Neden AI ile Toplantıları Kaydetmeli?

AI transkripsiyonu ile toplantı kaydetmek, ekiplerin bilgi yakalama ve paylaşma biçimini dönüştürür. Not almak için çabalamak yerine, AI her şeyi otomatik olarak belgelerken, eylem öğelerini çıkarırken ve aranabilir kayıtlar oluştururken sohbete odaklanın.

AI toplantı kaydının faydaları:

• Hiçbir ayrıntıyı kaçırmayın: Her kelimeyi, kararı ve eylem öğesini otomatik olarak yakalayın
• Tam katılım: Not almak yerine tartışmaya katılın
• Aranabilir arşiv: Anahtar kelime aramasıyla herhangi bir toplantı anını bulun
• Otomatik özetler: AI, önemli noktaları ve eylem öğelerini oluşturur
• Kolay paylaşım: Transkripti ve özeti anında katılımcılara gönderin
• Erişilebilirlik: Transkriptler, sağır/işitme güçlüğü çeken katılımcılara yardımcı olur

Çağrılarınıza botlar katılmaz: Diğer araçların aksine, ScreenApp toplantıları bozan veya katılımcıları rahatsız eden bot katılımcıları eklemeden kayıt yapar.

İhtiyacınız Olacaklar

Toplantıları kaydetmeden önce:

• Toplantı platformu erişimi (Zoom, Teams, Google Meet, vb.)
• ScreenApp hesabı ( screenapp.io adresinde ücretsiz)
• Mikrofon ve kamera (video toplantısı ise)
• Kayıt izni (katılımcıları bilgilendirin)
• AI işleme için internet bağlantısı

Yasal uyarı: Her zaman katılımcıları kayıt yaptığınız konusunda bilgilendirin. Birçok yargı alanı tüm taraflardan onay gerektirir.

ScreenApp Toplantı Kaydı Nasıl Çalışır?

ScreenApp görünmez, AI destekli toplantı yakalama sağlar:

1. Tarayıcı Tabanlı Kayıt: Doğrudan tarayıcınızdan veya masaüstünüzden yakalar
2. Botsuz: Ekranınızı/sesinizi kaydeder - toplantıya bot katılmaz
3. Gerçek Zamanlı Transkripsiyon: Toplantı olurken konuşmayı metne dönüştürme
4. Konuşmacı Tanımlama: Kimin ne söylediğini otomatik olarak etiketler
5. AI Analizi: Eylem öğelerini, kararları, önemli noktaları çıkarır
6. Anında Paylaşım: Özeti ve transkripti hemen ekibe gönderin

ScreenApp avantajları:

• HERHANGİ bir toplantı platformuyla çalışır
• Toplantıya bot katılmıyor (diğer katılımcılara görünmez)
• Otomatik transkripsiyon dahildir (%99 doğruluk)
• AI tarafından oluşturulan özetler ve eylem öğeleri
• Aranabilir toplantı kitaplığı
• Bağlantı yoluyla paylaşın (büyük dosya ekleri yok)

Adım Adım: Toplantıları Kaydetme

Adım 1: Kayıt Yöntemi Seçin

Yöntem A: Tarayıcı Sekmesi Kaydı (Önerilen)

Şunlar için en iyisi: Google Meet, Zoom tarayıcı, Microsoft Teams tarayıcı

1. Toplantıyı tarayıcıda açın (Chrome, Edge, Safari, Firefox)
2. ScreenApp adresine gidin
3. “Ekranı Kaydet” seçeneğine tıklayın
4. “Tarayıcı Sekmesi” seçeneğini seçin
5. Toplantının olduğu sekmeyi seçin
6. Toplantıdan önce veya sırasında kayda başlayın

Avantajları:

• Masaüstü uygulamasına gerek yok
• Sadece toplantıyı kaydeder (tüm ekranı değil)
• Daha düşük dosya boyutu
• Paylaşımı daha kolay

Yöntem B: Masaüstü Uygulaması Kaydı

Şunlar için en iyisi: Zoom masaüstü uygulaması, Teams masaüstü uygulaması, bağımsız uygulamalar

1. ScreenApp masaüstü kaydediciyi açın
2. “Ekranı Kaydet” seçeneğine tıklayın
3. “Uygulama Penceresi” seçeneğini seçin
4. Toplantı uygulama penceresini seçin
5. Kayda başlayın

