¿Alguna vez has deseado poder reproducir segmentos específicos de una reunión de Microsoft Teams o hacer una pausa en un momento crítico para comprender todos los detalles? Imagina poder revisar cada enunciado, analizar los elementos cruciales y compartir sin esfuerzo las partes fundamentales de la discusión. Aquí es donde entra en juego la funcionalidad de las transcripciones de Teams, que actúan como un recurso vital para recuperar la esencia de tus reuniones.
Esta guía completa está diseñada para desmitificar el proceso de acceso y uso de las transcripciones en Microsoft Teams. Su objetivo es proporcionarle un enfoque claro y gradual, que elimine la necesidad de tomar notas de forma frenética y aproveche las ventajas de la tecnología de transcripción automatizada.
Preliminares esenciales
- Habilitar la transcripción: Este paso fundamental es su puerta de entrada para acceder a las transcripciones. Para los administradores, esta opción se puede activar en el Centro de administración de Teams, en la sección «Políticas de reuniones». Los usuarios habituales pueden encontrar esta configuración en las «Opciones de reunión» al programar una reunión.
- Grabación de reuniones: Si bien las transcripciones se pueden utilizar de forma independiente, combinarlas con las grabaciones de las reuniones puede enriquecer considerablemente su experiencia. Es recomendable grabar las reuniones para obtener un contexto adicional, que complemente la transcripción escrita.
Acceso a su expediente académico: una guía paso a paso
- A través del chat de reunión: Empieza por ir al chat de la reunión en tu calendario de Teams. Cuando termine una reunión, busca la notificación «Reunión finalizada», que incluye un enlace a la transcripción. Este enlace lo dirigirá a un resumen de la transcripción, junto con las opciones para descargarla.
- Método alternativo: Otra forma de acceder a la transcripción es hacer clic en los tres puntos situados junto al encabezado del chat y seleccionar «Mostrar transcripción». Este método proporciona una ruta directa a la transcripción dentro de la interfaz de Teams.
Descargar su transcripción: opciones de formato
Al descargar tu transcripción, tienes un par de opciones de formato:
- .Copy (formato editable): Este formato es ideal si planeas editar la transcripción o compartirla en un formato personalizable.
- .vtt (sincronización de vídeo): Elija este formato si desea sincronizar el texto con las grabaciones de vídeo de software de terceros, lo que mejorará la experiencia multimedia.
Herramienta de transcripción de equipos de ScreenApp
Para mejorar aún más su experiencia de transcripción, considere usar Herramienta de transcripción de equipos de ScreenApp. Este complemento ofrece varias funciones avanzadas:
Si bien MS Teams ofrece una transcripción integrada, la herramienta de transcripción dedicada de ScreenApp puede ser una opción más atractiva por varias razones:
Precisión y personalización mejoradas: ScreenApp cuenta con un potente motor de inteligencia artificial que ofrece transcripciones de gran precisión, incluso para audio complejo con varios altavoces o ruido de fondo. Además, ofrece la identificación de los hablantes, lo que te permite distinguir fácilmente quién dijo qué. La transcripción de MS Teams, si bien es funcional, puede tener problemas de precisión, especialmente en situaciones de audio difíciles.
Integración perfecta y flujo de trabajo optimizado: ScreenApp se integra perfectamente con su flujo de trabajo de edición de vídeo existente. Puedes subir cualquier archivo de vídeo, transcribirlo automáticamente y editar la transcripción directamente desde la plataforma. Este proceso simplificado te ahorra tiempo y esfuerzo en comparación con el flujo de trabajo desarticulado de transcribir dentro de Teams y luego exportar la transcripción para su posterior edición.
Funciones avanzadas y flexibilidad: ScreenApp va más allá de la transcripción básica con funciones valiosas como la personalización del vocabulario, los glosarios personalizados y las anotaciones con fecha y hora. Esto le permite adaptar la transcripción a sus necesidades y preferencias específicas. La transcripción de MS Teams, por otro lado, tiene una funcionalidad más limitada.
Su uso es sencillo:
1. Grabar una llamada o reunión:
En una reunión de Teams, haz clic en el botón «Grabar» para iniciar la grabación.
Cuando finalice la reunión, la grabación se guardará automáticamente en Microsoft OneDrive o SharePoint, según la configuración de su organización.
2. Acceda a la grabación:
Busca la grabación de la reunión en tu biblioteca de OneDrive o SharePoint.
3. Transcribe con ScreenApp:
Abre la aplicación web o la aplicación de escritorio de ScreenApp.
Haga clic en el botón «Cargar» o arrastre y suelte el archivo de grabación de la reunión de Teams en la interfaz de ScreenApp.
Seleccione «Transcripción de llamadas de Microsoft Teams» como tipo de transcripción.
Elija el idioma que prefiera para la transcripción.
Haga clic en el botón «Transcribir» para iniciar el proceso de transcripción.
4. Ver y editar la transcripción:
ScreenApp generará una transcripción de la reunión, normalmente en unos minutos.
Puedes revisar la transcripción, hacer modificaciones y resaltar las secciones importantes.
Usa la barra de búsqueda para encontrar rápidamente palabras clave o frases específicas en la transcripción.
5. Compartir y exportar:
Comparta la transcripción con otras personas directamente desde ScreenApp o descárguela como documento de Word, PDF o archivo SRT.
Intégralo con otras herramientas para un mayor análisis o colaboración.
Consejo profesional: Para mayor comodidad, descarga e instala la extensión ScreenApp. Esto permite el acceso directo a las transcripciones del chat de la reunión y garantiza que reciba actualizaciones automáticas cuando se procesen y transcriban las grabaciones.
Conclusión
Si sigue esta guía, puede transformar su enfoque de las reuniones de Teams y aprovechar todo el potencial de las transcripciones para capturar, analizar y compartir el contenido crucial de las reuniones con precisión y facilidad. Atrás quedaron los días en los que se confiaba únicamente en la memoria o en notas garabateadas apresuradamente. Bienvenido a una nueva era de eficiencia y productividad en las reuniones, impulsada por las capacidades avanzadas de las transcripciones de Microsoft Teams y las herramientas de transcripción mejoradas.
