10 Templat Notulen Rapat Terbaik

Singkirkan kekacauan rapat dan bebaskan kekuatan organisasi! Notulen rapat adalah kunci Anda untuk diskusi yang terfokus, keputusan yang jelas, dan tindak lanjut yang lancar. Jika Anda siap mengubah rapat Anda dari pemboros waktu menjadi penghasil tindakan, Anda berada di tempat yang tepat.

Apakah rapat Anda terasa seperti lubang hitam untuk waktu dan produktivitas? Anda menghabiskan satu jam untuk mendiskusikan berbagai hal, tetapi setelahnya, tidak ada yang mengingat keputusan penting atau item tindakan. Terdengar familiar?

Ini adalah masalah umum, tetapi tidak harus seperti ini. Notulen rapat yang dibuat dengan baik adalah senjata rahasia untuk menjaga rapat Anda tetap fokus, terorganisasi, dan produktif. Mereka memberikan catatan yang jelas tentang apa yang dibahas, keputusan apa yang dibuat, dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Singkatnya, mereka memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan bergerak maju.

Namun, jujur saja, membuat notulen terperinci selama rapat bisa menjadi tantangan. Di situlah template notulen rapat berperan. Dokumen yang diformat sebelumnya ini menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk menangkap semua informasi penting. Dengan template di tangan, pembuatan notulen menjadi mudah, dan Anda dapat fokus untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya.

Apa yang Membuat Template Notulen Rapat yang Hebat

Tidak semua template notulen rapat dibuat sama. Yang terbaik mencakup komponen penting tertentu untuk memastikan mereka menangkap semua yang penting dan membantu dalam tindak lanjut pasca-rapat. Inilah yang Anda butuhkan:

• Tanggal, Waktu, dan Lokasi: Ini mencatat konteks rapat, terutama ketika melihat kembali dari waktu ke waktu.
• Hadir/Tidak Hadir: Menetapkan siapa yang hadir untuk pengambilan keputusan dan siapa yang mungkin perlu diperbarui secara terpisah.
• Topik Agenda: Menyediakan struktur untuk rapat dan membantu melacak ke mana arahnya melenceng (jika memang demikian).
• Poin Diskusi Utama: Ringkasan poin-poin utama yang dibahas di bawah setiap item agenda.
• Keputusan yang Dibuat: Bagian yang paling penting! Jelaskan dengan jelas keputusan yang dicapai selama rapat.
• Item Tindakan (dengan pemilik dan tenggat waktu): Di sinilah Anda mengubah keputusan menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Setiap langkah membutuhkan pemilik yang ditugaskan dan tenggat waktu penyelesaian.
• Bagian Catatan: Ruang untuk observasi tambahan, pertanyaan yang diajukan, atau poin yang akan ditinjau kembali nanti.

Ingat, template yang hebat membuat pembuatan notulen menjadi mudah dan memastikan Anda menangkap informasi yang dibutuhkan untuk mengubah rapat Anda menjadi pusat kekuatan produktif!

10 Template Notulen Rapat Teratas

Template #1: ‘Klasik’

Tujuan:

• Cocok untuk rapat rutin dengan struktur yang jelas.
• Ideal ketika prioritas utama adalah menangkap keputusan dan menugaskan tugas.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir.
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Agenda: Daftar topik yang telah diedarkan sebelumnya untuk diskusi.
• [Item Agenda 1], [Item Agenda 2]…: Poin diskusi individual.
• Catatan: Hal-hal penting, keputusan yang dibuat, atau poin yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut.
• Item Tindakan: Tugas-tugas spesifik yang timbul dari rapat.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya

1. Sesuaikan: Pertimbangkan apakah Anda memerlukan bagian tambahan berdasarkan kebutuhan rapat Anda yang biasa.
2. Persiapan: Lengkapi kolom sebelum rapat. Sebarkan agenda sebelumnya.
3. Selama Rapat: Buat catatan, catat keputusan, dan definisikan dengan jelas item tindakan.
4. Setelah Rapat: Distribusikan template yang diperbarui sebagai notulen rapat.

