Toplantı Notları Neden Önemli?

Etkili toplantı notları, kararların, eylem maddelerinin ve tartışmaların belgelenmesini, paylaşılmasını ve üzerinde işlem yapılmasını sağlar. Düzgün bir belgeleme olmadan, toplantılar zaman kaybına neden olur, kararlar unutulur ve hesap verebilirlik zarar görür.

Toplantı belgeleme sorunu:

• Toplantıların %63’ünde gündem veya not bulunmuyor
• Ekipler haftada 4-5 saatini toplantılarda geçiriyor
• Toplantılarda alınan kararların %40’ı hiçbir zaman belgelenmiyor
• Manuel not alma, çoklu görev yaparken önemli noktaların %50’sini kaçırıyor

Yapılandırılmış toplantı notlarının faydaları:

• Hesap Verebilirlik: Kimin neye taahhüt ettiğinin net kaydı
• Uyum: Herkesin kararlar hakkında aynı anlayışa sahip olması
• Verimlilik: Kayıtları yeniden izlemek yerine hızlı referans
• Uyumluluk: İş kararları için denetim izi
• Bilgi: Kurumsal bilginin aranabilir arşivi

Toplantı Notu Alma Yöntemleri Karşılaştırması

Farklı yaklaşımları anlamak:

Önerilen: Minimal çabayla %99 doğruluk için AI transkripsiyonu + insan incelemesi (10-15 dakika).

Toplantıdan Önce: Kurulum

Yöntem 1: Toplantı Botu (Otomatik - Önerilen)

ScreenApp, toplantılarınıza otomatik olarak katılabilir ve kayıt edebilir:

Bir kereye mahsus kurulum:

1. ScreenApp Ayarlar > Toplantı Botu’na gidin
2. Takviminizi bağlayın:
   • Google Meet için Google Takvim
   • Teams için Microsoft Takvim
   • Zoom toplantıları için Zoom entegrasyonu
3. Bot adını yapılandırın (örn., “[Adınız]‘ın Not Alıcısı”)
4. Kayıt tercihlerini ayarlayın (tüm toplantıları veya belirli olanları otomatik kaydet)

Nasıl çalışır:

1. ScreenApp takviminizdeki toplantıları algılar
2. Bot, toplantı başlangıç ​​saatinde otomatik olarak katılır
3. Toplantı boyunca sesi kaydeder
4. Toplantı bittiğinde ayrılır
5. Kaydı işler ve notları otomatik olarak oluşturur
6. Notlar hazır olduğunda bildirim alırsınız

Faydaları:

• Toplantı sırasında sıfır çaba (tamamen otomatik)
• Kaydı başlatmayı asla unutmayın
• Tüm toplantılarda tutarlı belgeleme
• Katılımcılar katılımcı listesinde “Not Alıcı”yı görür (şeffaf)

Toplantı botu en iyi uygulamaları:

• Katılımcıları botun kayıt yaptığı konusunda bilgilendirin (şeffaflık)
• Botu net bir şekilde adlandırın: “[Adınız]‘ın Not Alıcısı”
• Katıldığında botu kabul edin (bazı platformlar onay gerektirir)
• Toplantının ilk dakikasında botun aktif olup olmadığını kontrol edin

Yöntem 2: Manuel Kayıt (Daha Fazla Kontrol)

Daha fazla kontrol için toplantıları manuel olarak kaydedin:

Toplantı sırasında:

1. ScreenApp’te “Ekran Kaydet“‘e tıklayın
2. Toplantı pencerenizi veya tarayıcı sekmenizi seçin
3. Sesinizi yakalamak için mikrofonu etkinleştirin
4. Diğer katılımcıları yakalamak için sistem sesini etkinleştirin
5. Toplantı başladığında kayda başlayın
6. Toplantı bittiğinde kaydı durdurun

Mevcut kaydı yükle:

1. Doğrudan Zoom/Teams üzerinden kayıt yaptıysanız
2. Kayıt dosyasını indirin
3. “Yükle” butonu aracılığıyla ScreenApp’e yükleyin
4. AI işler ve notları otomatik olarak oluşturur

Toplantı Sırasında

Toplantı Devam Ederken En İyi Uygulamalar

Toplantı botu kullanılıyorsa (otomatik):

• ✅ Tamamen katılın - manuel not almaya gerek yok
• ✅ Daha iyi transkripsiyon için net bir şekilde konuşun
• ✅ Eylem öğelerini açıkça belirtin (“John, X’i Cuma gününe kadar halledecek”)
• ✅ Kararları yapay zeka yakalaması için sözlü olarak özetleyin

