Waarom Vergaderingen Opnemen met AI?

Het opnemen van vergaderingen met AI-transcriptie transformeert de manier waarop teams informatie vastleggen en delen. In plaats van te worstelen om aantekeningen te maken, kunt u zich concentreren op het gesprek terwijl AI automatisch alles documenteert, actiepunten extraheert en doorzoekbare records maakt.

Voordelen van AI-vergaderingopname:

• Mis nooit meer details: Leg elk woord, beslissing en actiepunt automatisch vast
• Volledige deelname: Neem deel aan de discussie in plaats van aantekeningen te maken
• Doorzoekbaar archief: Vind elk vergadermoment via trefwoord zoeken
• Automatische samenvattingen: AI genereert belangrijke punten en actiepunten
• Eenvoudig delen: Stuur direct transcript en samenvatting naar deelnemers
• Toegankelijkheid: Transcripten helpen dove/slechthorende deelnemers

Geen bots die deelnemen aan uw gesprekken: In tegenstelling tot andere tools, neemt ScreenApp op zonder botdeelnemers toe te voegen die vergaderingen verstoren of deelnemers ongemakkelijk maken.

Wat je Nodig Hebt

Voor het opnemen van vergaderingen:

• Toegang tot vergaderplatform (Zoom, Teams, Google Meet, etc.)
• ScreenApp-account (gratis op screenapp.io)
• Microfoon en camera (indien videovergadering)
• Toestemming om op te nemen (informeer deelnemers)
• Internetverbinding voor AI-verwerking

Wettelijke kennisgeving: Informeer deelnemers altijd dat u opneemt. Veel rechtsgebieden vereisen toestemming van alle partijen.

Hoe ScreenApp Vergaderingopname Werkt

ScreenApp biedt onzichtbare, AI-gestuurde vergadervastlegging:

1. Browsergebaseerde opname: Neemt rechtstreeks op vanuit uw browser of desktop
2. Geen Bots: Neemt uw scherm/audio op - er neemt geen bot deel aan de vergadering
3. Real-time transcriptie: Spraak-naar-tekst terwijl de vergadering plaatsvindt
4. Sprekeridentificatie: Labelt automatisch wie wat heeft gezegd
5. AI-analyse: Extraheert actiepunten, beslissingen, belangrijke punten
6. Direct delen: Stuur onmiddellijk een samenvatting en transcript naar het team

ScreenApp voordelen:

• Werkt met ELK vergaderplatform
• Geen bot die deelneemt aan de vergadering (onzichtbaar voor andere deelnemers)
• Automatische transcriptie inbegrepen (99% nauwkeurigheid)
• Door AI gegenereerde samenvattingen en actiepunten
• Doorzoekbare vergaderbibliotheek
• Delen via link (geen grote bestandsbijlagen)

Stap-voor-Stap: Vergaderingen Opnemen

Stap 1: Kies Opnamemethode

Methode A: Browsertabblad Opnemen (Aanbevolen)

Beste voor: Google Meet, Zoom browser, Microsoft Teams browser

1. Open vergadering in browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox)
2. Ga naar ScreenApp
3. Klik op “Scherm Opnemen”
4. Selecteer “Browsertabblad”
5. Kies tabblad met vergadering
6. Start de opname voor of tijdens de vergadering

Voordelen:

• Geen desktop-app nodig
• Neemt alleen vergadering op (niet het hele scherm)
• Lagere bestandsgrootte
• Gemakkelijker te delen

Methode B: Desktop App Opnemen

Beste voor: Zoom desktop app, Teams desktop app, standalone apps

1. Open ScreenApp desktop recorder
2. Klik op “Scherm Opnemen”
3. Selecteer “Applicatievenster”
4. Kies vergadering app venster
5. Start de opname

Voordelen:

• Hogere kwaliteit vastlegging
• Neemt full-screen presentaties op
• Betrouwbaarder voor lange vergaderingen

Methode C: Audio-Alleen Opnemen

Beste voor: Telefoongesprekken, audio-only vergaderingen, podcast interviews

1. Ga naar ScreenApp Audio Recorder
2. Klik op “Audio Opnemen”
3. Selecteer systeem audio + microfoon
4. Start de opname voor het deelnemen aan het gesprek

Voordelen:

• Kleinste bestandsgrootte
• Werkt voor telefoongesprekken
• Lagere bandbreedte vereisten

Stap 2: Vergadering starten en opnemen

Voordat de vergadering begint:

