn, hãy xem hướng dẫn sản xuất video đào tạo chuyên nghiệp của chúng tôi.

5 Công cụ SOP AI Thay thế

ScreenApp hoạt động tốt cho việc chuyển đổi video sang SOP hoàn chỉnh, nhưng đó không phải là lựa chọn duy nhất. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế với những điểm mạnh khác nhau, cùng với giá thực tế.

Scribe

Trupeer

Guidde

Clueso

Whale

ChatGPT cho SOP

Một câu hỏi thường gặp: bạn có thể chỉ cần dán bản ghi video vào ChatGPT và nhận được một SOP không? Có, nhưng có những hạn chế. ChatGPT không thể xử lý video trực tiếp, vì vậy bạn cần phiên âm nó trước (sử dụng một công cụ như phiên âm của ScreenApp). Sau đó, ChatGPT có thể định dạng văn bản thành cấu trúc SOP, nhưng nó sẽ không bao gồm ảnh chụp màn hình, văn bản OCR hoặc dấu thời gian có thể nhấp. Đối với một tài liệu dùng một lần từ một bản ghi hiện có, nó hoạt động. Đối với các quy trình công việc chuyển đổi video sang SOP thường xuyên, một công cụ chuyên dụng sẽ tiết kiệm rất nhiều bước thủ công.

Ai cần công cụ chuyển đổi video sang SOP

Dùng thử Trình tạo SOP của ScreenApp

Trình tạo SOP của ScreenApp xử lý toàn bộ quy trình: tải lên video, nhận được SOP có cấu trúc với ảnh chụp màn hình và dấu thời gian có thể nhấp. Gói miễn phí cho phép bạn thử nghiệm quy trình làm việc trước khi cam kết. Nếu bạn xử lý các video đào tạo thường xuyên, việc tiết kiệm thời gian sẽ nhanh chóng tăng lên. Một video dài 10 phút trước đây mất một giờ để ghi chép thủ công giờ đây chỉ mất khoảng 5 phút.

Dùng thử Trình tạo SOP miễn phí

Các bước tiếp theo

Khi bạn đã tạo xong các SOP của mình, đây là một số cách để nhận được nhiều giá trị hơn từ chúng:

• Xây dựng thư viện có thể tìm kiếm - Lưu trữ tất cả các SOP ở một nơi để các thành viên trong nhóm có thể tìm quy trình bằng từ khóa thay vì hỏi người khác
• Giữ chúng được cập nhật - Khi một quy trình thay đổi, hãy ghi lại video và tạo lại SOP. Việc này nhanh hơn so với chỉnh sửa tài liệu cũ bằng tay
• Thêm vào quy trình giới thiệu nhân viên mới - Nhân viên mới có thể tự làm việc với các SOP theo tốc độ của riêng họ thay vì chờ đợi các buổi đào tạo trực tiếp
• Kết hợp với video - Các dấu thời gian có thể nhấp trong tài liệu đã xuất cho phép mọi người chuyển đổi giữa đọc và xem, giúp ích cho các quy trình phức tạp

Để biết thêm về tài liệu dựa trên video, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về tạo video đào tạo hiệu quả và công cụ tài liệu video của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tạo SOP từ video miễn phí không?

Có. ScreenApp có gói miễn phí bao gồm tải lên video, chuyển đổi giọng nói thành văn bản bằng AI và tạo tài liệu SOP. Trupeer và Scribe cũng có các gói miễn phí. Gói miễn phí của ScreenApp đủ để bạn kiểm tra toàn bộ quy trình làm việc và tạo một vài tài liệu đầu tiên của mình. Xem trang trình tạo SOP của chúng tôi để biết chi tiết về những gì được bao gồm.

Sự khác biệt giữa bản ghi và SOP là gì?

Bản ghi là một phiên bản văn bản từng từ của những gì đã được nói trong video. Một SOP được tạo bằng AI là một tài liệu có cấu trúc với các bước được đánh số, ảnh chụp màn hình và hướng dẫn được định dạng. AI loại bỏ các từ đệm, nhóm các hành động thành các bước logic và thêm bằng chứng trực quan. Bản ghi cho bạn biết ai đó đã nói gì; một SOP cho ai đó biết phải làm gì.

OCR chính xác đến mức nào đối với các bản ghi màn hình im lặng?

OCR trên các bản ghi màn hình rõ nét thường đạt độ chính xác hơn 95% để đọc nhãn nút, mục menu và trường biểu mẫu. Những yếu tố chính làm giảm độ chính xác là bản ghi độ phân giải thấp, văn bản nhỏ và phông chữ không chuẩn. Ghi ở độ phân giải 1080p hoặc cao hơn để có kết quả tốt nhất. Tìm hiểu thêm về chất lượng ghi trong hướng dẫn ghi màn hình của chúng tôi.

Độ dài video nào phù hợp nhất để tạo SOP?

5-20 phút cho mỗi quy trình là tốt nhất. Video ngắn hơn có thể không có đủ chi tiết cho một SOP hữu ích. Video dài hơn có xu hướng bao gồm nhiều quy trình, điều này làm cho kết quả đầu ra của AI kém tập trung hơn. Nếu quy trình của bạn mất hơn 20 phút, hãy chia nó thành các video riêng biệt cho mỗi quy trình con.

Tôi có thể chỉnh sửa SOP sau khi nó được tạo không?

Có. Tất cả các tài liệu được tạo đều có thể chỉnh sửa hoàn toàn. Bạn nhận được các tệp DOCX, PDF hoặc PowerPoint tiêu chuẩn mà bạn có thể sửa đổi trong bất kỳ phần mềm tương thích nào. Hầu hết mọi người dành 5-10 phút để xem xét và điều chỉnh kết quả đầu ra của AI trước khi xuất bản. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trong ScreenApp trước khi xuất.

Điều này so sánh với Scribe hoặc Tango như thế nào?

Scribe và Tango chụp các cú nhấp chuột trình duyệt và ảnh chụp màn hình theo thời gian thực khi bạn thực hiện một tác vụ. Chúng rất tốt để ghi lại các quy trình làm việc dựa trên trình duyệt. ScreenApp khác biệt vì nó xử lý các tệp video hiện có, bao gồm các cuộc họp đã ghi, hướng dẫn tường thuật và ghi màn hình im lặng bằng OCR. Nếu bạn đã có video đào tạo, ScreenApp có thể chuyển đổi chúng. Nếu bạn muốn ghi lại một quy trình làm việc mới từ đầu, Scribe cũng đáng để xem xét. Xem công cụ tài liệu video của chúng tôi để biết thêm về sự khác biệt.

Nó có hỗ trợ các mẫu và quy trình phê duyệt không?

Có. Bạn có thể bắt đầu từ các mẫu SOP và tùy chỉnh thuật ngữ. Bước Chỉnh sửa và Xem xét cho phép bạn thêm tên chủ sở hữu, ngày sửa đổi, số phiên bản và ghi chú phê duyệt trước khi xuất. Để cập nhật liên tục, hãy ghi lại một video mới hơn và tạo lại SOP trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc.