如何使用 ChatGPT 作为强大的 AI 邮件撰写器(附 15+ 提示)

Andre Smith
如何使用 ChatGPT 作为强大的 AI 邮件撰写器(附 15+ 提示)

盯着空白的电子邮件草稿,试图找到完美的措辞?ChatGPT 可以成为你征服收件箱的秘密武器。无论你需要撰写专业的请求、精心制作有说服力的销售方案,还是仅仅是更快地回复,ChatGPT 都会变成一个多功能、免费的 ai 邮件编写器,全天候工作。

根据最近的职场研究,专业人士平均每天花费 4.1 小时查看和回复电子邮件。有了正确的 chatgpt 提示,你可以在提高沟通质量的同时,将时间缩短一半。

本指南提供了你需要的一切:有效的提示工程公式,以及 15 多个你可以立即使用的复制粘贴 chatgpt 邮件编写提示

快速解答:完美的 ChatGPT 邮件提示公式

制胜公式

掌握此结构,每次都能获得完美的 ChatGPT 邮件提示

目标 + 上下文 + 语气 + 约束
人工智能邮件成功的 4 个基本要素
1
目标: 你希望 ChatGPT 做什么
2
上下文: 谁、什么、何时、为什么的详细信息
3
语气: 你希望它听起来如何
4
约束: 规则和限制

💡 真实示例:

"起草一封专业电子邮件给我的团队,内容是关于新的第四季度截止日期。
保持在 150 字以内并且友善但权威。"
目标:起草 上下文:团队、第四季度截止日期 语气:专业、友善但权威 约束:低于 150 字

完美邮件提示的艺术:4 个关键要素

从 ChatGPT 中获得出色的结果,将其作为 email writer gpt 需要了解如何有效地与 AI 沟通。将其视为向一位可以帮助你但需要明确指示的熟练助手发出指令。

1

明确你的目标

明确你希望 ChatGPT 对你的邮件做什么。

撰写 从头开始编写
回复 回复收到的邮件
重写 改进现有草稿
总结 凝练长邮件
校对 检查错误
2

提供上下文

为 ChatGPT 提供所有必要的细节,以便准确地编写。

  • 谁: 收件人姓名和职位
  • 什么: 主题和要点
  • 何时: 相关日期或截止日期
  • 为什么: 目的和期望的结果
  • 背景: 之前的对话或背景
3

定义语气

明确你希望邮件听起来如何。

正式 随意 友好 有说服力 道歉 热情 专业 权威 同情
4

设置约束

为输出添加特定的规则或限制。

  • “保持在 100 字以内”
  • “使用项目符号以保持清晰”
  • “不要提及价格”
  • “包含明确的行动号召”
  • “以一个具体问题结束”

对于需要记录其电子邮件工作流程或创建培训材料的专业人士,屏幕录制工具可以捕获你的 ChatGPT 提示过程,以便与你的团队分享。

15 多个复制粘贴 ChatGPT 提示,适用于各种电子邮件场景

ChatGPT 界面显示电子邮件撰写,其中包含提示工程和各种用于专业沟通的语气选项

准备好将 ChatGPT 转换为你的个人 ai 邮件编写器了吗?以下是按场景组织的经过实战检验的提示。只需复制、使用你的详细信息进行自定义,然后粘贴到 ChatGPT 中即可。

用于撰写新电子邮件的提示

1 正式请求
起草一封正式电子邮件给 [收件人姓名],在 [公司] 请求 [具体信息或操作]。

包括以下几点:

  • [要点 1]
  • [要点 2]
  • [要点 3]

