En İyi 10 Toplantı Notu Şablonu

Toplantı karmaşasına son verin ve organizasyonun gücünü serbest bırakın! Toplantı tutanakları, odaklanmış tartışmaların, net kararların ve sorunsuz takibin anahtarıdır. Toplantılarınızı zaman kaybından eylem üretecine dönüştürmeye hazırsanız, doğru yerdesiniz.

Toplantılarınız zaman ve üretkenlik için kara delik gibi mi geliyor? Bir saat tartışarak geçiriyorsunuz, ancak sonrasında kimse önemli kararları veya yapılacak işleri hatırlamıyor. Tanıdık geldi mi?

Bu yaygın bir sorun, ancak böyle olmak zorunda değil. İyi hazırlanmış toplantı tutanakları, toplantılarınızı odaklanmış, düzenli ve üretken tutmak için gizli silahtır. Ne tartışıldığının, hangi kararların alındığının ve kimin neden sorumlu olduğunun net bir kaydını sağlarlar. Kısacası, herkesin aynı sayfada olduğundan ve ilerlediğinden emin olurlar.

Ama dürüst olalım, bir toplantı sırasında ayrıntılı tutanak tutmak zor olabilir. İşte burada toplantı tutanağı şablonları devreye giriyor. Bu önceden biçimlendirilmiş belgeler, tüm temel bilgileri yakalamak için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar. Elinizde bir şablonla, tutanak tutmak çocuk oyuncağı haline gelir ve toplantıyı rayında tutmaya odaklanabilirsiniz.

Harika Bir Toplantı Tutanağı Şablonunu Ne Oluşturur?

Tüm toplantı tutanakları şablonları eşit yaratılmamıştır. En iyileri, önemli her şeyi yakaladıklarından ve toplantı sonrası takibe yardımcı olduklarından emin olmak için belirli temel bileşenleri içerir. İşte ihtiyacınız olanlar:

• Tarih, Saat ve Yer: Özellikle geçmişe bakıldığında, toplantının bağlamını kaydeder.
• Katılanlar/Katılmayanlar: Karar alma sürecinde kimlerin hazır bulunduğunu ve kimlerin ayrı olarak güncellenmesi gerekebileceğini belirler.
• Gündem Maddeleri: Toplantı için bir yapı sağlar ve işlerin raydan çıkıp çıkmadığını izlemeye yardımcı olur.
• Temel Tartışma Noktaları: Her gündem maddesi altında ele alınan ana noktaların bir özeti.
• Alınan Kararlar: En önemli bölüm! Toplantı sırasında varılan kararları açıkça belirtin.
• Yapılacak İşler (sorumluları ve son tarihleri ile birlikte): Kararları uygulanabilir adımlara dönüştürdüğünüz yer burasıdır. Her adımın atanmış bir sorumlusu ve tamamlanması için bir son tarihi olması gerekir.
• Notlar Bölümü: Daha sonra tekrar ziyaret edilecek ek gözlemler, sorulan sorular veya noktalar için bir alan.

Unutmayın, harika bir şablon tutanak tutmayı kolaylaştırır ve toplantılarınızı üretken güç merkezlerine dönüştürmek için gereken bilgileri yakalamanızı sağlar!

En İyi 10 Toplantı Tutanağı Şablonu

Şablon #1: ‘Klasik’

Amaç:

• Net bir yapıya sahip rutin toplantılar için çok uygundur.
• Temel öncelik kararları yakalamak ve görevler atamak olduğunda idealdir.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi.
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Gündem: Tartışılacak konuların önceden dağıtılmış bir listesi.
• [Gündem Maddesi 1], [Gündem Maddesi 2]…: Bireysel tartışma noktaları.
• Notlar: Temel çıkarımlar, alınan kararlar veya daha fazla araştırma gerektiren noktalar.
• Yapılacak İşler: Toplantıdan kaynaklanan belirli görevler.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır

1. Özelleştirin: Tipik toplantı ihtiyaçlarınıza göre ek bölümlere ihtiyacınız olup olmadığını düşünün.
2. Hazırlık: Toplantıdan önce alanları doldurun. Gündemi önceden dağıtın.
3. Toplantı Sırasında: Notlar alın, kararları kaydedin ve yapılacak işleri açıkça tanımlayın.
4. Toplantı Sonrasında: Güncellenmiş şablonu toplantı tutanakları olarak dağıtın.

Örnek:

• Tarih: 21 Mart 2024
• Saat: 13:00 - 14:00 PST
• Yer: Konferans Odası B
• Katılımcılar: Jane Smith, John Doe, Sarah Anderson
• Katılmayanlar:
• Gündem:
  • Proje Durum Güncellemesi
  • Bütçe İncelemesi
• Notlar:
  • Proje planlandığı gibi, tedarikte bazı küçük gecikmeler
  • Gelecek çeyrek için bütçenin yakından izlenmesi gerekiyor
• Yapılacak İşler:
  • Gecikmeli ürünler için tedarikçi teklifleri alın - (John Doe) - (24 Mart)
  • Ayrıntılı bütçe analizi hazırlayın - (Sarah Anderson) - (28 Mart)

Şablon #2: ‘Karar Odaklı’

Amaç:

• Birincil amacın net kararlara varmak olduğu toplantılar için tasarlanmıştır.
• Gelecekte başvurmak için kararların arkasındaki mantığı izlemeye öncelik verir.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi.
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Alınan Kararlar:
  • [Karar 1] - (Gerekçe): Kararı belirtin, ardından arkasındaki nedenlerin kısa bir açıklamasını yapın.
  • [Karar 2] - (Gerekçe): Yukarıdakiyle aynı biçimde.
• Yapılacak İşler: Alınan kararlardan kaynaklanan belirli görevler.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.
• Sonraki Adımlar: İlerlemek için gereken daha geniş eylemler veya öğeler (mutlaka belirli bir kişi/son tarihe bağlı değildir).

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık: Önceden alınması gereken kararlar hakkında net bir anlayışa sahip olun.
2. Toplantı Sırasında: Tartışmaları eldeki seçenekler etrafında çerçeveleyin. Kararları ve onlara yol açan temel nedenleri yakalayın.
3. Dağıtın: Netlik ve uyum sağlamak için şablonu toplantı tutanakları olarak dağıtın.

Örnek

• Tarih: 23 Mart 2024
• Saat: 10:00 - 11:30 PST
• Yer: Zoom Toplantısı (bağlantı)
• Katılımcılar: Peter Johnson, Lisa Williams, Ben Harris
• Katılmayanlar: Yok
• Alınan Kararlar:
  • Ürünü 15 Nisan’da piyasaya sürün - (Gerekçe): Pazar araştırması olumlu, tarih nihai QA’ya izin veriyor
  • Ek 5 bin dolarlık pazarlama bütçesi ayırın - (Gerekçe): Lansman başarısı için daha geniş bir kitleye ulaşılması gerekiyor
• Yapılacak İşler:
  • Lansman materyallerini tamamlayın - (Lisa Williams) - (10 Nisan)
  • Reklam kampanyası planı geliştirin - (Ben Harris) - (5 Nisan)
• Sonraki Adımlar:
  • Medya yerleşimlerini güvence altına alın
  • Lansman günü lojistiğini gözden geçirin

Şablon #3: ‘Proje Yönetimi’

Amaç:

• Özellikle proje odaklı toplantılar için tasarlanmıştır.
• Görevleri izler, sorunları tanımlar ve proje yürütmesini kolaylaştırır.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi.
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Proje: Projenin adı.
• Aşama: Projenin mevcut aşaması (örn. Planlama, Geliştirme vb.).
• Gündem: Tartışılacak konuların bir listesi - açık bırakılabilir veya önceden doldurulabilir.
• Görevlerdeki Güncellemeler: Tamamlanan öğeler ve zaman çizelgesindeki değişiklikler dahil olmak üzere mevcut görevlerdeki ilerleme.
• Sorunlar veya Engelleyiciler: Proje ilerlemesini engelleyen zorluklar veya engeller.
• Yapılacak İşler: Engelleyicileri ele almak veya görevleri ilerletmek için toplantıdan kaynaklanan belirli görevler.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.
• Sonraki Toplantı: Bir sonraki proje toplantısının tarihi, saati ve yeri (ayarlanmışsa).