Manuel olarak kayıt yapılıyorsa:

• ✅ Kayıt kontrollerinin etkin durumu gösterdiğinden emin olun
• ✅ Zamanlayıcının çalıştığını kontrol edin
• ✅ Ses seviyelerini izleyin
• ✅ Not alma konusunda endişelenmeden katılın

Daha iyi yapay zeka notları için konuşma ipuçları:

• Görev atarken isimleri belirtin: “Sarah, teklifi inceleyebilir misin?”
• Kararları sözlü olarak ifade edin: “A seçeneğiyle devam etmeye karar verdik”
• Eylem öğelerini açıklığa kavuşturun: “Mike için eylem öğesi: bütçeyi Çarşamba gününe kadar güncelle”
• Konuşmacıları tanıtın: “Mühendislikten John bize katılıyor”

Ne yapılmamalı:

• ❌ Kritik toplantıların kaydını atlamayın
• ❌ Herkesin ne konuşulduğunu hatırlayacağını varsaymayın
• ❌ Önemli kararlar sırasında çoklu görev yapmayın
• ❌ Botu kabul etmeyi unutmayın (toplantı botu kullanılıyorsa)

Toplantı Sonrası: Notları İşleme

Adım 1: Otomatik Transkripsiyon

Toplantı bittikten sonra:

1. ScreenApp kaydı otomatik olarak yükler
2. Yapay zeka transkripsiyonu hemen başlar
3. İşleme durumu şunu gösterir:
   • “Transkribe ediliyor…” - Konuşmayı metne dönüştürme
   • “Diyaloglaştırılıyor…” - Farklı konuşmacıları tanımlama
   • “Şablonlar işleniyor…” - Özetler ve notlar oluşturma
4. Tipik işleme: 30 dakikalık toplantı için 1-3 dakika

Yapay zeka otomatik olarak ne oluşturur:

• Konuşmacı etiketli tam transkript
• Temel noktaları içeren toplantı özeti
• Konuya göre zaman damgalı bölümler
• Eylem öğeleri (tartışıldıysa)

Adım 2: Oluşturulan Özeti İnceleyin

Toplantı kaydınızı açın:

1. Kitaplığınızdaki toplantı dosyasına tıklayın
2. Özet sekmesine gidin
3. Yapay zeka tarafından oluşturulan özet şunlarla görünür:
   • Toplantıya genel bakış
   • Temel tartışma noktaları
   • Önemli kararlar
   • Eylem öğeleri (sözlü olarak bahsedildiyse)

Özet inceleme kontrol listesi:

• ✅ Temel kararlar doğru bir şekilde yakalandı
• ✅ Eylem öğeleri sahipleriyle birlikte listelendi
• ✅ Önemli tartışma noktaları dahil edildi
• ✅ Teknik terimler doğru bir şekilde transkribe edildi

Adım 3: Konuşmacı Adlarını Atama

Katılımcıları adlandırarak transkripti daha kullanışlı hale getirin:

1. Transkript sekmesini açın
2. Herhangi bir konuşmacı etiketini tıklayın (örn. “Konuşmacı 1”)
3. Seçeneklerin bulunduğu bir açılır menü belirir:
   • AI tarafından önerilen adlar (bağlamdan tespit edilmişse)
   • Ekip üyeleriniz
   • Özel ad girişi
4. Katılımcının adını seçin veya yazın
5. O konuşmacının tüm bölümleri otomatik olarak güncellenir

Neden ad atanır:

• Kararların net bir şekilde ilişkilendirilmesi
• Belirli kişinin katkılarını bulmak kolay
• Paylaşılan notlarda profesyonel görünüm
• Eylem öğeleri için hesap verebilirlik

AI konuşmacı önerileri:

• Katılımcılar kendilerini tanıttıysa, AI isimler önerebilir
• Doğruluk için önerileri gözden geçirin
• Gerektiği gibi kabul edin veya değiştirin

Adım 4: Eylem Öğelerini Çıkarma

Eyleme geçirilebilir sonraki adımlar oluşturun:

Transkriptten manuel çıkarma:

1. Taahhütler için transkripti inceleyin
2. Aşağıdaki gibi ifadeler arayın:
   • “[Eylem]‘i [tarih] tarihine kadar yapacağım”
   • “[İsim] [görevi] ele alacak”
   • “Sonraki adımlar: [eylem]”
   • “Eylem öğesi: [görev]”
3. Her öğe için sorumlu ve son tarihi not alın