Contoh:

• Tanggal: 21 Maret 2024
• Waktu: 13:00 - 14:00 PST
• Lokasi: Ruang Konferensi B
• Hadir: Jane Smith, John Doe, Sarah Anderson
• Tidak Hadir:
• Agenda:
  • Pembaruan Status Proyek
  • Tinjauan Anggaran
• Catatan:
  • Proyek sesuai jadwal, beberapa penundaan kecil dalam pengadaan
  • Anggaran perlu dipantau ketat untuk kuartal berikutnya
• Item Tindakan:
  • Dapatkan penawaran pemasok untuk item yang tertunda - (John Doe) - (24 Maret)
  • Siapkan analisis anggaran terperinci - (Sarah Anderson) - (28 Maret)

Template #2: ‘Berfokus pada Keputusan’

Tujuan:

• Dirancang untuk rapat di mana tujuan utama adalah mencapai keputusan yang jelas.
• Memprioritaskan pelacakan alasan di balik keputusan untuk referensi di masa mendatang.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir.
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Keputusan yang Dibuat:
  • [Keputusan 1] - (Alasan): Nyatakan keputusan, diikuti dengan penjelasan singkat tentang alasan di baliknya.
  • [Keputusan 2] - (Alasan): Format yang sama seperti di atas.
• Item Tindakan: Tugas-tugas spesifik yang timbul dari keputusan yang dibuat.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.
• Langkah Selanjutnya: Tindakan atau item yang lebih luas yang diperlukan untuk bergerak maju (tidak harus terkait dengan orang/tenggat waktu tertentu).

Cara Menggunakannya

1. Persiapan: Miliki pemahaman yang jelas tentang keputusan yang perlu dibuat sebelumnya.
2. Selama Rapat: Bingkai diskusi seputar pilihan yang ada. Tangkap keputusan dan alasan utama yang mengarah pada keputusan tersebut.
3. Distribusikan: Sebarkan template sebagai notulen rapat untuk memastikan kejelasan dan keselarasan.

Contoh

• Tanggal: 23 Maret 2024
• Waktu: 10:00 - 11:30 PST
• Lokasi: Rapat Zoom (tautan)
• Hadir: Peter Johnson, Lisa Williams, Ben Harris
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Keputusan yang Dibuat:
  • Luncurkan produk pada 15 April - (Alasan): Riset pasar positif, tanggal memungkinkan untuk QA final
  • Alokasikan tambahan anggaran pemasaran $5K - (Alasan): Perlu menjangkau audiens yang lebih luas untuk keberhasilan peluncuran
• Item Tindakan:
  • Selesaikan materi peluncuran - (Lisa Williams) - (10 April)
  • Kembangkan rencana kampanye iklan - (Ben Harris) - (5 April)
• Langkah Selanjutnya:
  • Amankan penempatan media
  • Tinjau logistik hari peluncuran

Template #3: ‘Manajemen Proyek’

Tujuan:

• Dirancang khusus untuk rapat yang berfokus pada proyek.
• Melacak tugas, mengidentifikasi masalah, dan merampingkan eksekusi proyek.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir.
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Proyek: Nama proyek.
• Fase: Fase proyek saat ini (misalnya, Perencanaan, Pengembangan, dll.).
• Agenda: Daftar topik untuk diskusi – dapat dibiarkan terbuka atau diisi sebelumnya.
• Pembaruan Tugas: Kemajuan tugas saat ini, termasuk item yang diselesaikan dan perubahan apa pun pada linimasa.
• Masalah atau Penghambat: Tantangan atau rintangan yang menghalangi kemajuan proyek.
• Item Tindakan: Tugas-tugas spesifik yang timbul dari rapat untuk mengatasi penghambat atau memajukan tugas.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.
• Rapat Berikutnya: Tanggal, waktu, dan lokasi (jika ditetapkan) rapat proyek berikutnya.