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık: Toplantıdan önce proje ekibi üyelerinin görevlerindeki güncellemeleri sağlamasını sağlayın.
2. Kolaylaştırın: Toplantı sırasında görev güncellemelerine, sorunları tanımlamaya ve bunları çözmek için yapılacak işleri belirlemeye odaklanın.
3. Tamamlama: Dağılmadan önce bir sonraki takip toplantısını planlayın.

Örnek

• Tarih: 22 Mart 2024
• Saat: 14:00 - 15:00 PST
• Yer: Konferans Odası A
• Katılımcılar: Sarah Lee, Mark Evans, Emily Chen
• Katılmayanlar: Yok
• Proje: Web Sitesi Yeniden Tasarımı
• Aşama: Geliştirme
• Gündem:
  • Kodlama ilerlemesi
  • İçerik güncellemeleri
• Görevlerdeki Güncellemeler:
  • Ana sayfa tel kafesi tamamlandı
  • Ürün sayfası tasarımı devam ediyor, 2 gün gecikti
• Sorunlar veya Engelleyiciler:
  • “Hakkımızda” sayfası içeriği için nihai onay gerekiyor
• Yapılacak İşler:
  • Paydaşlarla içerik incelemesi planlayın - (Sarah Lee) - (23 Mart)
• Sonraki Toplantı: 29 Mart 2024, 14:00 PST, Konferans Odası A

Şablon #4: ‘Komite Toplantısı’

Amaç:

• Komite toplantıları için resmi bir yapı sağlar.
• Önergelerin, oyların ve sonuçta ortaya çıkan eylemlerin doğru bir şekilde belgelenmesini sağlar.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi.
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Yoklama: Toplantının resmi olarak başlatıldığı saat.
• Önceki Tutanakların Onaylanması: Önceki toplantı tutanaklarının resmi onayı (veya değişikliği).
• Önergeler:
  • Önerge: (Açıklama): Önerilen eylemin kısa açıklaması.
  • Önerge Sunan: Önergeyi sunan üyenin adı.
  • Destekleyen: Önergeyi destekleyen üyenin adı.
  • Sonuç (Kabul Edildi/Reddedildi): Önerge üzerindeki oylamanın sonucu.
• Yapılacak İşler: Toplantıdan kaynaklanan belirli görevler.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.
• Dağılma: Toplantının resmi olarak sona erdiği saat.

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık: Bilinen önergeleri önceden dağıtılan gündeme dahil edin.
2. Toplantı Sırasında:
   • Toplantının başlatıldığı saati kaydedin.
   • Tüm önergeleri, kimin önerdiğini ve desteklediğini ve oylama sonuçlarını doğru bir şekilde yakalayın.
3. Dağıtın: Bu şablondaki tutanaklar, toplantının resmi kaydı olarak hizmet eder.

Örnek

• Tarih: 20 Mart 2024
• Saat: 18:00 - 19:30 PST
• Yer: Belediye Binası, Meclis Salonu
• Katılımcılar: Başkan Johnson, Meclis Üyesi Harris, Meclis Üyesi Chen…
• Katılmayanlar: Yok
• Yoklama: 18:05
• Önceki Tutanakların Onaylanması: Tutanaklar yazıldığı gibi onaylandı
• Önergeler:
  • Önerge: Park yenilemeleri için 20.000 dolar ayırın (Açıklama)
  • Önerge Sunan: Meclis Üyesi Harris
  • Destekleyen: Meclis Üyesi Lee
  • Sonuç (Kabul Edildi)
• Yapılacak İşler:
  • Yenileme planı geliştirin - (Parklar ve Rekreasyon Departmanı) - (15 Nisan)
• Dağılma: 19:32

Önemli Not: Komite toplantılarında genellikle tüzüklerde veya parlamento usullerinde belirtilen belirli kurallar vardır. Bu şablon bir başlangıç noktasıdır ve bu kurallara uymak için ayarlamalar yapılması gerekebilir.

