Beste AI Vergaderassistenten 2026: Otter vs Fireflies vs ScreenApp
On this page
De terminologie is veranderd. In 2026 stopten we met ze “AI notulisten” of “transcriptie-bots” te noemen en gingen we ze noemen wat ze werkelijk zijn: AI vergaderagenten. Ze transcriberen niet alleen. Ze nemen deel aan gesprekken, analyseren discussies, halen actiepunten eruit, beantwoorden vragen over eerdere vergaderingen en integreren in uw workflow. Volgens Grand View Research bereikte de markt voor AI vergaderassistenten in 2025 $1,8 miljard en zal deze naar verwachting verdrievoudigen tegen 2030.
We hebben de vier populairste AI vergaderagenten getest gedurende meer dan 45 uur aan echte vergaderingen, waaronder verkoopgesprekken, team-stand-ups, cliëntpresentaties en webinars. Hieronder vindt u wat we hebben ontdekt. Als u nu een vergadering wilt opnemen zonder iets te installeren, probeer dan onze AI vergaderrecorder of online schermrecorder, beide werken in de browser zonder bots of agendatoegang.
Snelle Keuzes
- ScreenApp. Best voor video-first workflows. $19/maand inclusief schermopname, OCR, videoanalyse en transcriptie.
- Otter.ai. Best voor live vergaderingen. Gratis 300 min/maand. Pro voor $16,99/maand.
- Fireflies.ai. Best voor teamsamenwerking. Gratis 800 min/maand. Pro voor $10/maand.
- Grain. Best voor verkoopteams. Gratis laag met hoogtepunten. Pro voor $19/maand.
Wat er veranderde in 2026
AI vergaderagenten evolueerden verder dan transcriptie-bots. De verschuiving vond plaats op drie fronten:
Video werd primair. Transcipten missen schermdelingen, presentaties, whiteboard-schetsen en lichaamstaal. Tools die video vastleggen (niet alleen audio) kunnen OCR uitvoeren op dia’s, diagrammen herkennen en tekst extraheren van gedeelde schermen. ScreenApp en Grain gaven hier prioriteit aan. Otter en Fireflies behandelen video nog steeds als een add-on.
Agenten vervingen bots. De oude workflow was: bot neemt deel aan gesprek, neemt audio op, stuurt transcript. De nieuwe workflow is: agent zit in uw werkruimte, beantwoordt vragen over eerdere vergaderingen, toont gerelateerde clips wanneer u zoekt, stelt automatisch follow-up e-mails op en stelt voor wie erbij betrokken moet worden op basis van discussieonderwerpen. Fireflies en Grain bewogen hier het snelst. Otter is bezig met een inhaalslag. ScreenApp kiest een andere aanpak (geen bot vereist, u beheert de opname).
Privacyverwachtingen verschoven. Bots die zichzelf aankondigden in vergaderingen werden ongemakkelijk. Verkoopgesprekken waarbij een “Fireflies Notulist” de Zoom-ruimte binnenkomt, signaleren aan de andere kant dat u het gesprek opneemt en analyseert. Sommige cliënten begonnen gesprekken met zichtbare bots te weigeren. Botvrije opname (lokaal of schermgebaseerd) werd een concurrentievoordeel. ScreenApp bouwde dit vanaf dag één in.
Vergelijkingstabel
| Tool | Type | Gratis Laag | Betaalde Prijs | Best Voor |
|---|---|---|---|---|
| ScreenApp | Schermrecorder + AI | 3 opnames | $19/maand | Video-workflows, OCR, geen bots |
| Otter.ai | Live transcriptiebot | 300 min/maand | $16.99/maand | Realtime notities, Google Meet/Zoom |
| Fireflies.ai | Vergaderbot + zoeken | 800 min/maand | $10/maand | Teamsamenwerking, integraties |
| Grain | Video-first bot | Onbeperkt met limieten | $19/maand | Verkoopgesprekken, video-hoogtepunten |
De Recensies
1. ScreenApp - Best voor videoworkflows
ScreenApp hanteert een andere aanpak. In plaats van een bot die deelneemt aan uw vergadering, neemt u uw scherm en audio lokaal op of via een Chrome-extensie. Dit geeft u de volledige video (inclusief dia’s, schermdelen en uw gezicht als u dat wilt), plus AI-transcriptie, OCR-tekstextractie van alles wat op het scherm zichtbaar is, en AI-samenvattingen. Geen botmelding in de vergadering. Geen agenda-toestemmingen vereist. U bepaalt wat er wordt opgenomen.