Özet’ten:

1. AI tarafından çıkarılan eylem öğeleri için Özet sekmesini kontrol edin
2. Eksiksizlik açısından gözden geçirin
3. AI’nın yakalamadığı eksik öğeleri ekleyin

Eylem öğesi şablonu:

Eylem Öğesi: Proje zaman çizelgesini güncelle
Sorumlu: Ayşe Yılmaz
Son Tarih: Cuma, 26 Ocak
Durum: Beklemede

Adım 5: Toplantı Tutanakları Oluşturma

Yapılandırılmış toplantı notları için Şablonları kullanın:

1. Şablonlar sekmesine gidin
2. “Toplantı Notları” şablonunu seçin (varsa)
3. AI aşağıdaki yapılandırılmış belgeyi oluşturur:
   • Toplantı ayrıntıları (tarih, katılımcılar, süre)
   • Tartışılan gündem maddeleri
   • Alınan önemli kararlar
   • Sahipleri olan eylem öğeleri
   • Sonraki toplantı tarihi/konuları
4. Oluşturulan belgeyi düzenleyin ve iyileştirin
5. Dağıtım için indirin

Toplantı tutanakları yapısı:

Toplantı: 1. Çeyrek Planlama Oturumu
Tarih: 19 Ocak 2025
Katılımcılar: Ali Demir, Ayşe Yılmaz, Mehmet Çelik
Süre: 45 dakika

Gündem:
1. 1. Çeyrek Hedefleri İncelemesi
2. Bütçe Tahsisi
3. Zaman Çizelgesi Tartışması

Önemli Kararlar:
- Pazarlama için 50 bin TL bütçe onaylandı
- 1. Çeyrek lansman tarihi 15 Mart olarak belirlendi
- İki ek mühendis işe alındı

Eylem Öğeleri:
- Ayşe: Pazarlama planını sonlandır (son tarih 26 Ocak)
- Mehmet: Mühendis adaylarını işe al (son tarih 2 Şubat)
- Ali: Yönetim kuruluna sunum yap (son tarih 15 Şubat)

Sonraki Toplantı: 1 Şubat 2025

Toplantı Notlarını Düzenleme ve Paylaşma

Dağıtım için En İyi Uygulamalar

Toplantıdan hemen sonra (1 saat içinde):

1. Doğruluk için AI tarafından oluşturulan özeti gözden geçirin
2. Konuşmacı adlarını atayın
3. Eylem öğelerini çıkarın ve açıkça listeleyin
4. Word veya PDF olarak indirin
5. Tüm katılımcılara + ilgili paydaşlara e-posta gönderin

E-posta şablonu:

Konu: Toplantı Notları - [Toplantı Başlığı] - [Tarih]

Takım,

Lütfen bugünkü [toplantı konusu] ile ilgili notları ekte bulabilirsiniz.

Önemli Kararlar:
- [Karar 1]
- [Karar 2]

Eylem Öğeleri:
- [Sorumlu]: [Görev] - Son Tarih [Tarih]
- [Sorumlu]: [Görev] - Son Tarih [Tarih]

Tam transkript ve kayıt burada mevcut: [ScreenApp bağlantısı]

ScreenApp bağlantısını paylaşın:

• Kayıttaki “Paylaş” düğmesini tıklayın
• Paylaşılabilir bağlantıyı kopyalayın
• E-postaya veya Slack’e yapıştırın
• Alıcılar transkripti, özeti ve kaydı görüntüleyebilir
• Görüntülemek için ScreenApp hesabı gerekmez

Toplantı Arşivlerini Düzenleme

Aranabilir toplantı bilgi tabanı oluşturun:

Klasör yapısı:

/Toplantılar
  /2025
    /Q1
      /Ekip Standupları
      /Müşteri Aramaları
      /Yönetim Kurulu Toplantıları
    /Q2
  /2024

Adlandırma kuralı:

• Biçim: [YYYY-MM-DD] - [Toplantı Türü] - [Konu]
• Örnek: 2025-01-19 - Ekip Standupu - Sprint Planlaması
• Kronolojik sıralama ve hızlı tarama sağlar

Etiketleme:

• Toplantıları proje, departman veya müşteriye göre etiketleyin
• Tüm toplantılarda tutarlı etiketler kullanın
• İlgili toplantıları bulmak için etikete göre arama yapın
• Konuşmacı adlarını kullanarak katılımcıya göre filtreleyin