Avantajları:

• Daha yüksek kaliteli yakalama
• Tam ekran sunumlarını kaydeder
• Uzun toplantılar için daha güvenilir

Yöntem C: Yalnızca Ses Kaydı

Şunlar için en iyisi: Telefon görüşmeleri, yalnızca sesli toplantılar, podcast röportajları

1. ScreenApp Ses Kaydedici adresine gidin
2. “Sesi Kaydet” seçeneğine tıklayın
3. Sistem sesi + mikrofonu seçin
4. Aramaya katılmadan önce kayda başlayın

Avantajları:

• En küçük dosya boyutu
• Telefon görüşmeleri için çalışır
• Daha düşük bant genişliği gereksinimleri

Adım 2: Toplantıyı Başlatma ve Kaydetme

Toplantı başlamadan önce:

1. Kurulumunuzu test edin:

   • Mikrofonun çalıştığını kontrol edin
   • Görüntülü arama ise kamerayı doğrulayın
   • Ekran kaydını kısaca test edin

2. Kaydı hazırlayın:

   • ScreenApp kaydediciyi açın
   • Kayıt kaynağını seçin (sekme, pencere veya ekran)
   • Henüz “Kaydet”i tıklamayın (toplantının başlamasını bekleyin)

3. Toplantıya katılın:

   • Toplantı odasına girin
   • Kamera ve mikrofonu etkinleştirin
   • Erken katılanları selamlayın

Toplantı başladığında:

1. Kaydettiğinizi duyurun:

   • “Herkese bildirmek isterim, bu toplantıyı notlar için kaydediyorum”
   • “Ekip kayıtlarımız için kaydetmem herkes için uygun mu?”
   • Birçok bölgede yasal zorunluluk

2. Kaydı başlatın:

   • ScreenApp’te **“Kaydı Başlat”**ı tıklayın
   • Toplantı penceresini/sekmesini seçin
   • Kaydın başladığını onaylayın (zamanlayıcı başlar)

3. Kaydedici penceresini küçültün:

   • Kayıt göstergesini görünür tutun (aktif olduğunu bilin)
   • Toplantı konuşmasına odaklanın
   • Yapay zeka her şeyi otomatik olarak yakalar

Toplantı sırasında:

• Normal şekilde katılın: Not alma konusunda endişelenmeyin
• Kayıt göstergesini izleyin: Hala çalıştığından emin olun
• Konuşmacı etiketleri: Yapay zeka farklı konuşmacıları otomatik olarak tanımlar
• Gerekirse duraklatın: Gizlilik anları (kaydı duraklatın, sonra devam ettirin)

Adım 3: Platforma Özgü Kayıt

Zoom Toplantılarını Kaydetme

Zoom Tarayıcı:

1. Chrome/Edge’de Zoom toplantısına katılın
2. ScreenApp > Kayıt > Tarayıcı Sekmesi > Zoom sekmesini seçin
3. Kayıt şunları yakalar:
   • Ekrandaki tüm katılımcılar
   • Ekran paylaşımları ve sunumlar
   • Tüm sesler (katılımcılar + siz)
   • Sohbet mesajları (ekranda görünürse)

Zoom Masaüstü Uygulaması:

1. Zoom toplantısına katılın
2. ScreenApp > Kayıt > Uygulama Penceresi > “Zoom Meeting”i seçin
3. Katılımcı sesi için “Sistem sesini paylaş”ı seçin
4. Web kamerası katmanınızla veya onsuz kaydedin

Zoom ipuçları:

• Tüm katılımcıları görmek için “Galeri Görünümü”nü etkinleştirin
• Aktif konuşmacıya odaklanmak için “Konuşmacı Görünümü”nü kullanın
• Ekran paylaşımları otomatik olarak yakalanır
• Ayrılma odaları yakalanmaz (Zoom sınırlaması - her odayı ayrı ayrı kaydetmeniz gerekir)

Google Meet’i Kaydetme

Google Meet (Yalnızca Tarayıcı):

1. Chrome tarayıcısında Google Meet’e katılın
2. ScreenApp > Kayıt > Tarayıcı Sekmesi > Meet sekmesini seçin
3. Otomatik olarak şunları yakalar:
   • Video yayınları
   • Ekran sunumları
   • Tüm sesler
   • Altyazılar (etkinse)