1. Test je setup:

   • Controleer of de microfoon werkt
   • Controleer de camera als het een videogesprek is
   • Test de schermopname kort

2. Bereid de opname voor:

   • Open de ScreenApp recorder
   • Selecteer de opnamebron (tabblad, venster of scherm)
   • Klik nog niet op “Opnemen” (wacht tot de vergadering begint)

3. Deelnemen aan de vergadering:

   • Betreed de vergaderruimte
   • Schakel camera en microfoon in
   • Begroet vroege deelnemers

Wanneer de vergadering begint:

1. Kondig aan dat je opneemt:

   • “Even voor iedereen, ik neem deze vergadering op voor de notulen”
   • “Vindt iedereen het goed dat ik opneem voor onze teamadministratie?”
   • Wettelijke verplichting in veel regio’s

2. Start de opname:

   • Klik op “Opname starten” in ScreenApp
   • Selecteer het vergadervenster/-tabblad
   • Bevestig dat de opname is begonnen (timer start)

3. Minimaliseer het recorder venster:

   • Houd de opname-indicator zichtbaar (weet dat deze actief is)
   • Focus op het vergadergesprek
   • AI legt automatisch alles vast

Tijdens de vergadering:

• Neem normaal deel: Maak je geen zorgen over het maken van notities
• Let op de opname-indicator: Zorg ervoor dat deze nog steeds actief is
• Sprekerlabels: AI identificeert automatisch verschillende sprekers
• Pauzeer indien nodig: Privacymomenten (pauzeer de opname, hervat daarna)

Stap 3: Platformspecifieke opname

Zoom-vergaderingen opnemen

Zoom Browser:

1. Deelnemen aan Zoom-vergadering in Chrome/Edge
2. ScreenApp > Opnemen > Browsertabblad > Selecteer Zoom-tabblad
3. Opname legt vast:
   • Alle deelnemers op het scherm
   • Scherm delen en presentaties
   • Alle audio (deelnemers + jij)
   • Chatberichten (indien zichtbaar op het scherm)

Zoom Desktop App:

1. Deelnemen aan Zoom-vergadering
2. ScreenApp > Opnemen > Applicatievenster > Selecteer “Zoom Meeting”
3. Kies “Systeemgeluid delen” voor audio van deelnemers
4. Neem op met of zonder je webcam-overlay

Zoom tips:

• Schakel “Gallerijweergave” in om alle deelnemers te zien
• Gebruik “Sprekerweergave” om je te focussen op de actieve spreker
• Scherm delen worden automatisch vastgelegd
• Breakout-rooms worden NIET vastgelegd (Zoom-beperking - je moet elke room apart opnemen)

Google Meet opnemen

Google Meet (alleen browser):

1. Deelnemen aan Google Meet in de Chrome-browser
2. ScreenApp > Opnemen > Browsertabblad > Selecteer Meet-tabblad
3. Legt automatisch vast:
   • Videofeeds
   • Schermpresentaties
   • Alle audio
   • Ondertiteling (indien ingeschakeld)

Google Meet tips:

• Schakel de live ondertiteling van Google in voor redundantie
• Pin belangrijke sprekers vast om ze op het scherm te houden
• Lay-out instelling: “Tegels” legt meer deelnemers vast
• Extensies kunnen conflicteren - schakel uit als er opnameproblemen optreden

Microsoft Teams opnemen

Teams Browser:

1. Deelnemen aan Teams-vergadering in de browser
2. ScreenApp > Opnemen > Browsertabblad > Selecteer Teams-tabblad
3. Legt de vergaderruimte en inhoud vast

Teams Desktop App:

1. Deelnemen aan vergadering in de Teams-app
2. ScreenApp > Opnemen > Applicatievenster
3. Selecteer het “Microsoft Teams”-venster
4. Neem het hele vergadervenster op

Teams tips:

• Vraag de organisator van de vergadering om opnametoestemming in te schakelen (indien beperkt)
• “Samen modus” zorgt voor geweldige visuele opnames
• Achtergronden en effecten worden vastgelegd zoals ze zijn
• Vergaderchat apart opgeslagen (exporteren via Teams)

Andere platformen opnemen

Webex, BlueJeans, Whereby, enz.:

• Gebruik opname via browsertabblad (de meeste platforms zijn webgebaseerd)
• Of applicatievenster voor desktop-apps
• Zelfde proces: Deelnemen > Opnemen > Bron selecteren

Telefoongesprekken:

• Gebruik alleen audio-opname
• Schakel de speakerphone in tijdens het gesprek
• ScreenApp legt je microfoon + luidsprekeruitvoer vast
• Controleer de lokale wetgeving (sommige vereisen toestemming van beide partijen)

Stap 4: Stop en bewaar de opname

Wanneer de vergadering eindigt:

1. Neem afscheid van de deelnemers:

   • Beëindig het gesprek niet abrupt
   • Bedank iedereen voor hun tijd
   • Herinner hen eraan dat je de notulen zult delen

2. Stop de opname:

   • Klik op “Stop Opname” in ScreenApp
   • De opname wordt automatisch verwerkt
   • De upload naar de cloud begint

3. Verlaat de vergadering:

   • Verlaat het vergaderplatform
   • Sluit het vergadervenster

Verwerking gebeurt automatisch:

• Video/audio uploadt naar ScreenApp (voortgangsbalk wordt weergegeven)
• AI-transcriptie begint (spraak-naar-tekst-conversie)
• Speaker diarization (identificeert wie wanneer sprak)
• AI-samenvatting generatie (belangrijkste punten, actiepunten, beslissingen)
• Tijdsynchronisatie (klik op een willekeurig woord om naar het moment te springen)

Verwerkingstijd:

• Vergadering van 30 minuten: ~2-3 minuten
• Vergadering van 1 uur: ~5-7 minuten
• Vergadering van 2 uur: ~10-15 minuten

Stap 5: Bekijk de door AI gegenereerde samenvatting

Nadat de verwerking is voltooid:

Open de vergadering in de ScreenApp-bibliotheek:

De AI-samenvatting omvat:

1. Vergaderoverzicht:

   • Datum en duur
   • Deelnemerslijst (indien zichtbaar in de opname)
   • Belangrijkste besproken onderwerpen

2. Belangrijkste punten (3-5 opsommingstekens):

   • Belangrijkste genomen beslissingen
   • Belangrijke aankondigingen
   • Belangrijkste discussieonderwerpen

3. Actiepunten:

   • Taken die tijdens de vergadering zijn toegewezen
   • Wie is verantwoordelijk (uit het gesprek geëxtraheerd)
   • Genoemde einddatums
   • Indeling: “ACTIE: [Persoon] om [taak] tegen [datum]”

4. Beslissingen:

   • Duidelijke ja/nee-resultaten
   • Gemaakte keuzes tussen opties
   • Goedkeuringen of afwijzingen

5. Volgende stappen:

   • Opgevolgvergaderingen genoemd
   • Besproken deadlines
   • Toekomstige onderwerpen om aan te pakken

Voorbeeld van een AI-samenvatting:

**Vergadersamenvatting - Wekelijkse team sync**
Datum: 19 januari 2025 | Duur: 42 minuten | Deelnemers: 6

**Belangrijkste punten:**
- Q1-omzet overtrof de doelstelling met 15%
- Lancering van het nieuwe product uitgesteld tot maart
- Marketingbudget goedgekeurd voor sociale mediacampagne
- Klantfeedback toont de noodzaak van verbeteringen aan de mobiele app aan

**Actiepunten:**
- ACTIE: Sarah om Q2-budget te finaliseren voor 26 januari
- ACTIE: Mike om productdemo te plannen voor stakeholders
- ACTIE: Jessica om onderzoeksbureaus voor mobiele app-ontwikkeling te onderzoeken tegen 2 februari

**Beslissingen:**
- $50k extra marketinguitgaven goedgekeurd
- Akkoord gegaan met het uitstellen van de productlancering met 6 weken
- Zal 2 extra klantenservicemedewerkers inhuren

**Volgende stappen:**
- Opvolgvergadering gepland voor 26 januari
- Productteam presenteert volgende week de herziene tijdlijn

Stap 6: Deel de vergaderopname en notulen

Optie 1: Stuur een deellink (aanbevolen)

1. Klik op de knop “Delen”
2. Kopieer de deelbare link
3. Plak in e-mail of Slack naar het team
4. Toegang voor ontvangers:
   • Video/audio afspelen
   • Volledig transcript met tijdstempels
   • AI-samenvatting
   • Zoekfunctionaliteit

E-mail sjabloon:

Hoi team,

Hier zijn de notulen en opname van de vergadering van vandaag:
[Deellink]

Belangrijkste actiepunten:
- [Persoon]: [Taak] tegen [Datum]
- [Persoon]: [Taak] tegen [Datum]

Laat me weten als je vragen hebt!