Şablon #5: ‘Sprint İncelemesi’

Amaç:

• Scrum veya diğer çevik metodolojileri kullanan ekipler için tasarlanmıştır.
• Bir sprint sırasında neler başarıldığının, nelerin devam ettiğinin ve gelecekteki iyileştirmelerin yapılandırılmış bir incelemesini sağlar.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi (Ürün Sahibi, Scrum Master, geliştirme ekibi üyeleri, paydaşlar).
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Sprint: [Sprint numarası]: İncelenen belirli sprint’i tanımlayın.
• Tamamlanan İş: Sprint sırasında bitirilen iş öğelerini listeleyin ve (mümkünse) gösterin.
• Devam Eden İş: Başlatılan ancak henüz tamamlanmamış görevler.
• Engelleyiciler: Sprint sırasında ilerlemeyi engelleyen engeller veya zorluklar.
• Retrospektif:
  • Neler iyi gitti? Sprint’in olumlu yönleri.
  • Neler geliştirilebilir? Gelecekteki sprint’lerde optimizasyon alanları.
• Yapılacak İşler: Retrospektife dayalı olarak uygulanacak belirli değişiklikler veya görevler.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır:

1. Hazırlık: Ürün Sahibi, tamamlanan iş ve devam eden işlerin bir listesini hazırlamalıdır. Ekip üyeleri engelleyicileri ve retrospektif noktalarını düşünmelidir.
2. Toplantı: Paydaşların tamamlanan işi görme şansı olduğundan emin olarak şablonu takip edin. Retrospektifi uygulanabilir iyileştirmelere odaklayın.
3. Eylem: Herkesin bir sonraki sprint için atılacak adımlar konusunda net olması için şablonu yapılacak işlerle birlikte dağıtın.

Örnek

• Tarih: 25 Mart 2024
• Saat: 11:00 - 12:00 PST
• Yer: Zoom (bağlantı)
• Katılımcılar: Sarah (Ürün Sahibi), Mark (Scrum Master), Geliştirme ekibi, Jane (Paydaş)
• Katılmayanlar: Yok
• Sprint: Sprint 3
• Tamamlanan İş:
  • Yeni kullanıcı kayıt özelliği
  • Ürün arama işlevselliği
• Devam Eden İş:
  • Alışveriş sepeti entegrasyonu
• Engelleyiciler:
  • Ödeme ağ geçidi için API erişimi almada gecikme
• Retrospektif:
  • Neler iyi gitti? Net kullanıcı hikayeleri, iyi ekip iletişimi
  • Neler geliştirilebilir? Daha erken test katılımına ihtiyaç var
• Yapılacak İşler:
  • Test entegrasyon toplantısı planlayın - (Mark) - (27 Mart)

Şablon #6: ‘Beyin Fırtınası Oturumu’

Amaç:

• Yaratıcı fikirler ve çözümler üretmeye odaklanan toplantılar için tasarlanmıştır.
• Açık tartışmayı teşvik eder ve başkalarının fikirleri üzerine inşa eder.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel oda, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi.
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Konu: Beyin fırtınası oturumunun ele aldığı belirli sorun, soru veya fırsat.
• Üretilen Fikirler: Oturum sırasında önerilen tüm fikirlerin filtrelenmemiş listesi.
• Temalar ve Kategoriler: Fikirler üretildikçe, ortak temaları belirleyin veya benzer fikirleri birlikte gruplandırın.
• Yapılacak İşler: En umut verici fikirleri değerlendirmek, iyileştirmek veya uygulamak için belirli adımlar.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık: Beyin fırtınası oturumunun odağını açıkça tanımlayın. Yaratıcılığı tetiklemek için ısınma alıştırmaları kullanmayı düşünün.
2. Oturum:
   • Serbest bir fikir akışını teşvik edin. Başlangıçta ne kadar tuhaf görünürse görünsün, her şeyi kaydedin.
   • İlk beyin fırtınası turundan sonra fikirleri gruplandırmaya ve kalıpları belirlemeye başlayın.
3. Sonraki Adımlar:
   • En umut verici fikirlerin daha fazla araştırılması veya geliştirilmesi için yapılacak işleri atayın.