Type: Schermrecorder + Cloud AI | Prijs: Gratis (3 opnames) / $19/maand
We hebben ScreenApp getest tijdens 12 interne vergaderingen, 8 klantgesprekken en 5 webinars. De transcriptie-nauwkeurigheid was 94% bij heldere audio, OCR haalde tekst van dia’s met 98% nauwkeurigheid, en de AI-samenvatting legde consistent actiepunten vast die we handmatig gemist zouden hebben. De interface is snel. Upload een opname of plak een vergader-URL, en u krijgt binnen 2-3 minuten een transcript, samenvatting en doorzoekbare video.
Het nadeel: u moet eraan denken om de opname te starten. Otter en Fireflies nemen automatisch deel aan geplande vergaderingen. ScreenApp niet. Als u vergeet op ‘opnemen’ te drukken, krijgt u niets. Sommige gebruikers zullen de auto-join bot-aanpak verkiezen. Anderen (vooral in verkoop- of klantgerichte functies) zullen de controle en privacy van handmatige opname prefereren.
Voordelen: Video-analyse, OCR op dia’s, geen bot in vergadering, schermopname, werkt op elk platform
Nadelen: Handmatige start (geen auto-join), gratis versie is beperkt (3 opnames), geen native agenda-integratie
Transparantie-opmerking: Wij hebben ScreenApp gebouwd. We hebben het opgenomen omdat het oprecht won op onze scoringsrubriek voor video-eerste workflows, maar houd onze beoordeling in gedachten en probeer ook de andere tools.
2. Otter.ai - Best voor live vergaderingen
Otter.ai is de originele live transcriptie-tool en blijft de meest verfijnde voor realtime notities maken. Verbind uw Google Agenda of Outlook, en Otter voegt zich automatisch bij uw Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-gesprekken. Transcriptie verschijnt live terwijl mensen spreken. U kunt belangrijke momenten markeren, opmerkingen toevoegen en actiepunten toewijzen tijdens de vergadering. De bot kondigt zichzelf aan (“Otter neemt nu op”), wat sommige gebruikers geruststellend vinden en anderen ongemakkelijk.
Type: Cloud + Vergaderbot | Prijs: Gratis (300 min/maand) / Pro $16,99/maand / Business $30/gebruiker/maand
We hebben Otter gebruikt tijdens 15 vergaderingen. De nauwkeurigheid bedroeg gemiddeld 91% bij heldere audio, en daalde tot 83% bij achtergrondgeluid of accenten. De live transcriptie-functie is echt nuttig. U kunt zien wat er zojuist is gezegd en bijpraten als u even afgeleid was. De AI-samenvatting is eind 2025 aanzienlijk verbeterd. Het haalt nu actiepunten, beslissingen en follow-ups op met behoorlijke betrouwbaarheid (85% van de handmatige acties wordt automatisch vastgelegd).
Het nadeel: Otter is audio-eerst. Het neemt video op via Zoom, maar analyseert deze niet. Als iemand een presentatie of whiteboard deelt, legt Otter de discussie vast, maar niet de visuele inhoud. Geen OCR, geen schermtekstextractie. Voor vergaderingen waar het scherm belangrijk is, mist Otter de helft van de context.
Voordelen: Realtime transcriptie, gepolijste UI, neemt automatisch deel aan vergaderingen, behoorlijke gratis versie (300 min/maand), integreert met Salesforce en Slack
Nadelen: Video wordt niet geanalyseerd, bot kondigt zichzelf aan in vergadering, prijzen stijgen snel voor teams ($30/gebruiker/maand Business-abonnement)
3. Fireflies.ai - Best voor teamsamenwerking
Fireflies.ai begon als een transcriptiebot en evolueerde tot een volledig vergaderintelligentieplatform. De bot voegt zich automatisch bij vergaderingen, neemt audio en video op, genereert transcripties en samenvattingen, en indexeert alles in een doorzoekbare werkruimte. De opvallende functie is teamsamenwerking. U kunt fragmenten delen, commentaar geven op specifieke momenten, hoogtepunten maken en in één keer zoeken in alle vergaderingen van uw team. Voor teams die leven van vergaderingen, wordt Fireflies een kennisbank.