Cara Menggunakannya

1. Persiapan: Sebelum rapat, minta anggota tim proyek memberikan pembaruan tentang tugas mereka.
2. Fasilitasi: Selama rapat, fokus pada pembaruan tugas, mengidentifikasi masalah, dan menentukan item tindakan untuk menyelesaikannya.
3. Penutupan: Sebelum menunda, jadwalkan rapat tindak lanjut berikutnya.

Contoh

• Tanggal: 22 Maret 2024
• Waktu: 14:00 - 15:00 PST
• Lokasi: Ruang Konferensi A
• Hadir: Sarah Lee, Mark Evans, Emily Chen
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Proyek: Desain Ulang Situs Web
• Fase: Pengembangan
• Agenda:
  • Kemajuan pengkodean
  • Pembaruan konten
• Pembaruan Tugas:
  • Kerangka halaman beranda selesai
  • Desain halaman produk sedang berlangsung, tertunda 2 hari
• Masalah atau Penghambat:
  • Perlu persetujuan akhir atas konten untuk halaman “Tentang Kami”
• Item Tindakan:
  • Jadwalkan tinjauan konten dengan pemangku kepentingan - (Sarah Lee) - (23 Maret)
• Rapat Berikutnya: 29 Maret 2024, 14:00 PST, Ruang Konferensi A

Template #4: ‘Rapat Komite’

Tujuan:

• Menyediakan struktur formal untuk rapat komite.
• Memastikan dokumentasi akurat tentang mosi, pemungutan suara, dan tindakan yang dihasilkan.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir.
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Pembukaan Rapat: Waktu rapat secara resmi dimulai.
• Persetujuan Notulen Sebelumnya: Persetujuan formal (atau amandemen) notulen dari rapat sebelumnya.
• Mosi:
  • Mosi: (Deskripsi): Pernyataan singkat tentang tindakan yang diusulkan.
  • Mosi Oleh: Nama anggota yang mengajukan mosi.
  • Didukung Oleh: Nama anggota yang mendukung mosi.
  • Hasil (Disetujui/Ditolak): Hasil pemungutan suara pada mosi.
• Item Tindakan: Tugas-tugas spesifik yang timbul dari rapat.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.
• Penutupan Rapat: Waktu rapat secara resmi diakhiri.

Cara Menggunakannya

1. Persiapan: Sertakan mosi yang diketahui dalam agenda yang didistribusikan sebelumnya.
2. Selama Rapat:
   • Catat waktu rapat dibuka.
   • Tangkap secara akurat semua mosi, siapa yang mengusulkan dan mendukungnya, dan hasil pemungutan suara.
3. Distribusikan: Notulen dari template ini berfungsi sebagai catatan formal rapat.

Contoh

• Tanggal: 20 Maret 2024
• Waktu: 18:00 - 19:30 PST
• Lokasi: Balai Kota, Ruang Dewan
• Hadir: Walikota Johnson, Anggota Dewan Harris, Anggota Dewan Chen…
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Pembukaan Rapat: 18:05
• Persetujuan Notulen Sebelumnya: Notulen disetujui seperti yang tertulis
• Mosi:
  • Mosi: Alokasikan $20.000 untuk renovasi taman (Deskripsi)
  • Mosi Oleh: Anggota Dewan Harris
  • Didukung Oleh: Anggota Dewan Lee
  • Hasil (Disetujui)
• Item Tindakan:
  • Kembangkan rencana renovasi - (Departemen Taman & Rekreasi) - (15 April)
• Penutupan Rapat: 19:32

Catatan Penting: Rapat komite seringkali memiliki aturan khusus yang diuraikan dalam anggaran dasar atau prosedur parlementer. Template ini adalah titik awal, dan penyesuaian mungkin diperlukan untuk menyesuaikan dengan aturan tersebut.

