我们都经历过。 坐在会议室（或参加 Zoom 会议）里，看着你的生命随着某人阅读本该用三句话电子邮件就能解决的 PowerPoint 幻灯片而慢慢流逝。你的灵魂悄悄地尖叫着“这个会议本可以是一封电子邮件”，而你却面带微笑，专业地点头。
欢迎来到针对最普遍的职场体验的生存指南：那些绝对、肯定、100% 应该是一封电子邮件的会议。
通用信号：何时会议应该是一封电子邮件
🚨 红色警报系统
DEFCON 1 - 电子邮件警报：
- 会议邀请没有议程（但不知何故持续了一个小时）
- 有人说“我会尽量简短”，然后讲了 45 分钟
- 整个会议是一个人共享他们的屏幕来阅读内容
- 你在那里“倾听和学习”（翻译：你只是装饰品）
DEFCON 2 - 可疑活动：
- 会议可以用一句话概括
- 观察员多于参与者
- 有人安排了一个“快速同步”，但神秘地持续了 30 分钟
- 会议标题只是“会议”（如果是周期性的，则额外加分）
DEFCON 3 - 高概率：
- 你被邀请就每个人都知道的事情提供“背景情况”
- “只是想回顾一下”这句话被不加讽刺地使用
- 有一个关于关于一个演示文稿的演示文稿
伪装成会议的电子邮件的剖析
你实际需要的是：
“嘿，团队，项目截止日期移到了星期五。有问题吗？”
你得到的是：
- 30 分钟的会议
- 15 页的演示文稿
- 关于讨论点的讨论
- 安排更多会议的行动项
- 某人未静音的狗叫
- 屏幕共享的技术难题
- “大家能看到我的屏幕吗？”
- “对不起，我静音了”
模因名人堂
本可以是一封电子邮件的经典会议时刻
信息转储： 当有人把会议当作他们的个人 TED 演讲，分享他们所知道的关于没人问过的话题的一切时。
本应该是什么： “这是文档的链接。如果您有任何问题，请告诉我。”
状态更新圆桌会议： 每个人轮流说他们昨天做了什么，今天要做什么，而其他 12 个人则走神了。
本应该是什么： Slack 频道更新或共享文档。
“有什么问题吗？”会议： 20 分钟的尴尬沉默，因为演示者忘记了问题需要实际参与。
本应该是什么： 带有“如果有问题请回复”的电子邮件（剧透：没人会）。
已经做出的决定： 一个讨论一个明显在任何人走进房间之前就做出的决定的会议。
本应该是什么： “我们决定选择方案 A。实施将于周一开始。”
生存策略：充分利用电子邮件会议
对于与会者：战略参与的艺术
专业的点头技巧：
- 保持眼神交流
- 每 30 秒若有所思地点头
- 有策略地使用诸如“这是一个很好的观点”之类的短语
- 做笔记（即使那是你的购物清单）
战略性问题： 当有人问“有什么问题吗？”时，通过问：“您能在会后发送一份要点的摘要吗？”来拯救大家。（微妙的暗示：这应该是一封电子邮件）
多任务忍者：
- 清理你的电子邮件收件箱（静静地）
- 计划你的实际工作
- 在脑海中撰写这封会议本应是电子邮件的邮件
- 练习你的“我完全投入”的表情
对于会议组织者：电子邮件干预
5 分钟规则： 如果你能在 5 分钟内解释清楚，那就发电子邮件代替。
决策测试： 如果没有做出任何决定，不需要任何讨论，也不需要与会者的任何意见 - 那就是一封电子邮件。
议程酸性测试：
- 这个议程可以用要点来涵盖吗？ → 电子邮件
- 这是否需要来回讨论？ → 也许是一个会议
- 你只是在分享信息吗？ → 绝对是一封电子邮件
何时会议实际上是必要的（罕见的例外）
“实际上需要会议”的清单
真正的头脑风暴会议： 需要相互借鉴想法并且创造性能量至关重要的地方。