Type: Cloud + Vergaderbot | Prijs: Gratis (800 min/maand) / Pro $10/maand / Business $19/gebruiker/maand
We hebben Fireflies getest tijdens meer dan 20 vergaderingen. De transcriptienauwkeurigheid was gemiddeld 92%. De AI-samenvatting is degelijk, maar mist af en toe nuance. Bijvoorbeeld, in een verkoopgesprek waar een klant zei “we zijn geïnteresseerd, maar hebben goedkeuring van de directie nodig”, vlagde de samenvatting dit aan als een “ja” in plaats van “voorwaardelijk ja”. De zoekfunctie is uitstekend. Typ een trefwoord in, en Fireflies toont elk moment in alle vergaderingen waar dat woord werd genoemd, met videoclips en context.
De bot is opdringeriger dan Otter. Het verschijnt als “Fireflies Notetaker” in de deelnemerslijst en vraagt soms om toestemming voor opname via een pop-up in Zoom. Dit kan de eerste 30 seconden van een gesprek ontregelen. Voor interne vergaderingen maakt het niemand iets uit. Voor klantgesprekken of gevoelige discussies is de zichtbare bot een frictiepunt.
Voordelen: Beste teamzoekfunctie en -samenwerking, royale gratis versie (800 min/maand), integreert met 40+ apps (Notion, Slack, Asana, HubSpot), video-opname inbegrepen
Nadelen: Bot is zichtbaar en soms opdringerig, AI-samenvatting interpreteert af en toe de toon verkeerd, video-analyse is beperkt (geen OCR of schermtekstextractie)
4. Grain - Best voor verkoopteams
Grain is gebouwd voor verkoopgesprekken en klantgesprekken. De bot voegt zich bij Zoom, Google Meet of Teams, neemt video op en creëert automatisch highlight-fragmenten van belangrijke momenten. U kunt belangrijke fragmenten taggen (“bezwaar”, “prijsvraag”, “beslisser”), deze delen met uw team en een bibliotheek opbouwen van succesvolle gespreksmodellen. Grain integreert diep met Salesforce en HubSpot, waarbij gesprekken automatisch worden gelogd en notities worden gesynchroniseerd met CRM-records.
Type: Cloud + Vergaderbot | Prijs: Gratis (beperkt) / Pro $19/maand / Business $39/gebruiker/maand
We hebben Grain gebruikt tijdens 10 verkoopgesprekken en 5 klantinterviews. De videokwaliteit was uitstekend (1080p), en de highlight-detectie werkte verrassend goed. In een demo-gesprek waarin we een product toelichtten, vlagde Grain automatisch het moment aan waarop de klant vroeg naar integraties en het moment waarop we de prijzen bespraken. De fragmenten waren nauwkeurig en eenvoudig te delen. De transcriptienauwkeurigheid was 90%, iets minder dan Otter en Fireflies.
De ‘killer feature’ voor verkoopteams is de dealruimte. Grain kan een gedeelde pagina maken met gespreksopnames, transcripties en highlights voor een specifieke deal. Uw AE, SE en manager kunnen allemaal dezelfde reeks gesprekken bekijken zonder uren aan videomateriaal opnieuw te hoeven bekijken. Voor teams die afhankelijk zijn van gespreksbeoordelingen en coaching, bespaart Grain echt tijd.
Voordelen: Video-eerste ontwerp, uitstekende highlight-detectie, CRM-integraties, dealruimtes voor verkoopworkflows
Nadelen: Prijzen zijn hoog voor grotere teams ($39/gebruiker/maand Business), bot is zichtbaar in vergaderingen, gratis versie is beperkt (beperkte opnameduur en functies)
Hoe we getest hebben
We hebben elke AI-vergaderassistent geëvalueerd op vijf dimensies:
Transcriptie-nauwkeurigheid: We hebben dezelfde 10-minuten vergaderingsclip (heldere audio, twee sprekers, technische discussie) door alle vier de tools gehaald. Handmatig transcript als waarheid. Otter 91%, Fireflies 92%, ScreenApp 94%, Grain 90%.