Template #5: ‘Tinjauan Sprint’

Tujuan:

• Dirancang untuk tim yang menggunakan Scrum atau metodologi agile lainnya.
• Menyediakan tinjauan terstruktur tentang apa yang dicapai selama sprint, apa yang sedang berlangsung, dan peningkatan untuk masa depan.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir (Pemilik Produk, Scrum Master, anggota tim pengembangan, pemangku kepentingan).
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Sprint: [Nomor sprint]: Identifikasi sprint spesifik yang ditinjau.
• Pekerjaan Selesai: Daftar dan tunjukkan (jika memungkinkan) item pekerjaan yang diselesaikan selama sprint.
• Pekerjaan yang Sedang Berlangsung: Tugas yang dimulai tetapi belum selesai.
• Penghambat: Rintangan atau tantangan yang menghambat kemajuan selama sprint.
• Retrospektif:
  • Apa yang berjalan dengan baik? Aspek positif dari sprint.
  • Apa yang bisa ditingkatkan? Area untuk optimasi di sprint mendatang.
• Item Tindakan: Perubahan atau tugas spesifik untuk diimplementasikan berdasarkan retrospektif.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya:

1. Persiapan: Pemilik Produk harus menyiapkan daftar pekerjaan yang selesai dan pekerjaan yang sedang berlangsung. Anggota tim harus mempertimbangkan penghambat dan poin retrospektif.
2. Rapat: Ikuti template, pastikan pemangku kepentingan memiliki kesempatan untuk melihat pekerjaan yang selesai. Fokuskan retrospektif pada peningkatan yang dapat ditindaklanjuti.
3. Tindakan: Sebarkan template dengan item tindakan sehingga semua orang jelas tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk sprint berikutnya.

Contoh

• Tanggal: 25 Maret 2024
• Waktu: 11:00 - 12:00 PST
• Lokasi: Zoom (tautan)
• Hadir: Sarah (Pemilik Produk), Mark (Scrum Master), Tim Pengembang, Jane (Pemangku Kepentingan)
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Sprint: Sprint 3
• Pekerjaan Selesai:
  • Fitur pendaftaran pengguna baru
  • Fungsionalitas pencarian produk
• Pekerjaan yang Sedang Berlangsung:
  • Integrasi keranjang belanja
• Penghambat:
  • Penundaan penerimaan akses API untuk gerbang pembayaran
• Retrospektif:
  • Apa yang berjalan dengan baik? Cerita pengguna yang jelas, komunikasi tim yang baik
  • Apa yang bisa ditingkatkan? Perlu keterlibatan pengujian lebih awal
• Item Tindakan:
  • Jadwalkan rapat integrasi pengujian - (Mark) - (27 Maret)

Template #6: ‘Sesi Curah Pendapat’

Tujuan:

• Dirancang untuk rapat yang berfokus pada menghasilkan ide dan solusi kreatif.
• Mendorong diskusi terbuka dan membangun ide orang lain.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (ruangan fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir.
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Topik: Masalah, pertanyaan, atau peluang spesifik yang ditangani oleh sesi curah pendapat.
• Ide yang Dihasilkan: Daftar tanpa filter dari semua ide yang disarankan selama sesi.
• Tema & Kategori: Saat ide dihasilkan, identifikasi tema umum atau kelompokkan ide serupa bersama-sama.
• Item Tindakan: Langkah-langkah spesifik untuk mengevaluasi, menyempurnakan, atau mengimplementasikan ide yang paling menjanjikan.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya

1. Persiapan: Definisikan dengan jelas fokus sesi curah pendapat. Pertimbangkan untuk menggunakan latihan pemanasan untuk memicu kreativitas.
2. Sesi:
   • Dorong aliran ide yang bebas. Catat semuanya, tidak peduli seberapa anehnya pada awalnya.
   • Mulai kelompokkan ide dan identifikasi pola setelah putaran awal curah pendapat.
3. Langkah Selanjutnya:
   • Tugaskan item tindakan untuk penyelidikan lebih lanjut atau pengembangan ide yang paling menjanjikan.