Google Meet ipuçları:

• Yedeklilik için Google’ın canlı altyazılarını açın
• Ekranda tutmak için önemli konuşmacıları sabitleyin
• Düzen ayarı: “Döşemeli” daha fazla katılımcıyı yakalar
• Uzantılar çakışabilir - kayıt sorunları olursa devre dışı bırakın

Microsoft Teams’i Kaydetme

Teams Tarayıcı:

1. Tarayıcıda Teams toplantısına katılın
2. ScreenApp > Kayıt > Tarayıcı Sekmesi > Teams sekmesini seçin
3. Toplantı odasını ve içeriğini yakalar

Teams Masaüstü Uygulaması:

1. Teams uygulamasında toplantıya katılın
2. ScreenApp > Kayıt > Uygulama Penceresi
3. “Microsoft Teams” penceresini seçin
4. Tüm toplantı penceresini kaydedin

Teams ipuçları:

• Toplantı düzenleyicisinden kayıt izni etkinleştirmesini isteyin (kısıtlıysa)
• “Birlikte modu” harika görsel kayıtlar yapar
• Arka planlar ve efektler olduğu gibi yakalanır
• Toplantı sohbeti ayrı olarak kaydedilir (Teams aracılığıyla dışa aktarın)

Diğer Platformları Kaydetme

Webex, BlueJeans, Whereby, vb.:

• Tarayıcı Sekmesi kaydını kullanın (çoğu platform web tabanlıdır)
• Veya masaüstü uygulamaları için Uygulama Penceresi
• Aynı işlem: Katıl > Kaydet > Kaynağı seç

Telefon Görüşmeleri:

• Yalnızca Ses kaydını kullanın
• Arama sırasında hoparlörü etkinleştirin
• ScreenApp mikrofonunuzu + hoparlör çıkışınızı yakalar
• Yerel yasaları kontrol edin (bazıları iki taraflı rıza gerektirir)

Adım 4: Kaydı Durdur ve Kaydet

Toplantı bittiğinde:

1. Katılımcılara veda edin:

   • Aramayı aniden bitirmeyin
   • Herkese zaman ayırdığı için teşekkür edin
   • Notları paylaşacağınızı hatırlatın

2. Kaydı durdurun:

   • ScreenApp’te “Kaydı Durdur” seçeneğine tıklayın
   • Kayıt otomatik olarak işlenir
   • Buluta yükleme başlar

3. Toplantıdan ayrılın:

   • Toplantı platformundan çıkın
   • Toplantı penceresini kapatın

İşleme otomatik olarak gerçekleşir:

• Video/ses ScreenApp’e yüklenir (ilerleme çubuğu gösterilir)
• AI transkripsiyonu başlar (konuşmadan metne dönüştürme)
• Konuşmacı ayrımı (kimin ne zaman konuştuğunu tanımlar)
• AI özet oluşturma (ana noktalar, eylem öğeleri, kararlar)
• Zaman damgası senkronizasyonu (o ana atlamak için herhangi bir kelimeyi tıklayın)

İşlem süresi:

• 30 dakikalık toplantı: ~2-3 dakika
• 1 saatlik toplantı: ~5-7 dakika
• 2 saatlik toplantı: ~10-15 dakika

Adım 5: AI Tarafından Oluşturulan Özeti İnceleyin

İşlem tamamlandıktan sonra:

Toplantıyı ScreenApp Kütüphanesinde açın:

AI Özeti şunları içerir:

1. Toplantıya Genel Bakış:

   • Tarih ve süre
   • Katılımcı listesi (kayıtta görünüyorsa)
   • Tartışılan ana konular

2. Ana Noktalar (3-5 madde işareti):

   • Alınan temel kararlar
   • Önemli duyurular
   • Ana tartışma konuları

3. Eylem Öğeleri:

   • Toplantı sırasında atanan görevler
   • Kimin sorumlu olduğu (konuşmadan çıkarılır)
   • Belirtilen son tarihler
   • Biçim: “EYLEM: [Kişi] tarafından [tarih] tarihine kadar [görev]”