Video-analyse: We hebben getest hoe elke tool omging met schermdelen, presentaties en whiteboard-inhoud. ScreenApp voerde OCR uit op dia’s en extraheerde tekst. Grain nam video op, maar analyseerde deze niet. Otter en Fireflies namen video op als een secundair artefact (geen analyse).
Kwaliteit van AI-samenvatting: We vergeleken automatisch gegenereerde samenvattingen met onze handmatige notities. Alle vier de tools legden de hoofdonderwerpen vast. ScreenApp en Fireflies waren het beste in het ophalen van actiepunten. Otter miste af en toe beslissingen. Grain focuste op verkoop-specifieke signalen (bezwaren, volgende stappen).
Gebruiksgemak: ScreenApp vereist handmatige start van de opname. Otter, Fireflies en Grain voegen zich automatisch bij vergaderingen via agenda-integratie. Otter heeft de schoonste real-time UI. Fireflies heeft de beste zoekfunctie. Grain heeft de beste deelfunctie voor videoclips. ScreenApp heeft de eenvoudigste upload- en analyseflow.
Privacy en botzichtbaarheid: ScreenApp heeft geen bot (u bepaalt de opname). Otter kondigt zichzelf aan, maar is subtiel. Fireflies is opdringeriger (zichtbare botnaam, pop-ups voor toestemming). Grain is vergelijkbaar met Fireflies.
Gebruik ScreenApp voor Uw Vergaderingen
ScreenApp is een AI vergaderagent die video vastlegt, audio transcribeert, OCR op dia’s uitvoert en samenvattingen genereert. Geen bot vereist. Geen agendarechten nodig.
- Start de opname via de Chrome-extensie of desktop-app.
- Upload of plak een vergaderopname of URL.
- Ontvang transcriptie, samenvatting en doorzoekbare video binnen 2-3 minuten.
Optioneel: Voer AI-analyse uit om samenvattingen te genereren, actiepunten te extraheren, of vergadernotulen te maken.
Na Uw Vergadering
- AI Samenvatter: Verander vergaderingen van 60 minuten in samenvattingen van 2 minuten
- AI Notulist: Genereer automatisch gestructureerde vergadernotulen met actiepunten
- Transcriptie Software: Exporteer volledige transcripties met sprekerlabels en tijdstempels
- Video naar Document: Converteer vergaderopnames naar bewerkbare tekstdocumenten
Welke Zou U Moeten Gebruiken?
Kies ScreenApp als: U video-analyse, OCR op dia’s en geen bot in uw vergadering wilt. Het beste voor klantgesprekken, verkooppresentaties en iedereen die waarde hecht aan controle en privacy.
Kies Otter als: U real-time transcriptie wilt tijdens live vergaderingen. Het beste voor interne teamgesprekken, stand-up vergaderingen en iedereen die de voorkeur geeft aan live notities boven samenvattingen na het gesprek.
Kies Fireflies als: U teamzoekfuncties en samenwerking wilt. Het beste voor teams die veel vergaderingen houden en een gedeelde kennisbank nodig hebben.
Kies Grain als: U een verkoopteam bent en highlight reels, CRM-integratie en deal rooms nodig heeft. Het beste voor omzet-teams die gesprekken beoordelen en vertegenwoordigers coachen.
AI Vergaderagenten versus AI Assistenten
ChatGPT en Claude kunnen niet deelnemen aan uw vergadering, audio opnemen of video vastleggen. Ze hebben geen agendatoegang, microfoonrechten of schermopnamemogelijkheden. AI-assistenten zijn geweldig voor het opstellen van e-mails, het samenvatten van documenten en het beantwoorden van vragen, maar ze kunnen een toegewijde AI-vergaderagent niet vervangen. U heeft een tool nodig die integreert met Zoom, Google Meet of Teams (via bot) of direct uw scherm opneemt (zoals ScreenApp).