Optie 2: Exporteer en voeg bij

1. Klik op de knop “Downloaden”

2. Kies het formaat:

   • PDF: Samenvatting + volledig transcript (afdrukbaar)
   • Word (DOCX): Bewerkbare vergadernotities
   • MP4: Videobestand om te downloaden
   • MP3: Alleen-audiobestand
   • SRT: Ondertitels voor videobewerking

3. Voeg toe aan e-mail of upload naar gedeelde schijf

Optie 3: Integratie met tools

• Slack: Plaats een opnamelink direct in het kanaal
• Notion: Sluit de opname in en importeer het transcript
• Google Docs: Kopieer/plak transcript en samenvatting
• Project Management: Voeg actiepunten toe aan Asana, Trello, Monday.com

Geavanceerde functies voor vergaderopname

Live Transcriptie Tijdens Vergadering

Zie transcriptie in real-time verschijnen terwijl de vergadering plaatsvindt:

1. Activeer “Live Transcriptie” voordat u begint
2. Transcriptie verschijnt in zijpaneel terwijl mensen spreken
3. Voordelen:
   • Verifieer of de opname werkt
   • Volg mee als de audio haperig is
   • Toegankelijkheid voor slechthorende deelnemers
   • Snel belangrijke punten kopiëren/plakken tijdens de vergadering

Sprekerlabeling en Hernoemen

AI detecteert automatisch verschillende sprekers (Spreker 1, Spreker 2, enz.)

Hernoem sprekers na de vergadering:

1. Open transcriptie
2. Klik op een sprekerlabel (bijv. “Spreker 1”)
3. Typ de echte naam (bijv. “Sarah Johnson”)
4. Alle instanties worden in de hele transcriptie bijgewerkt

Resultaat:

Sarah Johnson: Ik denk dat we door moeten gaan met optie B.
Mike Chen: Ik ben het ermee eens, maar we hebben eerst budgetgoedkeuring nodig.
Sarah Johnson: Goed punt. Ik zal vandaag de financiële afdeling opvolgen.

AI-gestuurde Zoekfunctie

Vind elk moment in de vergadering op trefwoord:

1. Open opname in bibliotheek
2. Klik op het “Zoeken”-icoon
3. Typ trefwoord (bijv. “budget”, “deadline”, “Sarah”)
4. Resultaten tonen:
   • Alle vermeldingen met omliggende context
   • Tijdstempel voor elke vermelding
   • Klik om direct naar dat moment in de opname te springen

Zoekgebruiksscenario’s:

• Vind een specifiek besluit of antwoord
• Lokaliseer actiepunttoewijzing
• Bekijk een bepaalde topicbespreking
• Verifieer exacte quote of verklaring

Vergadersjablonen en Notities

Creëer consistente vergaderdocumentatie:

1. Stel een sjabloon in:

   • Definieer secties (Agenda, Discussie, Acties, Besluiten)
   • AI vult secties automatisch in
   • Aangepaste indeling voor uw team

2. Automatische agenda’s:

   • Upload de vergaderagenda van tevoren
   • AI wijst discussie toe aan agendapunten
   • Laat zien welke onderwerpen zijn behandeld, welke zijn overgeslagen

3. Vergaderserie:

   • Koppel terugkerende vergaderingen aan elkaar
   • Volg actiepunten gedurende weken
   • Zie de voortgang van lopende initiatieven

Integraties met Vergadertools

Kalenderintegratie:

• Verbind Google Agenda of Outlook
• Neem geplande vergaderingen automatisch op
• Opnamelink toegevoegd aan kalenderevenement na de vergadering

CRM-integratie (Verkoopgesprekken):

• Synchroniseer met Salesforce, HubSpot
• Log automatisch gespreksopnames naar klantrecord
• Extraheer automatisch dealdetails, follow-ups

Projectmanagement:

• Stuur actiepunten rechtstreeks naar Asana, Trello, Jira
• Maak automatisch taken aan met verantwoordelijke en deadline
• Koppel opname aan relevante projecten

Best practices voor het opnemen van vergaderingen

Voor de vergadering

1. Test je opstelling:

   • Maak een testopname van 30 seconden
   • Controleer de audio- en videokwaliteit
   • Zorg voor voldoende opslagruimte

2. Informeer deelnemers:

   • Voeg toe aan de vergaderuitnodiging: “Deze vergadering wordt opgenomen”
   • Kondig het aan bij aanvang van de vergadering
   • Respecteer iedereen die niet opgenomen wil worden