Toplantı Notu Şablonları

1. Standart İş Toplantısı

Bölümler:

• Toplantı detayları (tarih, saat, katılımcılar)
• Gündem maddeleri
• Gündem maddesi başına tartışma özeti
• Alınan kararlar
• Eylem öğeleri (sahip, görev, son tarih)
• Bekleme odası (sonraya ertelenen öğeler)
• Bir sonraki toplantı tarihi

Ne zaman kullanılır: Haftalık ekip toplantıları, proje güncellemeleri, planlama oturumları

2. Bire Bir Toplantı

Bölümler:

• Kontrol ve güncellemeler
• Önceki eylem öğelerindeki ilerleme
• Tartışılan yeni konular
• Yapılan geri bildirimler
• Hedefler ve sonraki adımlar
• Bir sonraki 1:1 için program

Ne zaman kullanılır: Yönetici-çalışan toplantıları, mentorluk oturumları, koçluk

3. Müşteri Toplantısı

Bölümler:

• Katılımcılar (ekibiniz + müşteri irtibat kişileri)
• Müşteri ihtiyaçları ve gereksinimleri
• Tartışılan çözümler
• Fiyatlandırma ve zaman çizelgesi
• Müşteri endişeleri veya itirazları
• Sonraki adımlar ve çıktılar
• Takip programı

Ne zaman kullanılır: Satış görüşmeleri, müşteri kontrolleri, proje başlangıçları

4. Beyin Fırtınası Oturumu

Bölümler:

• Oturum hedefi/problem ifadesi
• Üretilen fikirler (kategoriye göre)
• Tartışılan artılar ve eksiler
• Daha fazla geliştirme için seçilen fikirler
• Fikir araştırması için atanan sahipler
• Sonraki adımlar

Ne zaman kullanılır: Yaratıcı oturumlar, problem çözme toplantıları, inovasyon çalıştayları

5. Stand-up / Günlük Toplantı

Bölümler (kısa tutun):

• Dün ne başardık
• Bugün ne üzerinde çalışıyoruz
• Engelleyiciler veya sorunlar
• Hızlı kararlar
• Kısa eylem öğeleri

Ne zaman kullanılır: Günlük stand-up’lar, hızlı senkronizasyonlar, durum güncellemeleri

Gelişmiş Toplantı Belgelemesi

Takip Görevleri Oluşturma

Toplantı notlarından proje yönetimine:

1. Transkriptten eylem öğelerini çıkarın
2. Proje yönetimi aracında görevler oluşturun:
   • Asana, Monday, ClickUp, Jira, vb.
   • Toplantı tartışmasından bağlam ekleyin
   • Referans için ScreenApp kaydına bağlantı verin
   • Toplantıdaki taahhüde göre son tarih belirleyin
3. Toplantıda bahsedilen sahibine atayın
4. Tamamlanmayı takip edin

Entegrasyon iş akışı:

1. Toplantı özetindeki eylem öğelerini inceleyin
2. Eylem öğesi metnini kopyalayın
3. Görev yönetimi aracına yapıştırın
4. Bağlam için transkript zaman damgasına bağlantı ekleyin
5. Bitiş tarihi belirleyin ve atayın

Toplantı Analitiği

Toplantı etkinliğini takip edin:

Analiz edilecek metrikler:

• Türe göre toplantı sıklığı
• Ortalama süre
• Toplantı başına katılımcı sayısı
• Eylem öğesi tamamlanma oranı (takip toplantılarından)
• Karar hızı (tartışmadan karara kadar geçen süre)

ScreenApp’i kullanmak için:

• Belirli bir konu için tüm toplantıları arayın
• Bir kararın ilk ne zaman tartışıldığını görün
• Eylem öğelerinin nasıl çözüldüğünü takip edin
• Katılım kalıplarını analiz edin

Aranabilir Toplantı Bilgi Bankası

Kurumsal bilgi oluşturun:

1. Tüm toplantıları tutarlı bir şekilde yazıya dökün
2. Konuşmacı adlarını tekdüze atayın
3. Tutarlı etiketleme ve klasörler kullanın
4. Tüm önemli toplantılar için özetler oluşturun
5. Toplantı kütüphanesine ekip erişimini etkinleştirin

Arama yetenekleri:

• Herhangi bir konunun ne zaman tartışıldığını bulun
• Konuşmacı adına göre arama yapın
• Tarih aralığına göre filtreleyin
• Sorumluya göre eylem öğelerini bulun
• Belirli kararları bulun

Örnek aramalar:

• “bütçe tartışması” - tüm bütçe bahsedilmelerini bulur
• “Sarah Johnson” - Sarah’ın konuştuğu tüm toplantıları gösterir
• “Q4 hedefleri” - planlama tartışmalarını bulur

Toplantı Notları Sorun Giderme

”Özet önemli noktaları kaçırdı”

Nedenler:

• Yapay zeka farklı yönlere odaklandı
• Kilit noktalar konu dışı tartışıldı
• Teknik jargon tanınmadı

Çözümler:

1. Kaçırılan noktalar için tam transkripti kontrol edin
2. Önemli öğeleri eklemek için özeti düzenleyin
3. Daha iyi bir yapıyla yeniden oluşturmak için Şablonları kullanın
4. Kritik toplantılar için manuel inceleme yapın

”Konuşmacı adları yanlış”

Nedenler:

• Benzer sesli sesler karıştırıldı
• Konuşmacı tanımlama hataları
• Katılımcılar tanıtılmadı

Çözümler:

1. Transkript sekmesindeki konuşmacı etiketlerini tıklayın
2. Doğru konuşmacıya yeniden atayın
3. Bağlam ipuçlarını kullanın (kim ne söylerdi)
4. Gelecek toplantılarda: Katılımcıların kendilerini tanıtmasını sağlayın

”Eylem öğeleri net değil”

Nedenler:

• Eylem öğeleri toplantıda açıkça belirtilmedi
• Yapay zeka taahhütleri tartışmadan ayırt edemedi
• Belirsiz dil (“birisi bunu araştırmalı”)

Çözümler:

1. Eylem öğelerini manuel olarak transkriptten çıkarın
2. Şu anahtar kelimeleri arayın: “will”, “taahhüt”, “Cuma gününe kadar”, “eylem”
3. Sahibi ve son tarih içeren net eylem öğeleri oluşturun
4. En iyi uygulama: Eylem öğelerini toplantılarda açıkça belirtin

”Transkriptte boşluklar veya hatalar var”

Nedenler:

• Düşük ses kalitesi
• Aynı anda konuşan birden fazla kişi
• Arka plan gürültüsü
• Katılımcı mikrofonlarının kapalı veya sessizde olması

Çözümler:

1. Video kaydındaki sorunlu bölümleri inceleyin
2. Kritikse boşlukları manuel olarak doldurun
3. Belirsiz bölümler için [anlaşılmaz] olarak işaretleyin
4. Gelecek için: Ses kurulumunu iyileştirin, çapraz konuşmayı azaltın

Toplantı Kaydı En İyi Uygulamaları

Daha İyi Notlar İçin Ses Kalitesi

Kayıt kurulumunu optimize edin:

• Her katılımcı için ayrı mikrofonlar kullanın (yüz yüze ise)
• Zoom’da orijinal sesi etkinleştirin (Ayarlar > Ses > Orijinal sesi etkinleştir)
• Arka plan gürültüsünü en aza indirin (kapıları kapatın, fanları kapatın)
• Önemli toplantılardan önce sesi test edin
• Yankıyı azaltmak için kulaklık kullanın

Toplantı platformu ayarları:

• Zoom: Daha iyi diyarizasyon için “Ayrı ses dosyalarını kaydet”i etkinleştirin
• Google Meet: “Yüksek kaliteli ses sun” seçeneğini kullanın
• Teams: Tutarlılık için “Otomatik olarak kaydet”i etkinleştirin

Kayıt İzinleri ve Uyumluluk

Kaydetmeden önce:

• Tüm katılımcıları kaydın yapıldığı konusunda bilgilendirin
• Birçok yargı alanında yasalarca zorunludur
• Toplantı davetine şunu ekleyin: “Bu toplantı kaydedilecektir”
• Başlangıçta sözlü bildirim: “Bu toplantı kaydediliyor”

Yasal uyumluluk:

• Yerel kayıt yasalarını kontrol edin (tek taraflı ve iki taraflı onay)
• Toplantı kayıtları hakkında şirket politikası
• Müşteri sözleşmeleri (bazıları izin gerektirir)
• Veri saklama politikaları

Gizlilik en iyi uygulamaları:

• Yalnızca gerekli toplantıları kaydedin
• Eylem öğeleri tamamlandıktan sonra kayıtları silin (uygunsa)
• Hassas toplantı notlarına erişimi sınırlayın
• Gerekirse katılımcıları anonimleştirin (Katılımcı 1, 2, 3)

Toplantı Notu Dağıtımı

Anında Dağıtım (Aynı Gün)

Toplantı bitiminden sonraki 2 saat içinde gönderin:

Neler dahil edilmeli:

1. Özet paragraf: 2-3 cümlelik genel bakış
2. Temel kararlar: Alınan kararların madde işareti listesi
3. Eylem öğeleri: Sorumlu, görev, her biri için son tarih
4. Tam transkript bağlantısı: Ayrıntıları isteyenler için

Dağıtım kanalları:

• Tüm katılımcılara + ilgili paydaşlara e-posta
• Ekip toplantıları için Slack/Teams kanalı
• Eylem öğesi takibi için proje yönetimi aracı
• Arşivleme için paylaşılan sürücü klasörü

E-posta en iyi uygulamaları:

• Açık konu satırı: “Toplantı Notları - [Konu] - [Tarih]”
• En üstte eylem öğeleri (en önemlisi)
• Altta tam kayıt bağlantısı
• Planlanmışsa bir sonraki toplantı tarihini ekleyin

Uzun Vadeli Arşivleme

Toplantı arşivi oluştur:

1. Çeyrek veya projeye göre düzenleyin
2. Tutarlı adlandırma kuralı kullanın
3. İlgili konular ve projelerle etiketleyin
4. Tüm ekip için aranabilir hale getirin
5. Saklama politikası belirleyin (uygunsa X ay sonra silin)

Arşiv konumları:

• ScreenApp Kütüphanesi (arama ile)
• Google Drive / SharePoint klasörü
• Confluence / Notion çalışma alanı
• Şirket wiki’si veya intranet

Ortak Toplantı Türleri ve Not Stratejileri

Günlük Stand-up Toplantıları

Neler yakalanmalı:

• Her kişinin güncellemeleri (dün, bugün, engelleyiciler)
• Alınan hızlı kararlar
• Takip gerektiren engelleyiciler

Not stratejisi:

• Yalnızca kısa madde işaretleri
• Engelleyicilere ve kararlara odaklanın
• Sorun ortaya çıkmadıkça ayrıntılı transkripti atlayın
• Notları 1 sayfanın altında tutun

Şablon:

Stand-up - [Tarih]
- Sarah: X özelliğini tamamladı, Y üzerinde çalışıyor, API erişimi tarafından engellendi
- Mike: Testi bitirdi, bugün dağıtıyor, engelleyici yok
- John: Tasarım incelemesi tamamlandı, uygulamaya başlıyor, geri bildirime ihtiyaç duyuyor

Kararlar: API entegrasyonu için A Seçeneği ile devam edin
Eylem: John'un API erişimi talep etmesi (Günün Sonuna Kadar)

Proje Planlama Toplantıları

Neler yakalanmalı:

• Proje kapsamı ve gereksinimleri
• Zaman çizelgesi ve kilometre taşları
• Kaynak tahsisi
• Bütçe görüşmeleri
• Risk tespiti
• Bağımlılıklar

Not stratejisi:

• Ayrıntılı notlar şart (tüm proje için referans)
• Gerekçeleriyle birlikte tüm kararları yakalayın
• Sorumluları olan net eylem öğeleri
• Bahsedilen ilgili bağlantıları veya belgeleri ekleyin
• Proje klasörü için PDF olarak dışa aktarın

Müşteri Aramaları

Neler yakalanmalı:

• Müşteri ihtiyaçları ve sıkıntı noktaları
• Tartışılan gereksinimler
• Fiyatlandırma ve koşullar
• Zaman çizelgesi beklentileri
• Müşteri endişeleri
• Sonraki adımlar ve teslimatlar

Not stratejisi:

• Ekibinizle dahili sürümü (tam detay) paylaşın
• Müşteri için müşteri sürümü oluşturun (yalnızca özet)
• Her iki tarafın da verdiği taahhütleri vurgulayın
• Takip zaman çizelgesini ekleyin

Yönetim Kurulu Toplantıları

Neler yakalanmalı:

• Resmi önergeler ve oylar
• Finansal kararlar
• Stratejik yön
• Uyumluluk tartışmaları
• Katılımcılar ve karar yeter sayısı durumu

Not stratejisi:

• Resmi tutanaklar gerekli (yasal kayıt)
• Transkripti iyice inceleyin
• Önergeler için tam kelimeyi ekleyin
• Oy sonuçlarını not edin
• Kalıcı arşiv tutun (tipik olarak 7-10 yıl)

Genel Kurul / Belediye Binası Toplantıları

Neler yakalanmalı:

• Yapılan duyurular
• Liderlikten gelen Soru-Cevap yanıtları
• Şirket güncellemeleri
• Çalışan soruları ve endişeleri

Not stratejisi:

• Katılamayanlar için özet
• Temel duyuruları vurgulayın
• Atıfla birlikte Soru-Cevap’ı ekleyin
• Şirket genelinde geniş çapta paylaşın

Eylem Öğesi Yönetimi

Transkriptlerden Eylem Öğelerini Çıkarma

Taahhüt dilini arayın:

• “Ben yapacağım…” veya “[İsim] yapacak…”
• “[Tarih]‘e kadar” veya “Vadesi [tarih]”
• “Eylem öğesi”
• “Takip”
• “Sonraki adımlar”

Eylem öğesi bileşenleri:

1. Kim: Sorumlu kişi
2. Ne: Tamamlanacak özel görev
3. Ne Zaman: Son tarih veya zaman dilimi
4. Neden: Tartışmadan bağlam (isteğe bağlı)
5. Durum: Beklemede, devam ediyor, tamamlandı

Örnek çıkarma:

Transkript segmenti:
Sarah: "Teklifi inceleyeceğim ve Cuma günü gün sonuna kadar geri bildirim göndereceğim."

Çıkarılan eylem öğesi:
- Sahibi: Sarah Johnson
- Görev: Teklifi inceleyin ve geri bildirim gönderin
- Son Tarih: Cuma GSB (26 Ocak 2025)
- Durum: Beklemede

Eylem Maddelerini İzleme

Haftadan haftaya izleme:

1. Her toplantıdan eylem maddelerini dışa aktarın
2. Ana eylem maddesi listesini tutun
3. Sonraki toplantılarda durumu gözden geçirin
4. Tamamlandı olarak işaretleyin veya ileriye taşıyın
5. Sahipleri sorumlu tutun

Araçlarla entegrasyon:

• Eylem maddelerini Asana/Monday/Jira’ya kopyalayın
• Bağlam için ScreenApp zaman damgasına geri bağlantı verin
• Bitiş tarihleri ve sorumlular belirleyin
• Tamamlama bildirimleri alın

Toplantı Notlarına Erişilebilirlik

Notları Herkes İçin Erişilebilir Hale Getirme

Toplantıyı kaçıran ekip üyeleri için:

• Özet sağlayın (en fazla 2-3 paragraf)
• Onlarla ilgili eylem maddelerini listeleyin
• Bağlama ihtiyaç duyarlarsa tam kayda bağlantı verin
• Çalışmalarını etkileyen kararları vurgulayın

Yöneticiler için (yoğun, TL;DR’ye ihtiyaçları var):

• Yalnızca 3-5 maddelik özet
• Farkındalık gerektiren temel kararlar
• Tırmanmalar veya engelleyiciler
• Başlıca eylem maddeleri

Uyumluluk/yasal için:

• Konuşmacı atfıyla tam transkript
• Referans için zaman damgalı
• Kritik ifadeler için kesin alıntılar
• Kalıcı arşiv depolama

Aranabilir ve Keşfedilebilir

Ekip çapında aramayı etkinleştirin:

1. Toplantıları paylaşılan ScreenApp çalışma alanında düzenleyin
2. Tutarlı etiketleme ve adlandırma kullanın
3. Toplantı kitaplığına ekip erişimi verin
4. Ekibi transkriptleri arama konusunda eğitin

Arama kullanım durumları:

• “AWS’yi ne zaman kullanmaya karar verdik?” - Toplantıyı bulun
• “Müşteri fiyatlandırma hakkında ne dedi?” - Kesin alıntılar
• “Maria’nın hatadan bahsettiği tüm toplantıları göster” - Toplantılar arası arama

Hibrit Yaklaşım: AI + İnsan En İyi Uygulamaları

En etkili toplantı notları, AI otomasyonunu insan içgörüsüyle birleştirir:

AI İşlemleri (Otomatik):

• ✅ Kayıt ve transkripsiyon
• ✅ Konuşmacı tespiti
• ✅ Zaman damgası senkronizasyonu
• ✅ İlk özet oluşturma
• ✅ Anahtar nokta çıkarma

