議事録に何を記録する必要があるかを決定する
会議の前に、グループが解決する必要のある決定事項と質問を特定します。シンプルな構造を使用します：背景、決定事項、アクション、未解決の質問。タイムスタンプをサポートするスペースを空けておきます。
会議の録音方法を選択してテストします。参加者に録音について説明し、会議の録音ルールに従います。
コミットメントを明確にする
タスクが提案されたら、誰が担当し、日付が合意されたかどうかを尋ねます。決定事項は暗黙のままにせず、声に出して確認します。これにより、議事録が依拠する元の資料が改善されます。
重要な非公式の修正や、記録された会話の外で行われた決定については、ご自身で簡単なメモを取っておきます。その情報源を記録に帰属させるのではなく、ラベルを付けます。
下書きを作成する
処理された録音をAsk AIで開き、次のように要求します。
背景、決定事項、アクション、未解決の質問を含む会議の議事録を作成してください。各アクションについては、明記されている場合にのみ担当者と期限を含めてください。不足している詳細は未確認としてマークしてください。利用可能な場合は、情報源のタイムスタンプを追加してください。
各コミットメント周辺のトランスクリプトを確認します。提案、見積もり、承認された決定は、同じ見出しの下に表示されるべきではありません。
下書きを確認する
- 録音と照合して話者名を確認します。
- 数字、日付、引用された文言を確認します。
- 合意されたアクションとまだ議論中のアイデアを分離します。
- 異議のある詳細や不足している詳細について、担当者に確認を求めます。
- 確認済みの議事録を明確な会議のタイトルと日付で保存します。
繰り返しの会議では、前回の会議の未検証のコンテンツではなく、ドキュメント構造を再利用します。
共有とフォローアップ
ドキュメント共有を使用するか、チームのために議事録をエクスポートします。元の録音へのアクセスは別途確認します。共有後に決定を修正した場合は、修正を受信者に見えるようにしておきます。
確認済みのタスクをチームのタスクシステムにコピーし、そこで完了を追跡します。生成されたアクションリストは、タスクが割り当てられたり、別の製品に同期されたりしたことを意味するものではありません。
AIの制限については精度と方法論を、情報源のエラーが議事録に影響を与える場合はトランスクリプトの修正を参照してください。