Kies hoe u de vergadering wilt vastleggen
Voor handmatige browseropname opent u ScreenApp, start u een opname en selecteert u het vergadertabblad of -scherm. Kies uw microfoon voor uw eigen stem. Schakel in het dialoogvenster voor browserdeling de beschikbare audio-optie in voor het vergadergeluid.
De keuzes voor vastlegging variëren per browser en besturingssysteem. Maak een korte test met een andere deelnemer voordat u op de instellingen vertrouwt. Volg browser-tabblad opnemen voor de opnamevolgorde.
ScreenApp heeft ook vergaderintegraties. Gebruik de verbindings- en planningsopties die beschikbaar zijn in uw account en controleer of de vergadering is gepland, wordt bijgewoond of wordt geïmporteerd. Een verbonden integratie bewijst niet dat een bepaalde vergadering is vastgelegd. Zie vergaderbot instellen.
Voor de vergadering
Informeer deelnemers over de opname en volg de opnameregels van de vergadering. Sluit ongerelateerde vensters en meldingen als deze in het gedeelde beeld kunnen verschijnen. Controleer of de geselecteerde bron beide kanten van het gesprek omvat.
Voor lange vergaderingen raadpleegt u uw opnametoelage voordat u begint.
Opslaan en controleren
- Stop handmatige opname via de bedieningselementen wanneer de vergadering eindigt.
- Wacht tot de opname is opgeslagen en verwerkt.
- Controleer de weergave vanaf het begin en bijna aan het einde.
- Controleer de namen van de sprekers en eventuele transcriptiepassages die in de notities zijn gebruikt.
- Genereer een samenvatting met beslissingen, acties en openstaande vragen.
Probeer: “Vat deze vergadering samen. Scheid beslissingen van suggesties. Maak een lijst van acties met een eigenaar en uiterste datum alleen waar deze zijn vermeld. Voeg bronstijdstempels toe waar beschikbaar.”
Deel een gecontroleerd verslag
Bevestig toezeggingen met de verantwoordelijke personen voordat u ze verspreidt. Een voorgestelde datum is niet noodzakelijkerwijs een overeengekomen deadline. Gebruik deelrechten om te controleren wie toegang heeft tot de bronopname.
Voor een herhaalbaar beoordelingsproces leest u praktijken voor vergadernotities. Als de opname hiaten heeft, zie hulp bij ontbrekende audio.