Örnek

• Tarih: 23 Mart 2024
• Saat: 13:00 - 14:30 PST
• Yer: Toplantı Odası 3
• Katılımcılar: Pazarlama Ekibi, Grafik Tasarımcı
• Katılmayanlar: Yok
• Konu: Yeni sosyal medya kampanyası fikirleri
• Üretilen Fikirler:
  • Kullanıcı tarafından oluşturulan içerik yarışması düzenleyin
  • Mikro etkileyicilerle ortaklık kurun
  • Kısa, komik video dizileri (Ve daha pek çok şey!)
• Temalar ve Kategoriler:
  • Kullanıcı Etkileşimi
  • Marka Bilinirliği
• Yapılacak İşler:
  • Yarışma kurallarını ve ödül yapısını geliştirin - (Emily) - (27 Mart)
  • Nişimizde ilgili mikro etkileyicileri araştırın - (John) - (28 Mart)

Önemli: Beyin fırtınası en iyi yargısız bir ortamda işe yarar. Vahşi fikirleri teşvik edin ve başkalarının önerileri üzerine inşa edin!

Şablon #7: ‘Müşteri Toplantısı’

Amaç:

• Müşteri toplantıları için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar.
• Temel tartışma noktalarını, müşteri girdilerini ve sonraki adımları izler.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (fiziksel konum, video konferans bağlantısı vb.).
• Katılımcılar: Hazır bulunan kişilerin listesi (ekibinizdeki üyeler ve müşterinin temsilcileri).
• Katılmayanlar: Beklenen ancak hazır bulunmayan kişilerin listesi.
• Müşteri: Müşteri kuruluşunun adı.
• Proje: Üzerinde çalıştığınız projenin adı.
• Tartışma Noktaları: Toplantı sırasında tartışılan temel öğeler.
• Müşteri Geri Bildirimi: Müşteri yorumlarını, endişelerini ve isteklerini ekleyin.
• Yapılacak İşler: Toplantı tartışmasına dayalı olarak belirli görevler veya takipler
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı (ekibinizden veya müşteriden).
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık: Projenizin mevcut durumu ve müşteriye sormak istediğiniz sorularla uyumlu bir gündem hazırlayın.
2. Toplantı Sırasında: Özellikle müşteri geri bildirimlerini ve kararlarını yakalayarak net notlar alın.
3. Takip: Hem sizin hem de müşterinin aynı hizada olduğundan emin olarak toplantı tutanaklarını ve yapılacak işleri tüm katılımcılara dağıtın.

Örnek

• Tarih: 28 Mart 2024
• Saat: 10:00 - 11:00 PST
• Yer: Zoom Toplantısı (bağlantı)
• Katılımcılar: Sarah Lee (Proje Yöneticisi), John Smith (Tasarımcı), Emily Baker (müşteri), Tom Wilson (müşteri)
• Katılmayanlar: Yok
• Müşteri: Acme Şirketi
• Proje: Web Sitesi Yeniden Tasarımı
• Tartışma Noktaları:
  • Ana sayfa maketlerinin incelemesi
  • Zaman çizelgesi güncellemeleri
• Müşteri Geri Bildirimi:
  • Genel tasarıma olumlu yanıt
  • “Hizmetler” bölümü kelimelerinde değişiklik talebi
• Yapılacak İşler:
  • Geri bildirime göre ana sayfa maketlerini güncelleyin - (John Smith) - (30 Mart)
  • Müşteri, revize edilmiş “Hizmetler” kopyası sağlayacak - (Emily Baker) - (29 Mart)

Şablon #8: ‘Bire Bir’

Amaç:

• Yöneticiler ve ekip üyeleri arasında düzenli, odaklanmış sohbetleri kolaylaştırır.
• Performans geri bildirimi, hedef belirleme ve profesyonel gelişim tartışmaları için bir alan sağlar.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihini kaydedin.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri.
• Yer: Toplantının yapıldığı yer (ofis, video görüşmesi vb.).
• Çalışan: Çalışanın adı.
• Yönetici: Yöneticinin adı.
• Tartışılan Konular: Sohbetin temel noktaları.
• Geri Bildirim:
  • Yöneticiden çalışana: Performans gözlemleri, yapıcı noktalar, geliştirilebilecek alanlar.
  • Çalışandan yöneticiye: Zorluklar, destek ihtiyaçları, öneriler.
• Yapılacak İşler: Belirli görevler, sonraki adımlar veya takip öğeleri.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Sorumlu kişinin adı (çalışan veya yönetici).
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır

1. Hazırlık (her iki taraf): Hem yönetici hem de çalışan, tartışmak istedikleri konular veya noktalarla gelmelidir.
2. Tutarlı Tutun: Düzenli bire bir görüşmeler en etkili olanlardır.
3. Belgeleyin: Tartışmayı ve yapılacak işleri yakalayın. Bu, gelecekteki toplantılar için bir referans noktası olarak hizmet eder.

Örnek

• Tarih: 21 Mart 2024
• Saat: 15:00 - 15:45 PST
• Yer: Lisa’nın Ofisi
• Çalışan: Mark Johnson
• Yönetici: Lisa Williams
• Tartışılan Konular:
  • Mevcut projede ilerleme
  • Mark’ın liderlik becerilerini geliştirme ilgisi
• Geri Bildirim:
  • Yöneticiden Çalışana: Projede güçlü çalışma, olumlu müşteri yanıtı. Zaman çizelgesi değişikliklerinde proaktif iletişim önerir.
  • Çalışandan Yöneticiye: Genç ekip üyelerine mentorluk yapma fırsatları arıyor.
• Yapılacak İşler:
  • Lisa, Mark için bir mentorluk eşleşmesi belirleyecek - (Lisa Williams) - (4 Nisan)

Önemli Not: Bire bir görüşmeler güven inşa etmelidir. Performans tartışmalarını içerseler de, aynı zamanda çalışanların destek alması ve kariyer gelişimlerini açıkça tartışması için bir alandır.

Şablon #9: ‘Web Semineri Tutanakları’

Amaç:

• Özellikle değerli çıkarımları olan veya dahili eğitim amaçlı web seminerlerinin bir kaydını sağlar.
• İçerik oluşturmaya veya izleyici endişelerini gidermeye yardımcı olmak için izleyici Soru-Cevaplarını yakalar.

Bölümler:

• Tarih: Web seminerinin tarihi.
• Saat: Web seminerinin başlama ve bitiş saatleri.
• Konu: Web seminerinin odak noktası.
• Konuşmacılar: Sunum yapanların adları ve (varsa) unvanları.
• Katılımcılar (Yaklaşık sayı): İzleyici boyutunun bir tahmini.
• Temel Noktalar: Sunumdan elde edilen ana çıkarımlar ve içgörüler.
• Sorular ve Cevaplar: Katılımcılar tarafından sorulan ilgili sorular ve konuşmacılar tarafından sağlanan yanıtlar.
• Yapılacak İşler: Web seminerinden ilham alan takip görevleri veya fikirleri.
  • [Yapılacak İş]: Görevin kısa açıklaması.
  • (Sorumlu): Görevi tamamlamaktan sorumlu kişinin adı.
  • (Son Tarih): Görevin tamamlanması gereken tarih.

Nasıl Kullanılır

1. Not Alan Birini Atayın: Web semineri sırasında not almak üzere birini görevlendirin.
2. Dağıtın Tutanakları ekibe dağıtın veya bir kayıt bağlantısı ile bir katılımcı takibi olarak (mümkünse).
3. Yapılacak İşler: Web semineri içeriğinden değer elde etmek için yapılacak işlerin atandığından emin olun.