Contoh

• Tanggal: 23 Maret 2024
• Waktu: 13:00 - 14:30 PST
• Lokasi: Ruang Rapat 3
• Hadir: Tim Pemasaran, Desainer Grafis
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Topik: Ide kampanye media sosial baru
• Ide yang Dihasilkan:
  • Selenggarakan kontes konten yang dibuat pengguna
  • Bermitra dengan micro-influencer
  • Seri video pendek dan lucu (Dan masih banyak lagi!)
• Tema & Kategori:
  • Keterlibatan Pengguna
  • Kesadaran Merek
• Item Tindakan:
  • Kembangkan aturan kontes dan struktur hadiah - (Emily) - (27 Maret)
  • Teliti micro-influencer yang relevan di niche kami - (John) - (28 Maret)

Penting: Curah pendapat bekerja paling baik di lingkungan tanpa penilaian. Dorong ide-ide liar dan bangun saran dari orang lain!

Template #7: ‘Rapat Klien’

Tujuan:

• Menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk rapat klien.
• Melacak poin diskusi utama, masukan klien, dan langkah selanjutnya.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (lokasi fisik, tautan konferensi video, dll.).
• Hadir: Daftar orang yang hadir (anggota tim Anda dan perwakilan klien).
• Tidak Hadir: Daftar orang yang diharapkan tetapi tidak hadir.
• Klien: Nama organisasi klien.
• Proyek: Nama proyek yang sedang Anda kerjakan.
• Poin Diskusi: Item-item utama yang dibahas selama rapat.
• Umpan Balik Klien: Sertakan komentar, kekhawatiran, dan permintaan klien.
• Item Tindakan: Tugas atau tindak lanjut spesifik berdasarkan diskusi rapat
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas (dari tim Anda atau klien).
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya

1. Persiapan: Siapkan agenda yang selaras dengan status proyek Anda saat ini dan pertanyaan apa pun yang Anda miliki untuk klien.
2. Selama Rapat: Buat catatan yang jelas, terutama menangkap umpan balik dan keputusan klien.
3. Tindak Lanjut: Distribusikan notulen rapat dan item tindakan ke semua peserta, pastikan Anda dan klien selaras.

Contoh

• Tanggal: 28 Maret 2024
• Waktu: 10:00 - 11:00 PST
• Lokasi: Rapat Zoom (tautan)
• Hadir: Sarah Lee (Manajer Proyek), John Smith (Desainer), Emily Baker (klien), Tom Wilson (klien)
• Tidak Hadir: Tidak ada
• Klien: Acme Corporation
• Proyek: Desain Ulang Situs Web
• Poin Diskusi:
  • Tinjauan mockup halaman beranda
  • Pembaruan linimasa
• Umpan Balik Klien:
  • Respons positif terhadap desain keseluruhan
  • Meminta perubahan pada susunan kata bagian “Layanan”.
• Item Tindakan:
  • Perbarui mockup halaman beranda berdasarkan umpan balik - (John Smith) - (30 Maret)
  • Klien untuk memberikan salinan “Layanan” yang direvisi - (Emily Baker) - (29 Maret)

Template #8: ‘Pertemuan Tatap Muka’

Tujuan:

• Memfasilitasi percakapan terfokus reguler antara manajer dan anggota tim mereka.
• Menyediakan ruang untuk umpan balik kinerja, penetapan tujuan, dan diskusi pengembangan profesional.