4. Kararlar:

   • Net evet/hayır sonuçları
   • Seçenekler arasında yapılan seçimler
   • Onaylar veya retler

5. Sonraki Adımlar:

   • Belirtilen takip toplantıları
   • Tartışılan son tarihler
   • Ele alınacak gelecek konular

Örnek AI Özeti:

**Toplantı Özeti - Haftalık Takım Senkronizasyonu**
Tarih: 19 Ocak 2025 | Süre: 42 dakika | Katılımcılar: 6

**Ana Noktalar:**
- 1. Çeyrek satışları hedefi %15 aştı
- Yeni ürün lansmanı Mart ayına ertelendi
- Sosyal medya kampanyası için pazarlama bütçesi onaylandı
- Müşteri geri bildirimi mobil uygulama iyileştirmelerine ihtiyaç olduğunu gösteriyor

**Eylem Öğeleri:**
- EYLEM: Sarah, 26 Ocak'a kadar 2. Çeyrek bütçesini tamamlayacak
- EYLEM: Mike, paydaşlar için ürün demosu planlayacak
- EYLEM: Jessica, 2 Şubat'a kadar mobil uygulama geliştirme ajanslarını araştıracak

**Kararlar:**
- 50 bin dolar ek pazarlama harcaması onaylandı
- Ürün lansmanını 6 hafta ertelemeye karar verildi
- 2 ek müşteri destek temsilcisi işe alınacak

**Sonraki Adımlar:**
- 26 Ocak'ta takip toplantısı planlandı
- Ürün ekibi, gelecek hafta revize edilmiş zaman çizelgesini sunacak

Adım 6: Toplantı Kaydını ve Notlarını Paylaşın

Seçenek 1: Paylaşım Bağlantısı Gönderin (Önerilir)

1. “Paylaş” düğmesine tıklayın
2. Paylaşılabilir bağlantıyı kopyalayın
3. E-postaya veya Slack’e ekibe yapıştırın
4. Alıcıların erişimi:
   • Video/ses kaydı
   • Zaman damgalı tam transkript
   • AI özeti
   • Arama işlevi

E-posta şablonu:

Merhaba takım,

İşte bugünkü toplantının notları ve kaydı:
[Paylaşım Bağlantısı]

Temel eylem öğeleri:
- [Kişi]: [Görev] tarafından [Tarih]
- [Kişi]: [Görev] tarafından [Tarih]

Sorularınız varsa bana bildirin!

Seçenek 2: Dışa Aktar ve Ekle

1. “İndir” düğmesine tıklayın

2. Biçimi seçin:

   • PDF: Özet + tam transkript (yazdırılabilir)
   • Word (DOCX): Düzenlenebilir toplantı notları
   • MP4: İndirilecek video dosyası
   • MP3: Yalnızca ses dosyası
   • SRT: Video düzenleme için altyazılar

3. E-postaya ekleyin veya paylaşılan sürücüye yükleyin

Seçenek 3: Araçlarla Entegrasyon

• Slack: Kayıt bağlantısını doğrudan kanala gönderin
• Notion: Kaydı gömün ve transkripti içe aktarın
• Google Dokümanlar: Transkripti ve özeti kopyalayıp yapıştırın
• Proje Yönetimi: Asana, Trello, Monday.com’a eylem öğeleri ekleyin

Gelişmiş Toplantı Kayıt Özellikleri

Toplantı Sırasında Canlı Transkripsiyon

Toplantı olurken transkriptin gerçek zamanlı olarak görünmesini sağlayın:

1. Başlamadan önce “Canlı Transkripsiyonu” etkinleştirin
2. İnsanlar konuştukça transkript yan panelde görünür
3. Faydaları:
   • Kaydın çalıştığını doğrulayın
   • Ses kesintili ise takip edin
   • İşitme engelli katılımcılar için erişilebilirlik
   • Toplantı sırasında önemli noktaları hızla kopyalayıp yapıştırın

Konuşmacı Etiketleme ve Yeniden Adlandırma

Yapay zeka farklı konuşmacıları otomatik olarak algılar (Konuşmacı 1, Konuşmacı 2, vb.)