Örnek

• Tarih: 23 Mart 2024

• Saat: 11:00 - 12:00 PST

• Konu: “E-posta Pazarlamanızı Artırın: Daha Yüksek Açılma Oranları için Stratejiler”

• Konuşmacılar: Jane Smith, E-posta Pazarlama Uzmanı

• Katılımcılar (Yaklaşık sayı): 120

• Temel Noktalar:

  • Net konu satırlarının önemi
  • Kişiselleştirme teknikleri
  • A/B testi stratejileri

• Sorular ve Cevaplar

  • S: “E-posta otomasyonu” için en iyi araçlar nelerdir? C: Jane, MailChimp, Constant Contact’ı önerdi…
  • S: “Düşük açılma oranları nasıl ele alınır?” C: İzleyiciyi segmentlere ayırın, gönderme zamanlarını test edin…

• Yapılacak İşler:

  • Mevcut konu satırı şablonlarımızı inceleyin - (Sarah) - (27 Mart)

Şablon #10: ‘Gayri Resmi Toplantı Notları’

Amaç:

• Aşırı yapılandırılmadan, sıradan bir tartışmanın temel unsurlarını yakalar.
• Hızlı kontroller veya doğaçlama toplantılar için uygundur.

Bölümler:

• Tarih: Toplantı tarihi.
• Saat: Toplantı başlama ve bitiş saatleri (ilgiliyse).
• Konu: Tartışmanın genel odak noktası.
• Katılımcılar: Toplantıda bulunan kişilerin listesi.
• Temel Noktalar:
  • [Nokta 1]
  • [Nokta 2]
  • (Ve benzeri…)
• Tartışma Özeti: Ele alınan ana konuların çok kısa bir özeti.
• Yapılacak İşler:
  • [Yapılacak iş] - (Sorumlu) - (Son Tarih) Yalnızca tartışmadan kaynaklanan ve derhal harekete geçirilebilir görevleri ekleyin.

Nasıl Kullanılır

1. Kısa Tutun: En önemli kararlara veya sonuçlara odaklanın.
2. Netlik: Notların okunaklı olduğundan ve daha sonra anlaşılabileceğinden emin olun.
3. Yapılacak İşler: Tartışmadan çıkan önemli sonraki adımları ekleyin.

Örnek

• Tarih: 20 Mart 2024
• Saat: 14:15 - 14:35 PST
• Konu: Proje güncellemesi ve lansman zaman çizelgesi
• Katılımcılar: Peter, Emily
• Temel Noktalar:
  • Geliştirme yolunda
  • Pazarlama ekibinden güncellenmiş varlıklara ihtiyaç var
• Tartışma Özeti: Proje durumu hakkında hızlı senkronizasyon, eksik varlıklar nedeniyle potansiyel bir gecikme tespit edildi.
• Yapılacak İşler:
  • Emily, varlık ETA’sı için pazarlama ile takip edecek - (Emily) - (21 Mart)

Etkili Toplantı Tutanakları İçin Bonus İpuçları

Harika bir şablon seçmek harika bir ilk adımdır, ancak tutanaklarınızın gerçek sonuçlar vermesini sağlamak için yapabileceğiniz daha fazla şey vardır. İşte birkaç bonus ipucu:

• Özel bir not alan kişi atayın: Bu sorumluluğu döndürmek, doğruluğu ve tüm ekibin katılımını sağlamaya yardımcı olur.
• Toplantıdan hemen sonra tutanakları gönderin: Tartışma tazeyken, herkesin hızlı bir şekilde aynı sayfaya gelmesini sağlamak için tutanakları derhal dağıtın.
• Bir sonraki toplantıya önceki yapılacak işleri gözden geçirerek başlayın: Hesap verebilirliği ve momentumu korumak için bu yapılacak işleri ön planda ve merkezde tutun.
• Tutanakları merkezi olarak saklayın: Herkesin geçmiş toplantıların tutanaklarına kolayca erişebileceği paylaşılan bir klasör veya sisteminiz olsun.

Profesyonel İpucu: Bir kararın toplantı dışındaki kişilerden daha fazla tartışma veya onay alması gerekiyorsa, verimli takip için bunu tutanaklarınızda açıkça belirtin.

Sonuç

Toplantı tutanakları küçük bir ayrıntı gibi görünebilir, ancak ekibinizin üretkenliği ve başarısı üzerinde büyük bir etkisi vardır. İyi tasarlanmış şablonlar kullanarak, zamandan tasarruf edersiniz, ilgili herkes için netliği artırırsınız