Bagian:

• Tanggal: Catat tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat.
• Lokasi: Di mana rapat diadakan (kantor, panggilan video, dll.).
• Karyawan: Nama karyawan.
• Manajer: Nama manajer.
• Topik yang Dibahas: Poin-poin utama percakapan.
• Umpan Balik:
  • Dari manajer ke karyawan: Observasi kinerja, poin konstruktif, area untuk perbaikan.
  • Dari karyawan ke manajer: Tantangan, kebutuhan dukungan, saran.
• Item Tindakan: Tugas spesifik, langkah selanjutnya, atau item tindak lanjut.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab (baik karyawan atau manajer).
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya

1. Persiapan (kedua belah pihak): Baik manajer maupun karyawan harus datang dengan topik atau poin yang ingin mereka diskusikan.
2. Jaga Konsistensi: Pertemuan tatap muka reguler paling efektif.
3. Dokumentasikan: Tangkap diskusi dan item tindakan. Ini berfungsi sebagai titik referensi untuk rapat mendatang.

Contoh

• Tanggal: 21 Maret 2024
• Waktu: 15:00 - 15:45 PST
• Lokasi: Kantor Lisa
• Karyawan: Mark Johnson
• Manajer: Lisa Williams
• Topik yang Dibahas:
  • Kemajuan proyek saat ini
  • Minat Mark dalam mengembangkan keterampilan kepemimpinan
• Umpan Balik:
  • Manajer ke Karyawan: Kerja bagus pada proyek, respons klien positif. Menyarankan komunikasi proaktif tentang perubahan linimasa.
  • Karyawan ke Manajer: Mencari peluang untuk membimbing anggota tim junior.
• Item Tindakan:
  • Lisa untuk mengidentifikasi pasangan mentoring untuk Mark - (Lisa Williams) - (4 April)

Catatan Penting: Pertemuan tatap muka harus membangun kepercayaan. Meskipun mereka menyertakan diskusi kinerja, mereka juga merupakan ruang bagi karyawan untuk mendapatkan dukungan dan membahas pengembangan karier mereka secara terbuka.

Template #9: ‘Notulen Webinar’

Tujuan:

• Menyediakan catatan webinar, terutama yang memiliki hal-hal penting yang berharga atau untuk tujuan pelatihan internal.
• Menangkap Tanya Jawab audiens untuk membantu pembuatan konten atau mengatasi kekhawatiran audiens.

Bagian:

• Tanggal: Tanggal webinar.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir webinar.
• Topik: Fokus webinar.
• Pembicara: Nama dan (jika berlaku) jabatan presenter.
• Hadir (Perkiraan jumlah): Perkiraan ukuran audiens.
• Poin Utama: Hal-hal penting dan wawasan utama dari presentasi.
• Pertanyaan & Jawaban: Pertanyaan relevan yang diajukan oleh peserta dan jawaban yang diberikan oleh pembicara.
• Item Tindakan: Tugas tindak lanjut atau ide yang terinspirasi oleh webinar.
  • [Item Tindakan]: Deskripsi singkat tugas.
  • (Pemilik): Nama orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.
  • (Tenggat Waktu): Tanggal tugas harus diselesaikan.

Cara Menggunakannya

1. Tunjuk Pencatat Notulen: Tugaskan seseorang untuk membuat catatan selama webinar.
2. Distribusikan Sebarkan notulen ke tim atau sebagai tindak lanjut peserta dengan tautan ke rekaman (jika tersedia).
3. Item Tindakan: Pastikan item tindakan ditugaskan untuk mengekstrak nilai dari konten webinar.

Contoh

• Tanggal: 23 Maret 2024

• Waktu: 11:00 - 12:00 PST

• Topik: “Tingkatkan Pemasaran Email Anda: Strategi untuk Tingkat Buka yang Lebih Tinggi”

• Pembicara: Jane Smith, Pakar Pemasaran Email

• Hadir (Perkiraan jumlah): 120

• Poin Utama:

  • Pentingnya baris subjek yang jelas
  • Teknik personalisasi
  • Strategi pengujian A/B

• Pertanyaan & Jawaban

  • T: “Alat terbaik untuk otomatisasi email?” J: Jane merekomendasikan MailChimp, Constant Contact…
  • T: “Bagaimana cara menangani tingkat buka yang rendah?” J: Segmentasikan audiens, uji waktu pengiriman…

• Item Tindakan:

  • Tinjau template baris subjek kami saat ini - (Sarah) - (27 Maret)

Template #10: ‘Catatan Rapat Informal’

Tujuan:

• Menangkap elemen penting dari diskusi kasual tanpa terlalu terstruktur.
• Cocok untuk check-in cepat atau rapat dadakan.