Toplantıdan sonra konuşmacıları yeniden adlandırın:

1. Transkripti açın
2. Herhangi bir konuşmacı etiketini tıklayın (örneğin, “Konuşmacı 1”)
3. Gerçek adı yazın (örneğin, “Sarah Johnson”)
4. Tüm örnekler transkript boyunca güncellenir

Sonuç:

Sarah Johnson: Bence B seçeneği ile ilerlemeliyiz.
Mike Chen: Katılıyorum, ancak önce bütçe onayı almamız gerekiyor.
Sarah Johnson: İyi nokta. Bugün finansla görüşeceğim.

Yapay Zeka Destekli Arama

Anahtar kelimeye göre toplantıdaki herhangi bir anı bulun:

1. Kaydı kitaplıkta açın
2. “Ara” simgesini tıklayın
3. Anahtar kelimeyi yazın (örneğin, “bütçe”, “son tarih”, “Sarah”)
4. Sonuçlar şunları gösterir:
   • Çevreleyen bağlamla birlikte tüm bahsetmeler
   • Her bahsetme için zaman damgası
   • Kayıtta o ana doğrudan atlamak için tıklayın

Arama kullanım durumları:

• Belirli bir karar veya cevap bulun
• Eylem öğesi atamasını bulun
• Belirli bir konu tartışmasını inceleyin
• Tam alıntıyı veya ifadeyi doğrulayın

Toplantı Şablonları ve Notları

Tutarlı toplantı belgeleri oluşturun:

1. Şablonu ayarlayın:

   • Bölümleri tanımlayın (Gündem, Tartışma, Eylemler, Kararlar)
   • Yapay zeka bölümleri otomatik olarak doldurur
   • Ekibiniz için özel format

2. Otomatik gündemler:

   • Toplantı gündemini önceden yükleyin
   • Yapay zeka tartışmayı gündem maddelerine eşler
   • Hangi konuların ele alındığını, hangilerinin atlandığını gösterir

3. Toplantı serisi:

   • Yinelenen toplantıları birbirine bağlayın
   • Haftalar boyunca eylem öğelerini takip edin
   • Devam eden girişimlerdeki ilerlemeyi görün

Toplantı Araçlarıyla Entegrasyonlar

Takvim Entegrasyonu:

• Google Takvim veya Outlook’u bağlayın
• Planlanmış toplantıları otomatik olarak kaydedin
• Toplantıdan sonra takvim etkinliğine kayıt bağlantısı eklenir

CRM Entegrasyonu (Satış Çağrıları):

• Salesforce, HubSpot ile senkronize edin
• Arama kayıtlarını müşteri kaydına otomatik olarak günlüğe kaydedin
• Anlaşma ayrıntılarını, takip işlemlerini otomatik olarak çıkarın

Proje Yönetimi:

• Eylem öğelerini doğrudan Asana, Trello, Jira’ya gönderin
• Sorumlu ve son tarih ile otomatik görevler oluşturun
• Kaydı ilgili projelere bağlayın

Toplantı Kaydı En İyi Uygulamaları

Toplantıdan Önce

1. Kurulumunuzu test edin:

   • 30 saniyelik test kaydı yapın
   • Ses ve video kalitesini doğrulayın
   • Yeterli depolama alanından emin olun

2. Katılımcıları bilgilendirin:

   • Toplantı davetine ekleyin: “Bu toplantı kaydedilecektir”
   • Toplantının başında duyurun
   • Kaydedilmek istemeyen herkese saygı duyun

3. Ortamınızı hazırlayın:

   • Sessiz alan, minimum arka plan gürültüsü
   • Video toplantısı ise iyi aydınlatma
   • Gereksiz uygulamaları kapatın (performans)

Toplantı Sırasında

1. Notları yapay zekaya bırakın:

   • Tamamen sohbete katılın
   • Her şeyi yakalama konusunda endişelenmeyin
   • Yapay zeka otomatik olarak yazıya döker

2. Açıkça konuşun:

   • Daha iyi transkripsiyon doğruluğu için telaffuz edin
   • Konuşurken kendinizi tanıtın (konuşmacı etiketlemeye yardımcı olur)
   • Başkalarının sözünü kesmeyin (yazıya dökmek daha zordur)

3. Kaydı izleyin:

   • Zaman zaman kayıt göstergesine göz atın
   • Yanlışlıkla durmadığından emin olun
   • Herhangi bir hata mesajına dikkat edin