Als u dit probeert te omzeilen door handmatig een vergadering op te nemen, het bestand te downloaden en het te uploaden naar ChatGPT, zult u tegen bestandsgroottebeperkingen aanlopen (de meeste AI-assistenten limiteren uploads tot 25-50 MB). Een vergaderopname van 60 minuten is vaak 200+ MB. AI-vergaderagenten verwerken grote bestanden, verwerken video en audio efficiënt en leveren automatisch gestructureerde uitvoer (transcriptie, samenvatting, actiepunten).
Veelgestelde vragen
Wat is een AI vergaderagent?
Een AI vergaderagent is een tool die vergaderingen (audio en video) opneemt, spraak transcribeert, discussie-inhoud analyseert en samenvattingen, actiepunten en doorzoekbare notities genereert. In 2026 verving de term “AI notulist” en “transcriptiebot” om bredere mogelijkheden weer te geven, zoals video-analyse, kennis zoeken en workflowautomatisering.
Werken AI-vergaderassistenten op Zoom, Google Meet en Teams?
Ja. Otter, Fireflies en Grain integreren allemaal met Zoom, Google Meet en Microsoft Teams via met de agenda verbonden bots. ScreenApp werkt anders: je neemt je scherm op of uploadt een vergaderbestand, dus het ondersteunt elk platform (inclusief Slack, Discord of opnamen van persoonlijke vergaderingen).
Hoe nauwkeurig zijn AI-vergader transcripten in 2026?
De nauwkeurigheid varieert van 90-95% bij zuivere audio met moedertaalsprekers van het Engels. De nauwkeurigheid daalt tot 80-85% bij achtergrondgeluid, accenten of technisch jargon. ScreenApp (94%), Fireflies (92%) en Otter (91%) presteerden het beste in onze tests. Grain lag iets achter met 90%.
Kunnen AI-vergaderassistenten video en dia’s analyseren?
ScreenApp voert OCR uit op dia’s, whiteboard-inhoud en elke tekst die zichtbaar is op het scherm tijdens een opname. Grain legt video vast, maar analyseert deze niet (geen OCR). Otter en Fireflies behandelen video als een secundair artefact en analyseren geen visuele inhoud. Als uw vergaderingen schermdelingen of presentaties bevatten, is ScreenApp de enige tool die tekst uit video extraheert.
Zijn AI-vergaderbots legaal en ethisch?
In de meeste regio’s vereist het opnemen van een vergadering de toestemming van alle deelnemers. AI-vergaderbots (Otter, Fireflies, Grain) kondigen zichzelf meestal aan wanneer ze deelnemen aan een gesprek (“Otter neemt nu op”) om aan de toestemmingsvereisten te voldoen. Lokale of handmatige opnames (ScreenApp-benadering) vereisen nog steeds dat u deelnemers informeert. Controleer uw lokale wetten (sommige staten en landen vereisen de toestemming van alle partijen, andere vereisen slechts de toestemming van één partij). Voor meer details, zie onze gids voor ethische vergaderopnames.
Hoeveel kosten AI-vergaderassistenten?
Gratis versies: Otter (300 min/maand), Fireflies (800 min/maand), Grain (beperkte functies), ScreenApp (3 opnames). Betaalde abonnementen: Otter Pro ($16.99/maand), Fireflies Pro ($10/maand), Grain Pro ($19/maand), ScreenApp ($19/maand). Otter en Fireflies zijn het goedkoopst voor individueel gebruik met veel volume. ScreenApp en Grain zijn beter voor video-gerichte workflows.
Wat is het verschil tussen een vergaderbot en een schermrecorder?
Een vergaderbot (Otter, Fireflies, Grain) neemt deel aan je videogesprek via kalenderintegratie, verschijnt in de deelnemerslijst en neemt op vanaf het platform (Zoom, Meet, Teams). Een schermrecorder (ScreenApp) legt je scherm en audio lokaal of via een browserextensie vast, waardoor je een volledige video krijgt inclusief dia’s en gedeelde schermen. Bots zijn automatisch maar zichtbaar. Schermrecorders vereisen handmatige start maar bieden meer privacy en controle.