保持专业和尊重的语气。将电子邮件限制在 150 字以内。

用例: 请求文件、安排会议或请求高管或外部合作伙伴的批准。

2 冷销售拓展
撰写一封有说服力的冷拓展电子邮件给 [行业] 中的潜在客户。

介绍我的公司 [你的公司] 和我们的解决方案 [你的产品/服务],重点关注 [关键优势] 的好处。

语气:专业但热情且会话 长度:120-150 字 包括:明确的行动号召,要求进行 15 分钟的通话

专业提示: 使用有关收件人公司的具体详细信息进行个性化设置,可将响应率提高多达 32%。

3 跟进邮件
撰写一封礼貌的跟进电子邮件给 [收件人姓名],关于我们在 [日期] 的会议。

简要总结我们关于 [主题] 的讨论,并询问下一步的步骤。

语气:友好且专业 包括:一个具体的问题来提示回复 保持在 100 字以内

跟进成功率
44%
通过适当的跟进获得更高的响应率

4 人脉介绍
起草一封简短、友好的电子邮件,向 [人名](一位 [他们的职位])介绍我自己。

提到我们都在 [活动] 中,或者我欣赏他们在 [他们的领域] 中的工作。

表达对以下内容的兴趣:[你想讨论的具体主题] 语气:热情、真诚,尊重他们的时间 长度:最多 80-100 字

5 “感谢”信
撰写一封真诚的感谢电子邮件给 [收件人姓名],感谢 [他们的帮助/面试/他们的时间/这个机会]。

具体提到:[你感激的事情] 参考:[你互动中的一个难忘的时刻或见解] 语气:热情和真诚 长度:60-80 字

用于回复电子邮件的提示

6 “是的,我同意”回复
这是我收到的电子邮件:
[粘贴电子邮件]

起草一封积极和专业的回复,确认我同意提出的计划,并声明我已准备好继续。

语气:专业且热情 包括:如果适用,包括下一步或时间表 长度:50-75 字

7 礼貌的“不”(拒绝请求)
这是一封要求我 [做某事] 的电子邮件:
[粘贴电子邮件]

起草一封礼貌但坚定的回复,解释说由于 [简要原因,例如,当前工作量、安排冲突],我目前无法满足此请求。

语气:尊重和歉意但清晰 提供:[如果可能,提供替代解决方案] 长度:75-100 字

记住: 精心设计的“不”可以维护关系,同时保持界限。

8 “我需要更多信息”回复
起草一封回复电子邮件,要求澄清 [具体要点 1] 和 [具体要点 2]。

原始电子邮件: [粘贴电子邮件]

语气:专业且好奇 格式:使用编号问题以保持清晰 长度:60-80 字

如果你管理多个电子邮件对话并且需要跟踪行动项目,AI 笔记工具可以帮助你自动提取和整理电子邮件线程中的关键点。

用于重写和改进你的草稿的提示

专业工作区显示电子邮件编辑界面,其中包含 AI 驱动的语法检查、语气分析和重写建议

9 使其更专业
重写以下电子邮件草稿,使其更正式和专业:

[粘贴你的草稿]

保留相同的要点,但提升语言和语气。删除任何随意表达或俚语。

10 使其更简洁
缩短以下电子邮件,使其保持在 100 字以内,同时保留要点:

[粘贴你的草稿]

删除冗余和填充词。使每个句子都有意义。

11 更改语气
重写此电子邮件,使其具有更 [友好和热情/正式/道歉/有说服力] 的语气:

[粘贴你的草稿]

调整语言和措辞,以更好地匹配所需的语气,同时保持核心信息。

12 校对错误
校对以下电子邮件是否存在任何语法、拼写或标点错误。还检查清晰度和流畅性:

[粘贴你的草稿]

提供更正后的版本,并列出你发现的任何重大错误。

高级提示

13 总结一封长的电子邮件线程
总结以下电子邮件线程中的要点和行动项目:

[粘贴电子邮件线程]

将摘要格式化为:

  • 做出的主要决定

  • 行动项目(谁负责什么)

  • 未解决的问题或下一步

  • 重要的截止日期

非常适合电子邮件线程变得冗长且令人困惑的团队会议或项目更新。

14 头脑风暴主题行
为一封关于 [主题] 的电子邮件生成 5 条清晰且引人注目的主题行。


这封电子邮件是给:[受众] 目标是:[期望的行动或结果]

使它们简洁(少于 60 个字符)且以行动为导向。

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