İnsan Eklemeleri (10-15 dk inceleme):

• ✅ Kritik kararların doğru yakalandığını doğrulayın
• ✅ AI’nın kaçırabileceği bağlamı ekleyin
• ✅ Sorumlularıyla birlikte net eylem öğeleri atayın
• ✅ En önemli çıkarımları vurgulayın
• ✅ Belirli bir kitle için biçimlendirin

İnceleme iş akışı:

1. AI’nın transkript ve özet oluşturmasına izin verin (otomatik)
2. Doğruluk için özeti inceleyin (5 dk)
3. Eylem öğelerini çıkarın ve biçimlendirin (3 dk)
4. Eksik bağlam ekleyin (2 dk)
5. Biçimlendirin ve dağıtın (5 dk)

Toplam süre: Manuel not almanın 45+ dakikasına karşı 15 dakika

Gizlilik ve Hassas Toplantılar

Ne Zaman Kayıt Yapılır

Her zaman kaydedin:

• Önemli proje toplantıları
• Müşteri görüşmeleri
• Karar alma oturumları
• Eğitim ve işe alım

Kayıt yapmamayı düşünün:

• Gizli İK görüşmeleri (gerekli olmadıkça)
• Hassas personel konuları
• Avukat-müvekkil ayrıcalıklı görüşmeleri (politikayı kontrol edin)
• Kayıt dışı beyin fırtınası (ekip tercih ederse)

Gizli Bilgilerin İşlenmesi

Hassas toplantılar için:

1. ScreenApp’in özel çalışma alanını kullanın
2. Herkese açık olarak paylaşmayın
3. Erişimi temel katılımcılarla sınırlayın
4. Eylem öğeleri tamamlandıktan sonra silin (uygunsa)
5. Dışa aktarın ve güvenli bir konumda saklayın
6. Anonimleştirilmiş konuşmacı etiketleri kullanın

Hassas bilgileri düzeltme:

1. Paylaşmadan önce transkripti inceleyin
2. Gizli ayrıntıları kaldırın
3. [GİZLİ] veya genel açıklama ile değiştirin
4. Düzenlenmiş sürümü paylaşın, orijinali gizli tutun

Toplantı Etkinliğini Ölçme

Toplantı Notu Kalitesi Metrikleri

Bu göstergeleri izleyin:

• Toplantı bitişinden notların dağıtımına kadar geçen süre (ideal olarak <2 saat)
• Eylem öğesi tamamlama oranı (ideal olarak >%80)
• Katılımcıların notların kullanışlılığına ilişkin geri bildirimi
• “Ne karar verdik?” takip sıklığı (en aza indirin)

Sürekli iyileştirme:

1. Geçen ayın toplantı notlarını gözden geçirin
2. Boşlukları veya sorunları belirleyin
3. Not alma sürecini ayarlayın
4. İşe yarayanları standart hale getirin
5. Ekibi en iyi uygulamalar konusunda eğitin

Toplantı Zamanından Geri Dönüş

Toplantı YG’sini hesaplayın:

• Toplam toplantı süresi (saat × katılımcılar)
• Oluşturulan eylem öğeleri
• Tamamlanan eylem öğeleri
• Alınan kararlar
• Yatırılan zamana karşılık yaratılan değer

Toplantı notlarını şunlar için kullanın:

• Verimsiz toplantıları belirleyin (az karar/eylem öğesi)
• Gerekirse toplantı sıklığını azaltın
• Toplantı yapısını iyileştirin
• Katılımcıları sorumlu tutun

Sonraki Adımlar

Toplantı notları en iyi uygulamalarını öğrendiğinize göre, şunları keşfedin:

• Ses Kaydını Metne Çevirme - Transkripsiyon temellerinde uzmanlaşın
• Konuşmacı Diyarizasyon Kılavuzu - Konuşmacı tanımlamasına derinlemesine dalın
• Videoları Özetleme - Herhangi bir toplantıdan önemli noktaları çıkarın

Daha İyi Toplantı Notları Almaya Başlayın

ScreenApp, otomatik transkripsiyon, konuşmacı tanımlama ve yapay zeka destekli özetlerle toplantı belgelerini zahmetsiz hale getirir. Bir daha asla bir eylem öğesini veya önemli kararı kaçırmayın.

Toplantı notlarınızı iyileştirmeye hazır mısınız? Ücretsiz olarak ScreenApp’in AI Toplantı Kaydedicisini Deneyin ve bu en iyi uygulamaları uygulayın.