Toplantıdan Sonra

1. Yapay zeka özetini inceleyin:

   • Eylem öğelerinin doğru olup olmadığını kontrol edin
   • Konuşmacı etiketlerindeki adları doğrulayın
   • Önemli bölümlerdeki transkripsiyon hatalarını düzenleyin

2. Hızlıca paylaşın:

   • Toplantı bitiminden sonra 1 saat içinde kayıt bağlantısını gönderin
   • E-postaya özet ekleyin
   • Acil eylem öğelerini vurgulayın

3. Düzgün bir şekilde arşivleyin:

   • Kolay arama için etiketler ekleyin (proje adı, tarih, ekip)
   • Klasörler halinde düzenleyin (ekip, proje veya aya göre)
   • Saklama politikası belirleyin (gerekirse eski kayıtları silin)

Yaygın Sorunları Giderme

Kayıtta Ses Yok

Nedenler:

• Yanlış ses kaynağı seçildi
• Mikrofon/sistem ses izinleri reddedildi
• Ses çıkışı paylaşılmıyor (Zoom/Teams ayarı)

Çözümler:

1. Kaydı başlatırken “Sistem Sesini” seçin
2. Tarayıcı izinlerini kontrol edin (adres çubuğu > mikrofon simgesi)
3. Zoom: Ekran paylaşırken “Bilgisayar sesini paylaş”ı etkinleştirin
4. Teams: “Sistem sesini dahil et” seçeneğinin açık olduğundan emin olun
5. Sesin çalıştığını doğrulamak için bir test kaydı yapın

Kayıtta Katılımcılar Görünmüyor

Nedenleri:

• Yanlış pencere/sekme kaydedildi
• Katılımcıların kameraları kapalıydı
• Kayıt yalnızca ekranın bir bölümünü yakaladı

Çözümler:

1. Tarayıcı sekmesini kaydedin (yalnızca ekranın bir bölümünü değil)
2. Tüm katılımcıları görmek için Galeri Görünümünü kullanın
3. Masaüstü uygulaması için tam pencereyi kaydedin (yalnızca paylaşılan ekranı değil)

Transkripsiyonda Büyük Bölümler Eksik

Nedenleri:

• Düşük ses kalitesi
• Konuşurken katılımcıların sesi kapalıydı
• Arka plan gürültüsü konuşmayı bastırıyor
• Aynı anda birden fazla kişi konuşuyor

Çözümler:

1. Gelecekteki kayıtlar için daha iyi bir mikrofon kullanın
2. Katılımcılardan konuşurken seslerini açmalarını isteyin
3. AI gürültü engellemeyi etkinleştirin
4. Çapraz konuşmayı önlemek için toplantıyı yönetin

Eylem Öğeleri Çıkarılmadı

Nedenleri:

• Toplantı sırasında eylemler açıkça belirtilmedi
• Açık bir görevlendirme veya son tarih belirtilmedi
• Konuşma çok belirsiz

Çözümler:

1. Toplantılar sırasında açık olun: “Sarah, bütçeyi Cuma’ya kadar halledebilir misin?”
2. Toplantıdan sonra özette eylem öğelerini manuel olarak ekleyin
3. Eylem öğesi bölümü olan toplantı şablonu kullanın
4. Paylaşmadan önce AI özetini inceleyin ve düzenleyin

Sonraki Adımlar

Artık toplantıları AI ile nasıl kaydedeceğinizi bildiğinize göre, bu ilgili kılavuzları keşfedin:

• Toplantı Notları En İyi Uygulamaları - Etkili toplantı dokümantasyonu
• Ekranınızı Nasıl Kaydedersiniz - Ekran kaydetme teknikleri
• Sesi Metne Nasıl Dönüştürebilirsiniz - Gelişmiş transkripsiyon özellikleri

Toplantı Kaydetmeye Bugün Başlayın

ScreenApp, bot gerektirmeyen yakalama, otomatik transkripsiyon, AI tarafından oluşturulan özetler ve ekibinizle anında paylaşım ile toplantı kaydını zahmetsiz hale getirir.

İlk toplantınızı kaydetmeye hazır mısınız? ScreenApp’ı ücretsiz kullanmaya başlayın ve bir daha hiçbir ayrıntıyı kaçırmayın.