复杂的问题解决： 当你需要多个视角和实时讨论时。
敏感的对话： 语气、肢体语言和立即澄清至关重要的地方。
团队建设： 当目标实际上是与人联系（而不仅仅是分享信息）时。
危机管理： 快速决策和协调至关重要时。
终极情节转折：让会议物有所值
关键是 - 如果你仍然被困在那些本可以是电子邮件的会议中，你还不如让它们发挥作用。一些具有前瞻性思维的团队发现，记录这些会议（即使是不必要的会议）实际上可以提供价值。
把它想象成会议保险。当有人问“我们上个月的会议决定了什么？”时，你有答案。当行动项目落空时，你有记录。当相同的主题不断重复出现时，你有证据。
会议摘要技巧
聪明的团队已经开始将每次会议 - 即使是那些值得发送电子邮件的会议 - 视为要捕获和参考的内容。毕竟，如果你要花时间参加会议，你最好从中获得一些有用的东西。
会议记录的微妙艺术：
- 做出的关键决定（即使它们是显而易见的）
- 分配的行动项目（即使它们很简单）
- 提出的问题（即使它们已得到回答）
- 需要的后续行动（即使它很小）
这样，当不可避免的“我们讨论了什么？”的电子邮件稍后到来时，你就准备好了。对于想要简化此过程的团队，使用专业的会议记录模板可以帮助确保即使在那些“本应该是电子邮件”的会议中也能保持一致性。
关于电子邮件会议的普遍真理
为什么它们永远不会完全消失
人性因素：
- 有些人认为大声说出来更好
- 其他人需要社交互动
- 许多人将“协作”与“交谈”混淆
- 少数人真的更喜欢会议而不是阅读
组织因素：
- 会议文化根深蒂固
- “透明度”通常意味着“邀请所有人”
- 安排日历时间比安排专注工作时间更容易
- 一些领导者将会议等同于生产力
舒适区因素：
- 会议感觉是积极主动的（即使它们不是）
- 它们创造了进步的错觉
- 它们将责任分摊到整个团队
- 它们是不确定时期的熟悉仪式
底线：拥抱模因
归根结底，“这个会议本可以是一封电子邮件”不仅仅是一个模因 - 它是一种将我们所有人联系在一起的共同经历。 它是从实习生到高管团结所有人的普遍职场挫折感。
目标不是消除每次会议（尽管我们应该尝试），而是承认这种荒谬性，优雅地生存下去，也许 - 仅仅是也许 - 从我们一起度过的时间中获得一些有用的东西。
请记住： 如果你必须参加本应该是电子邮件的会议，至少让它们发挥作用。 记录决策，跟踪行动项目，并创建真正可以帮助人们的摘要。
因为如果我们要花时间，我们最好让它有价值。
常见问题解答：电子邮件会议生存指南
如何礼貌地建议会议应该是一封电子邮件？
尝试：“如果我在我们聊天后发送一封包含要点的摘要邮件，会不会有帮助？”或者“我们应该从电子邮件更新开始，然后安排时间讨论任何问题吗？”
如果我必须参加明显的电子邮件会议怎么办？
有策略地利用这段时间 - 做笔记，提出澄清问题，并自愿发送后续摘要。至少有人会从你的存在中受益。
我如何知道我自己的会议是否应该是电子邮件？
问问自己：“在这个会议中会做出什么决定？” 如果答案是“没有”或“我们只是分享信息”，那么它可能是一封电子邮件。
本应该是电子邮件的会议有用吗？
是的！ 如果你正确记录它们，即使是信息共享会议也可以创建有价值的记录，并确保每个人都在同一页面上。
处理本应该是电子邮件的重复会议的最佳方式是什么？
建议在会议和电子邮件更新之间交替进行，或者提出一个“无会议星期一”政策，用于仅提供信息的更新。 如果你必须保持会议，请考虑使用人工智能会议记录员来自动捕获和总结关键点，从而使花费的时间对每个人都更有价值。