3. Bereid je omgeving voor:

   • Stille ruimte, minimale achtergrondgeluiden
   • Goede verlichting bij videovergaderingen
   • Sluit onnodige apps (prestaties)

Tijdens de vergadering

1. Laat AI notities maken:

   • Neem volledig deel aan het gesprek
   • Maak je geen zorgen over het vastleggen van alles
   • AI transcribeert automatisch

2. Spreek duidelijk:

   • Articuleer voor een betere transcriptienauwkeurigheid
   • Introduceer jezelf bij het spreken (helpt bij het labelen van sprekers)
   • Vermijd praten over anderen (moeilijker te transcriberen)

3. Bewaak de opname:

   • Kijk af en toe naar de opname-indicator
   • Zorg ervoor dat deze niet per ongeluk is gestopt
   • Let op eventuele foutmeldingen

Na de vergadering

1. Bekijk de AI-samenvatting:

   • Controleer of actiepunten correct zijn
   • Controleer namen in sprekerlabels
   • Bewerk eventuele transcriptiefouten in belangrijke secties

2. Snel delen:

   • Stuur de opnamelink binnen 1 uur na afloop van de vergadering
   • Voeg de samenvatting toe aan de e-mail
   • Markeer dringende actiepunten

3. Correct archiveren:

   • Voeg tags toe om gemakkelijk te kunnen zoeken (projectnaam, datum, team)
   • Organiseer in mappen (per team, project of maand)
   • Stel een bewaarbeleid in (verwijder indien nodig oude opnames)

Probleemoplossing bij veelvoorkomende problemen

Opname heeft geen audio

Oorzaken:

• Verkeerde audiobron geselecteerd
• Microfoon-/systeemaudiomachtigingen geweigerd
• Audio-uitvoer niet gedeeld (Zoom/Teams-instelling)

Oplossingen:

1. Selecteer “Systeemgeluid” bij het starten van de opname
2. Controleer browsermachtigingen (adresbalk > microfoonpictogram)
3. Zoom: Schakel “Computergeluid delen” in bij het delen van het scherm
4. Teams: Zorg ervoor dat “Systeemaudio opnemen” is ingeschakeld
5. Maak een testopname om te controleren of de audio werkt

Deelnemers niet zichtbaar in opname

Oorzaken:

• Verkeerd venster/tabblad opgenomen
• Deelnemers hadden camera’s uitgeschakeld
• Opname heeft slechts een deel van het scherm vastgelegd

Oplossingen:

1. Neem browsertabblad op (niet slechts een deel van het scherm)
2. Gebruik Galerijweergave om alle deelnemers te zien
3. Neem voor de desktop-app het volledige venster op (niet alleen het gedeelde scherm)

Transcriptie mist grote gedeelten

Oorzaken:

• Slechte audiokwaliteit
• Deelnemers gedempt tijdens het spreken
• Achtergrondgeluid overweldigt spraak
• Meerdere mensen praten tegelijkertijd

Oplossingen:

1. Gebruik een betere microfoon voor toekomstige opnames
2. Vraag deelnemers om het dempen op te heffen tijdens het spreken
3. Schakel AI-geluidsonderdrukking in
4. Modereer de vergadering om kruisgesprekken te vermijden

Actiepunten niet geëxtraheerd

Oorzaken:

• Acties niet duidelijk vermeld tijdens de vergadering
• Geen expliciete toewijzing of deadline genoemd
• Gesprek te vaag

Oplossingen:

1. Wees tijdens vergaderingen expliciet: “Sarah, kun je de begroting voor vrijdag afhandelen?”
2. Voeg handmatig actiepunten toe in de samenvatting na de vergadering
3. Gebruik een vergadersjabloon met een actiepuntensectie
4. Controleer en bewerk de AI-samenvatting voordat u deze deelt

Volgende stappen

Nu je weet hoe je vergaderingen met AI kunt opnemen, kun je deze gerelateerde handleidingen verkennen:

• Best practices voor vergadernotities - Effectieve vergaderdocumentatie
• Hoe u uw scherm opneemt - Technieken voor schermopname
• Audio naar tekst transcriberen - Geavanceerde transcriptiefuncties

Begin vandaag nog met het opnemen van vergaderingen

ScreenApp maakt het opnemen van vergaderingen moeiteloos met no-bot capture, automatische transcriptie, door AI gegenereerde samenvattingen en direct delen met uw team.

Klaar om uw eerste vergadering op te nemen? Begin ScreenApp gratis te gebruiken en mis nooit meer een detail.