Bagian:

• Tanggal: Tanggal rapat.
• Waktu: Waktu mulai dan berakhir rapat (jika relevan).
• Topik: Fokus umum diskusi.
• Hadir: Daftar orang yang berada di rapat.
• Poin Utama:
  • [Poin 1]
  • [Poin 2]
  • (Dan seterusnya…)
• Ringkasan Diskusi: Ringkasan yang sangat singkat dari topik utama yang dibahas.
• Item Tindakan:
  • [Item tindakan] - (Pemilik) - (Tenggat Waktu) Sertakan hanya tugas yang dapat ditindaklanjuti segera yang timbul dari diskusi.

Cara Menggunakannya

1. Singkat: Fokus pada keputusan atau hasil terpenting.
2. Kejelasan: Pastikan catatan dapat dibaca dan dapat dipahami nanti.
3. Item Tindakan: Sertakan langkah-langkah penting berikutnya yang muncul dari diskusi.

Contoh

• Tanggal: 20 Maret 2024
• Waktu: 14:15 - 14:35 PST
• Topik: Pembaruan proyek dan linimasa peluncuran
• Hadir: Peter, Emily
• Poin Utama:
  • Pengembangan sesuai rencana
  • Perlu aset yang diperbarui dari tim pemasaran
• Ringkasan Diskusi: Sinkronisasi cepat tentang status proyek, mengidentifikasi potensi penundaan karena aset yang hilang.
• Item Tindakan:
  • Emily untuk menindaklanjuti dengan pemasaran untuk ETA aset - (Emily) - (21 Maret)

Tip Bonus untuk Notulen Rapat yang Efektif

Memilih template yang bagus adalah langkah pertama yang fantastis, tetapi ada lebih banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan notulen Anda mendorong hasil nyata. Berikut adalah beberapa tip bonus:

• Tugaskan pencatat notulen khusus: Memutar tanggung jawab ini membantu memastikan akurasi dan dukungan dari seluruh tim.
• Kirim notulen segera setelah rapat: Sementara diskusi masih segar, segera distribusikan notulen untuk memastikan semua orang dengan cepat berada di halaman yang sama.
• Mulai rapat berikutnya dengan meninjau item tindakan sebelumnya: Jaga agar item tindakan itu tetap di depan dan di tengah untuk menjaga akuntabilitas dan momentum.
• Simpan notulen secara terpusat: Miliki folder atau sistem bersama tempat semua orang dapat mengakses notulen dari rapat sebelumnya dengan mudah.

Tip Pro: Jika keputusan memerlukan diskusi lebih lanjut atau persetujuan dari orang-orang di luar rapat, jelaskan hal itu dalam notulen Anda untuk tindak lanjut yang efisien.

Kesimpulan

Notulen rapat mungkin tampak seperti detail kecil, tetapi mereka memiliki dampak besar pada produktivitas dan keberhasilan tim Anda. Dengan menggunakan template yang dirancang dengan baik, Anda akan menghemat waktu, meningkatkan kejelasan untuk semua orang yang terlibat, dan meningkatkan akuntabilitas untuk item tindakan. Hasilnya? Rapat yang benar-benar memajukan proyek dan mencapai tujuan.

Siap merevolusi rapat Anda? Telusuri template yang telah kami uraikan, pilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dan mulailah! Anda akan kagum betapa cepatnya Anda melihat hasil positif.

‍

‍